Art-clr.ru

Арт Журнал
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Защита прав работников

Защита прав работников

Помощник при решении спорных юридических вопросов в случае увольнения сотрудника.

Как правильно заверить копию трудовой книжки

Образец копии трудовой книжки

Главным документом любого трудящегося человека является трудовая книжка. Ее оригинал должен храниться в кадровом отделе того субъекта хозяйствования, на котором человек осуществляет свою трудовую деятельность и до того момента, пока трудовые отношения с ним не будут прекращены. Однако нередко происходит так, что руководству какой-либо другой компании может понадобится копия данного документа. Понятное дело, просто отксерокопированные страницы трудовой не имеют юридической силы. Именно поэтому законодателем были разработаны определенные правила и рекомендации, придерживаясь которых любой кадровый работник сможет без труда понять, как правильно заверить копию трудовой книжки в 2019 году.

Случаи, когда этот документ необходим

Самым частым случаем, когда иными лицами может быть затребована копия трудовой, являются запросы банков или иных финансовых компаний. Эти организации преследуют цель проверить платежеспособность обратившегося за получением кредита человека, а также удостоверить правдивость указанных им в анкете данных. Обычно, с этой задачей прекрасно справляется справка 2 ндфл, но не стоит удивляться, если запрос на получение копии трудовой пришел в кадровую службу со стороны вышеперечисленных компаний.

Вторым «по популярности» являются запросы со стороны посольств и консульств при изготовлении визы. В этом случае копия трудовой выступает как часть требуемого пакета документов на выезд.

Что изменилось в 2019-м

В 2016 году Росстандарт установил новый ГОСТ под номером P7.0.97-2016, который сменил на своем «посту» ГОСТ P6.30-2003. Его введение планировалось осуществить еще в 2017 году, однако оно было перенесено на год позже. Это дало работодателям право самостоятельно решить вопрос о методах заверения трудовых — придерживаться «старых» правил, или сразу перейти на «новые». Спустя один год, а именно с 1 июля 2018 года, применение обновленных правил в области выдачи копий трудовых приняло статус обязательного для всех субъектов хозяйствования и действует по сей день.

Главным новшеством данного документа стала необходимость подтверждать текущее место хранения оригинала трудовой, о чем необходимо делать соответствующие отметки.

Особенности процесса

Чтобы получить заверенную копию этого документа, работнику необходимо подать заявление на имя руководства субъекта хозяйствования, на котором он трудится, либо на имя начальника кадровой службы своей компании. Если же предприятие небольшое, то работник может в устно попросить руководителя о предоставлении необходимого документа.

После получения соответствующего прошения, запрашиваемая копия должна быть сделана в срок, не превышающий 3-х рабочих дней по следующему алгоритму:

  1. Все листы трудовой ксерокопируются. Первым по порядку должен идти лист, на котором указаны все персональные данные рабочего, а последним — где отражено место текущей работы;
  2. На последнем листе учиняется фраза «Копия верна», рядом с которой пишется должность и ФИО ответственного сотрудника. Следующим шагом он проставляет свою подпись и скрепляет все вышеперечисленное печатью организации;
  3. Все заверенные страницы сшиваются вместе и нумеруются.

Важным аспектом данной процедуры является то, что требуемые записи на копии нужно проставлять исключительно на последнем листе. Все скопированные страницы должны быть сшиты, нить зафиксирована на последнем листе, после чего на нее приклеивается информационный бланк с данными о количестве листов, ставится подпись ответственного лица, адрес места хранения оригинального документа и только после этого проставляется печать. Причем его надо поставить так, чтобы она одновременно касалась информационного бланка и самой копии.

Иногда, в конце заверенного документа, подающее запрос лицо может попросить учинить запись «Работает по настоящее время». Наличие этой приписки может объясняться требованиями конкретного учреждения, куда отправится копия, и удивляться здесь не стоит.

Образец копии трудовой

Теперь, когда вы имеете представление о том как правильно заверить копию трудовой книжки в 2019-м, предлагаем вам ознакомиться с образцом надлежаще оформленной копии на рисунке ниже:

Образец копии трудовой книжки

Типичные ошибки

Дабы избежать неприятных ситуаций, рассмотрим основные ошибки, которые допускают кадровые работники при проведении этой простой процедуры:

  • Печать «Копия» ставится на последней странице, в то время когда это нужно делать на каждой;
  • Последний лист не заверяется печатью субъекта хозяйствования;
  • Пишется только ФИО или должность ответственного лица;
  • Указанный ответственный сотрудник не обладает полномочиями на подписание подобных документов;
  • Отсутствие указания места хранения оригинала;
  • Печать на последней странице поставлена так, что не затрагивает информационного бланка или самой копии документа.

Как видите, новшества 2019 года по части заверения трудовых несущественны, но их игнорирование может повлечь отказ в приеме копии со стороны различных структур, что доставить массу лишних хлопот как кадровым специалистам, так и самим работникам.

Как заверить копию трудовой книжки и где хранится оригинал

Копия трудовой книжки может пригодиться человеку при различных обстоятельствах: заключении договора с банком, посещении государственных инстанций и т.д. Поскольку подлинник, согласно нормативам, наниматель выдать не вправе, для этого делается копия трудовой, которая должна быть заверена. С 2018 года приняты новые правила, как организовать всё это корректно. Ознакомимся с ними подробнее.

Трудовая книга и её копия

Одним из главных документов в жизни каждого гражданина считается именно его труд. книжка. Обязательство вести и хранить подобные материалы лежит на отделе кадров или другом уполномоченном лице, обладающем необходимой квалификацией. Поскольку подлинник должен храниться у нанимателя и не подлежит выдаче на руки до увольнения трудящегося, если работнику для тех или иных целей нужна книга, выдаётся её ксерокопия.

Такого рода бумага включает все сведения о рабочей деятельности человека: о принятии, поощрениях и переводах, а также увольнении. Заверенная копия трудовой книжки не отличается по силе юридического характера от подлинника.

как заверить трудовую книжку

Законодательство

Основным законодательным актом здесь принято считать ТК РФ. Что такое копия трудовой книжки, как правильно ее вести, заверять, сберегать, т.е. все, что касается самой книжки и ее ксерокопированных экземпляров регламентируется подзаконными НПА. Например, постановлениями Минтруда № 69 и Правительства № 225.

Зачем нужна

Вопрос, как правильно заверить трудовую, обычно появляется, если бумага вдруг срочно понадобилась трудящемуся. Это может произойти при заключении соглашения о кредитовании, обращении в органы соцзащиты за субсидией, в ПФ за пенсионными выплатами и прочее. Много где требуют подтвердить свой заработок. Потому следует правильно заверить ТК.

Как заверить трудовую книжку в 2020 году?

С лета прошлого года новым приказом Росстандарта регламентировано как должна заверяться рассматриваемая бумага. Теперь необходимо учитывать, в каких же целях понадобилась бумага. Требуется отксерить интересующие листы книги, так, чтобы текст был хорошо виден. Чтобы они считались грамотно заверенными, потребуется:

  • на бумаге поставить надпись «Верно»;
  • отметить должность и ФИО ответственного работника за кадровую документацию;
  • проставить дату заверения;
  • упомянуть, где хранится оригинал.

Некоторые организации могут ещё выдвигать свои дополнительные требования. Например, банки хотят, чтобы на ксерокопиях была надпись о том, что человек трудится по данный момент включительно. Такая фраза законодательно нигде не предусмотрена, однако для финансовых учреждений она служит гарантией того, что у клиента есть стабильный заработок, с которого он будет гасить кредит.

Для аккуратного вида дубликата каждый его лист следует сшить. Все страницы сшивают по левому краю. Края оставшихся ниток заклеивают бумагой, указывают дату и печать фирмы. Когда документ требуется для оборота внутри фирмы, вносить запись о месте сбережения документа нет надобности.

Образец заверения копии трудовой книжки

Просмотрите, что собой представляет образец.

Где заверить

Заверка копии трудовой осуществляется разными специалистами исходя из ситуации и штатного расписания предприятия. Рассмотрим все возможные варианты.

Образец заверения нотариусом

В тех случаях, когда человек безработный или нигде не числится, экземпляр его труд. книжки оформляет нотариус. Идти к нему нужно с паспортом либо иным документом, удостоверяющим личность. Ознакомьтесь, как выглядит нотариально удостоверенный образец заверенной трудовой.

Важно не упускать из виду, что подобного рода услуга, как, впрочем, и любая другая у нотариуса, платная.

Как заверяется работодателем

По правилам заверения дубликатов, чтобы получить бумагу потребуется оформить заявление на имя директора, а когда у юрлица есть кадровое подразделение – его руководителя. В маленьких учреждениях разрешено обойтись и устным обращением.

Не всегда человеку требуется вся трудовая. Часто достаточно всего нескольких страниц, касающихся определённого периода его труда. Поэтому можно отксерить только нужные листы документа. Кроме того, аналогичный текст можно и напечатать. Это пригодится, если у оформителя неразборчивый почерк.

Кто имеет право заверять

Как уже отмечалось, оригинал бумаги, пока трудящийся числится в организации, хранится у его работодателя. Заверительную запись может внести:

  • начальник;
  • кадровик или представитель кадровой службы;
  • предприниматель;
  • бухгалтер.

Может ли это сделать главный бухгалтер

Когда у юрлица нет кадровика, который ведёт кадровое делопроизводство, запись заверяется зачастую главным бухгалтером. Он же обычно и ведёт подобного рода документацию.

Кто заверяет трудовую гендиректора

Ксерокопию книжки гендиректора вправе заверить один из учредителей юрлица либо же сотрудник кадров главного офиса.

Образец заверения ТК

Посмотрите, как будет выглядеть пример заверения трудовой книжки.

Как заверяется документ для декретницы

Несмотря на декрет, такая сотрудница является полноценным членом коллектива и её документация хранится вместе с бумагами других трудящихся у нанимателя. Поэтому заверка дубликата осуществляется в стандартном порядке. Если женщине потребуется получить отметку «копия верна» в своей трудовой книжке, она вправе обращаться к руководителю либо кадровику.

Образец заверения трудовой сотрудницы в декрете

Просмотрите, как правильно заверить копию трудовой книжки (образец).

Копия трудовой книжки, заверенная работодателем

Грамотное оформление кадровой документации, заверенной работодателем, должно включать в себя следующие реквизиты:

  • номер записи;
  • фразу, что человек всё ещё числится на предприятии;
  • должность трудящегося;
  • ФИО ответственного лица;
  • дату проведения такой операции.

Ниже представлен пример бумаги, что выдаётся работающему человеку.

Работает по настоящее время

В представленном выше примере на копии бумаги видно фразу «работает по настоящее время». Подобную отметку ставят, когда трудовая книжка понадобилась, чтобы подать материалы в учреждения, для которых важен факт трудоустройства человека и получения им регулярного заработка.

Срок выдачи

Чтобы рассмотреть заявление трудящегося и оформить копию книжки специалистам отводится 3 дня. В течение этого срока следует правильно оформить документацию. А вот выдать её нужно не позже чем через неделю.

Срок действия

Следует помнить, что временные рамки действия рассматриваемой бумаги ограничены. Так, срок её действия 30 дней с момента проставления подписи.

Особенности заверения для банка

В случае заключения кредитного соглашения, более выгодные условия предоставления взаймы предусмотрены именно для трудоустроенных граждан. Ведь это гарантия стабильного заработка, а значит и регулярных выплат по погашению кредита. Чтобы это подтвердить, нужно предоставить соответствующую документацию. Тогда и появляется проблема, как заверить копию трудовой книжки для банка.

Именно при таких обстоятельствах будет актуальной отметка о том, что человек занимает свою должность, по сей день. Ведь по факту он уже мог давно уволиться просто соответствующая запись об этом отсутствует.

Образец заверения для финучреждения

Ниже представлен пример, как оформить бумагу для банка.

Как правильно заверить копию трудовой для Пенсионного Фонда

Установленный порядок, как оформить заверенную копию для ПФ предполагает, что отксеренные листики необходимо прошить белой ниткой по правому краю. Кончики ниток заклеиваются бумажкой, на которой ставится надпись с датой и печатью предприятия. Важно не игнорировать и некоторые мелочные моменты. Например, что печать должна немого выходить за границы наклеенной бумажки и заходить на саму копию.

Пример заверения для Пенсионного фонда

Ознакомьтесь, куда ставить печать и как оформить последнюю страницу рассматриваемой бумаги для ПФ.

Ошибки при оформлении документа

Рассматривая примеры оформленной копии, можно выделить такие наиболее допускаемые при этом ошибки:

  • отметка «копия» стоит не на всех листах ксерокопии;
  • не проставлена заверяющая надпись и печать;
  • не указана должность либо личные данные трудящегося;
  • копия заверена лицом, у которого не было на то полномочий;
  • нет сведений о том, что сотрудник продолжает работать;
  • не написано, где хранится подлинник документа;
  • оттиск стоит только на пустых частях страницы, не затрагивая саму копию.

Полезное видео

Чтобы лучше разобраться в этом вопросе просмотрите представленное ниже видео.

Заключение

Копия трудовой представляет собой документ, который нужен людям в самых разнообразных ситуациях. Как правило, она нужна для подготовки пакета документов в гос. инстанции. Поэтому не последнюю роль играет тот факт, чтобы копия трудовой была правильно оформлена, в противном случае все материалы у заявителя могут не принять. Вот уже второй год действуют новые требования заверения подобной бумаги, на что следует обратить особое внимание.

Трудовая книжка Как правильно заверить трудовую

Трудовая книжка является официальным документом работника, который в момент осуществления деятельности хранится в отделе кадров компании. В период поиска работы он находится на руках, и предоставляется потенциальному нанимателю на собеседовании. Книжка содержит основную информацию о полученном стаже, опыте на определенных должностях в тех или иных компаниях. Если в период поиска нового места человек еще не уволился, потребуется заверение трудовой книжки отделом кадров. То есть предоставление копии со штампом, подписью начальника и печатью для удостоверения информации в анкете, резюме.

Понятие копии трудовой книжки

Копия трудовой книжки не является полноценной заменой, но широко используется в обиходе. Объясняется это возможностью применения ее в качестве подтверждения заявленных сведений при поступлении на новую должность по совместительству или поиске другого места работы.

Задавая вопрос, как заверить трудовую книжку, надо выяснить способ хранения. Если она у человека в оригинале лежит дома, то потребуется пойти к любому нотариусу. В остальных случаях удостоверяет актуальность сведений работодатель, в лице начальника кадров. В каких ситуациях может понадобиться заверенная копия трудовой книжки:

Трудовые

  • Подтверждение официального источника дохода в банк или другую финансовую компанию (выдача займа или ипотеки).
  • Взыскание с заработной платы платежей по кредиту (по решению суда).
  • Удостоверение данных, указанных в анкете при приеме на работу или переводе.
  • Определение благонадежности потенциального заемщика.
  • Установление причины увольнения с предыдущего места работы (прогул, нарушение дисциплины, воровство).
  • Оформление документов в ФМС (несмотря на отмену требования, нередко просят предоставить подтверждение постоянного места работы за несколько лет) или на визу.

Самой распространенной причиной, для чего нужна копия трудовой книжки – это устройство на новое место. Потенциальный наниматель оценивает наличие навыков у человека, находит в ней подтверждение заявленных сведений в анкете.

Новые правила получения копии

Как заверить копию трудовой книжки, знает далеко не каждый сотрудник. Проще обстоят дела, если процедуру проводит нотариус, а вот отдел кадров может допустить ошибку. В первую очередь надо лично обратиться к специалисту и озвучить необходимость получения бумаги. Иногда заявление оформляется письменно, так как в компании работает большое количество человек и требуется указать причину. В ней обязательно пишется число листов в документе и их номера. Выдается готовый результат по истечению 3-х дней. Основные нюансы оформления:

  • Копия делается в настоящем размере, без масштабирования или других изменений первоначального формата.
  • Не стоит делать цветные сканы, так как картинка всегда меняет размер, что может стать причиной сомнений в предоставленных сведениях.
  • На бумаге указываются реквизиты компании, печать, инициалы и подпись уполномоченного лица.
  • Если сотрудник не уволен, делается запись «Работает в компании на момент оформления записи», дополнительно указывается должность.
  • Число на момент подписания и номер в книге учета.

Если сотрудник работает по настоящее время, как правильно заверить трудовую книжку надо знать в первую очередь ему самому. Так как по обновленным нормативам на бумаге делается отметка о месте нахождения оригинала, а об этом знают далеко не все специалисты. Ее отсутствие делает выданный документ недействительным.

Заверять копии имеет право далеко не каждый сотрудник. Если в организации нет отдельного кадрового подразделения, то подписи ставит главный бухгалтер или руководитель предприятия, в остальных случаях управляющий отдела.

Образец трудовой

Важно знать! В некоторых случаях вместо копии граждане запрашивают дубликат трудовой, но на самом деле это подразумевает восстановление утраченного документа, что не требуется, если человек устраивается по совместительству или подтверждает стаж.

Актуальность заверенной копии

Срок действия заверенной копии как официального документа составляет от 14 до 60 дней. После его истечение потребуется делать ее повторно. Период не конкретный, так как все зависит от инстанции, куда планируется передавать готовый результат. Поэтому уточнить его лучше отдельно в банке или ФМС.

В этом вопросе есть важный нюанс. Если речь идет о подтверждении стажа, то заверенная копия бессрочна и рассматривается второй стороной как актуальная и в более поздние сроки. При устройстве на новую должность использовать справку следует в течение 30 дней.

Возможные недочеты

Как правильно заверить трудовую книжку важно разобраться не только специалистам, но и самим работникам. Ведь предоставленные копии могут содержать ошибки, о которых следует узнать заранее. Самыми распространенными из них выделяют:

Трудовая

  • Подпись директора или управляющего отделом проставлена не на всех листах. Причина обычно скрывается в невнимательности уполномоченного сотрудника, который спешит и не смотрит на обратные стороны документа.
  • Отсутствие в некоторых местах отметки «копия верна». Такое бывает и при нотариальном заверении документа, когда страницы слипаются между собой при прошивке.
  • Подписал листы специалист, не имеющий на это полномочий. На это следует обращать особо пристальное внимание, так как не все сотрудники отдела кадров могут выдавать копии документов.
  • Нет надписи, что человек числится на момент выдачи в штате предприятия.
  • Нет записи, позволяющей идентифицировать место нахождения документа, с которого была произведена копия.
  • Штамп или печать не задевает изображение на бумаге, и находится целиком на чистом участке.

Зная все нюансы оформления копии, можно получить действительный документ за один раз, который не потребуется переделывать в будущем. Поэтому на них следует обратить внимание сразу после выдачи готового результата на руки, независимо от того, нотариус выдал его или кадровая служба.

Кто предоставит копию ТК неработающему человеку

Правильно заверить копию трудовой книжки важно даже человеку, не работающему в компании или трудящемуся «на себя». Как поступать сотруднику во время поиска новой работы или пенсионеру? Стоит обратиться к нотариусу и получить услугу там. Много времени на это не потребуется, но надо заплатить установленную премию, в зависимости от региона.

Совет! Оформление копии безработным гражданам также доступно в Центре занятости населения, если он состоит там на учете. Люди, ухаживающие за инвалидом, и получающие пособие, по этому вопросу обращаются в соцзащиту. Надо взять с собой оригинал документа и указать причину, а также номера нужных страниц.

Получение копии документа доступно гражданам не только у работодателя, но и у нотариуса, а также в ряде государственных органов. Причины необходимости в копии могут быть разными, но порядок при выполнении процедуры должен соблюдаться всегда один. В 2019 году правила практически не изменились, но необходимо обращать внимание на детали, чтобы выдавать заверенные копии по всем требованиям.

Как заверить копию трудовой книжки

Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п. 3.1 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Согласно ст. 62 Трудового кодекса РФ копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику в течение трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления. К таким документам относятся копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах обязательного пенсионного страхования, о периоде работы у данного работодателя и др.

Трудности с заверением копии приказов возникают редко, так как требования к оформлению организационно-распорядительных документов подробно изложены в ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (далее – ГОСТ Р 6.30-2003). В описании реквизита «Отметка о заверении копии» (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003) говорится, что при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Например:

На практике чаще всего работникам кадровой службы приходится заверять копию трудовой книжки. Это делается для банков (при рассмотрении вопроса о предоставлении кредита), для пенсионного фонда (при оформлении пенсии), для УФМС (при оформлении заграничного паспорта), для лечебных учреждений (при назначении инвалидности) и других организаций.

В п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее – Правила ведения и хранения трудовых книжек), сказано, что «работодатель обязан выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки», при этом в действующем законодательстве этот порядок не установлен. Отсутствие четких требований, закрепленных нормативно, приводит к тому, что в каждой организации просят заверять копии трудовой книжки по их собственным внутренним стандартам, а вопрос, как сделать это правильно, остается спорным.

Рассмотрим сложившуюся делопроизводственную практику и попробуем разобраться в данной проблеме.

Многие работники кадровой службы копируют на одном листе два разворота (четыре страницы) трудовой книжки. Это оправдано с точки зрения экономии бумаги, однако во многих инстанциях принципиально требуют, чтобы каждый разворот (две страницы) был на отдельном листе. Копии делают только с заполненных листов трудовой книжки и, при наличии, с вкладыша.<

На основании п. 4.1. ГОСТ Р 6.30-2003 примем за стандарт копии лист формата А4 (210х297 мм). При копировании книжная ориентация предпочтительнее альбомной, так как, во-первых, она более удобна для чтения (нет необходимости переворачивать лист); во-вторых, такая ориентация копии в отличие от альбомной точно отражает размер и формат оригинала.

Таким образом, копия трудовой книжки должна быть сделана на листе формата А4, один разворот на одном листе, предпочтительна книжная ориентация.

В большинстве инстанций просят ставить отметку о копийности в виде надписи «Копия верна», в ГОСТ Р 6.30-2003 же рекомендовано проставлять заверительную надпись «Верно». С одной стороны, требования организаций указывать слово «копия» на копии документа выглядят вполне логичными, но они противоречат нормам ГОСТ Р 6.30-2003./

На сегодняшний день, к сожалению, ГОСТ Р 6.30-2003 – единственный нормативный акт, регулирующий вопрос о заверении копии документа. Однако,

  • ГОСТ носит рекомендательный характер, то есть обязать придерживаться его требований нельзя;
  • ГОСТ составлен исключительно для организационно-распорядительных документов (приказы, распоряжения, инструкции, положения и др.), но это не подходит для трудовой книжки. Трудовая книжка – это особый документ, у которого свое назначение, своя форма и иной состав реквизитов;
  • ГОСТ устарел! Он был выпущен более 10 лет назад и основывается в основном (с незначительными изменениями) на стандартах советского времени (1972 г. и 1990 г. и заменившем их ГОСТ 1997 г.). В то время не было того понятия «копия», которое есть сейчас. Сейчас это не выписка из документа, сделанная от руки или составленная на печатной машинке, а ксерокопия или скан – фотографическое изображение оригинала документа. Применительно к трудовой книжке трудно спутать копию с оригиналом, а вот по отношению к другим документам часто невозможно определить, где оригинал, а где копия. Именно поэтому на законодательном уровне необходимо пересмотреть правила и вместо «Верно» использовать формулировку «Копия верна»;
  • нормативная база не успевает отражать сложившуюся практику. Сейчас требования ГОСТ известны в основном узким специалистам, имеющим профильное образование, и работникам государственных органов. Большинству работников коммерческих организаций, которые, как правило, и требуют копию трудовой, непонятна надпись «Верно», они не знают про реквизит «Отметка о заверении копии» и не используют его. Для них заверенная копия должна содержать слово «копия». А так как чаще всего заверенная копия требуется для банков, возникают недопонимания между работником, у которого заверенную по ГОСТ копию не принимают, и работником кадровой службы, который вынужден доказывать, что он прав. Эти конфликты отнимают очень много рабочего времени;
  • если следовать ГОСТ, то реквизит «Отметка о заверении копии» должен быть проставлен в виде надписи, то есть полностью прописываться работником кадровой службы от руки. Но в настоящее время в условиях огромных объемов работы это лишняя трата времени. Использование готовых печатей, самонаборных штампов и датеров существенно экономит время, и отказываться от этого в пользу формулировки ГОСТ скорее всего нецелесообразно.

Спорным также представляется вопрос о расположении отметки о копийности. Многие опять же ссылаются на ГОСТ Р 6.30-2003, однако, как уже отмечалось выше, этот стандарт рассчитан лишь на организационно-распорядительные документы. Трудовая книжка, являясь основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, не входит в систему организационно-распорядительных документов. Также на каждой странице трудовой книжки может не быть реквизита «Подпись», после которого должна располагаться отметка о заверении копии.

Часто сотрудники кадровой службы проставляют эту отметку в правом верхнем углу. Возможно, это делается по аналогии с оформлением дубликата трудовой книжки. Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа (п. 3.1 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»). В соответствии с п. 1.2. Инструкции по заполнению трудовой книжки, утв. постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 10 (далее – Инструкция по заполнению трудовой книжки), «в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись «Дубликат». Представляется, что такое расположение отметки о копийности не совсем корректно. Во-первых, дубликат документа и его копия – это различные понятия, и смешивать их недопустимо. Во-вторых, в правом верхнем углу трудовой книжки располагаются серия и номер документа, при наличии – надпись «Дубликат», и отметка о копийности будет закрывать эти реквизиты.

Поэтому наиболее рациональный выход в рассматриваемой ситуации – ставить отметку о копийности в левом нижнем углу копии, при этом текст или иные реквизиты должны хорошо читаться и не перекрываться отметкой. Такое расположение оправданно тем, что соотносится как с рекомендациями ГОСТа, так и с требованиями организаций о проставлении этой отметки в тексте, а не на пустом листе.

Таким образом, отметка о копийности состоит из надписи «Копия верна», которая располагается в левом нижнем углу копии.

В соответствии с действующим Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствовании предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ № 9779-Х) верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица. В п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек сказано, что «ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя». Это же должностное лицо имеет право заверять копии трудовых книжек. Реквизит «подпись» оформляется в соответствии с п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003.

Таким образом, подпись заверяющего лица состоит из должности, личной подписи и расшифровки подписи и располагается ниже отметки о копийности.

На копию трудовой книжки необходимо ставить печать, так как оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации», в соответствии с п. 2.2 Инструкции по заполнению трудовой книжки это может быть либо печать организации, либо печать структурного подразделения (кадровой службы). На наш взгляд, оттиск печати целесообразно ставить правее отметки о копийности на самой копии, а не на пустом листе.

Таким образом, копию трудовой книжки необходимо заверять либо круглой печатью организации, либо печатью кадровой службы.

На копии обязательно должна ставиться дата – это предписывает действующее законодательство (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 и п.1 Указа № 9779-Х). Данный реквизит позволяет заверить актуальность сведений, содержащихся в трудовой книжке, а также отмечает «срок годности» заверенной копии: до 30 календарных дней. Это указано в требованиях к документам, подтверждающим трудовую занятость заемщика, при обращении в банк. Данные требования, например, размещены на официальных сайтах некоторых банков: Сбербанка, Юникредит. Дата может проставляться как в цифровом, так и в буквенно-цифровом формате (например, 08.10.2014 или 08 октября 2014 г.).

Таким образом, на копии ниже подписи должна проставляться дата заверения.

Пункт 1 Указа № 9779-Х предписывает делать на копии отметку, что подлинник документа находится в данном предприятии, учреждении, организации, однако по ГОСТу такая отметка не предусмотрена. В большей степени это требование правомерно для документов, которые созданы в организации (учредительные, организационно-правовые, распорядительные и другие документы), но не для трудовой книжки. В соответствии с п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек трудовая книжка хранится у работодателя в течение всего периода работы и выдается работнику на руки только в день увольнения (последний день работы). В связи с этим для копии трудовой книжки отметка о нахождении подлинника представляется лишней.

В делопроизводственной практике применяются два способа заверения копии трудовой книжки:

  • заверяют постранично – рассмотренные выше реквизиты проставляют на каждой странице;
  • прошивают несколько листов – все листы нумеруют по порядку, сшивают, на обороте последнего листа наклеивают лист с заверительной надписью о том, сколько листов прошито, пронумеровано и скреплено печатью, заверяют подписью и печатью.

Из судебной практики, касающейся признания юридической силы копии документов, следует, что заверена должна быть каждая страница документа, а не его подшивка. Под словами «заверенных проверяемым лицом копий» следует понимать удостоверение <…> копий документов путем проставления на них необходимых реквизитов, т.е. печати и подписи полномочного должностного лица, придающих им юридическую силу (Постановление ФАС Московского округа от 05.11.09 № КА-А41/11390-09).

Таким образом, копия трудовой книжки должна быть заверена постранично.

Во многих организациях требуют на копии после последней внесенной в трудовую книжку записи ставить дату и делать надпись «Работает по настоящее время». Однако это требование незаконно, так как, во-первых, копия документа должна полностью воспроизводить информацию подлинника документа, а во-вторых, согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, само отсутствие записи о расторжении трудового договора не подтверждает, что работник продолжает работать по настоящее время. На практике отсутствие этой лишней надписи приводит к тому, что у работника не принимают заверенную копию трудовой книжки, а сотруднику кадровой службы во избежание конфликтов со сторонними организациями приходится вносить незаконную надпись. Часто эту надпись просят также отдельно заверять. На наш взгляд, это требование абсолютно безосновательно, так как каждая страница копии заверяется.

Таким образом, заставлять делать надпись «Работает по настоящее время» неправомерно, однако работников кадровой службы вынуждают так поступать.

Заверять копию трудовой книжки можно как вручную, так и с использованием штампов – в действующем законодательстве запрета на это нет. В организациях с большой численностью работников и с большими объемами документооборота в кадровой службе целесообразно использовать штампы. Это могут быть либо отдельные штампы («Копия верна», штамп с реквизитом «Подпись», датер), либо общий штамп, содержащий все необходимые реквизиты. Такой способ заверения копий документов помогает существенно сэкономить время, так как от руки ставится только личная подпись. Итак, в настоящее время не существует единых правил заверения копий трудовой книжки. Каждая организация выдвигает собственные требования исходя из своих внутренних стандартов. Для того чтобы избежать спорных ситуаций, необходимо законодательное закрепление правил оформления копии трудовой книжки.

Образец заверения работодателем копии трудовой книжки в 2020 году + рекомендации

Тем, кому нужна правильно оформить копию трудовой книжки и заверить у работодателя, готовые образец 2020 года, заполненный с учетом последних законодательных изменений, поможет избежать ошибок.

копия трудовой книжки заверенная работодателем образец 2019

Трудовая книжка (ТК) подтверждает стаж работника. Документ хранится по месту трудоустройства, но его сведения могут потребоваться человеку. Возникает необходимость их выдачи.

Краткое содержание статьи

Когда может понадобиться заверенная копия трудовой книжки?

Лицо может потребовать данные из трудовой книжки, если ему необходимо подтвердить официальное место работы, стаж и факт получения постоянного дохода:

  • необходимость получить кредит (займ). Банк должен проверить, реально ли трудоустроен заявитель;
  • получение визы для поездки за границу. Консульство заинтересовано в том, чтобы туристы добросовестно возвращались домой по окончании срока визы. Работа признается источником дохода, ради которого стоит вернуться;
  • оформление пенсии, пособий, льгот. Электронные базы данных, например, Пенсионного фонда появились не так давно. Поэтому необходимость подтверждения факта занятости многолетней давности может возникнуть;
  • расторжение брака, назначение алиментов. Трудоустройство отца или матери играет роль при определении, с кем из родителей останутся дети. Копия ТК отца является поводом для назначения алиментов;
  • подача резюме. Потенциальный работодатель из предоставленной копии ТК узнает все об опыте соискателя.

Порядок заверения копии трудовой книжки

Копию трудовой книжки сотрудник должен спросить у работодателя. Может потребоваться письменное заявление.
Кадровый специалист:

  • копирует все заполненные развороты. Изображения допускаются контрастные и хорошо различимые;
  • нумерует листы, сшивает их. Если не сшить, придется заверять каждую страницу;
  • делает заверяющую надпись, подписывается и ставит печать на всех листах;
  • штамп «копия» должен стоять на всех страницах;
  • кадровый специалист должен указать не только подпись, но и должность и ФИО.
  • На последней странице с 1 июля 2018 года обязательно наличие ссылки на место хранения оригинала трудовой.

Результат подготавливается и выдается в срок до трех дней работы.

Как заверить копию трудовой книжки в 2019-2020 году

Ранее фраза о заверении трудовой книжки работодателем включала:

  • отметку «Верно»;
  • должность, роспись и фамилию заверяющего специалиста;
  • дату заверения;
  • печать.

ГОСТ Р-7.0.97/2016 в 2018 году впервые ввел условие о том, что при передаче документа третьему лицу необходима ссылка на местонахождение подлинника:

  • сейф определенного отдела;
  • архив кадровой службы;
  • личное дело;
  • другие возможные места.

Несоблюдение нововведения влечет недействительность документа.

Также ГОСТом введено право подтверждения подлинности дубликата постранично или его общей прошивки.

Копия имеет юридическое значение, пока ТК не дополнится очередными записями.

Образец заверенной копии трудовой книжки в 2020 году

Перейдем к тому, как будет выглядеть образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем для банка.

Первостепенную роль для потенциального кредитора играет указание, что сотрудник все еще работает, а не уволен.

Инспектор по персоналу АО «Приборный завод» А.Ю. Пименова откопировала заполненные страницы трудовой книжки работника и заверила каждую надписью:

Верно.
Подлинник трудовой книжки находится в отделе кадров АО «Приборный завод» в сейфе
инв. № 2091990
По настоящее время работает в занимаемой должности
Инспектор по персоналу Пименова А.Ю. Пименова
30 апреля 2020 года МП*

* Оттиск печати частично попадает на дубликат и не загораживает слова. Если организация (или индивидуальный предприниматель) не имеет печати, то пишется «Верить без печати».

При прошивке в общий документ листы нумеруются, а заверяющая надпись располагается на обороте, где закреплена шнуровка и указано число прошнурованных страниц.

На картинке приведен образец заверения последнего листа копии трудовой книжки:

образец заверения последнего листа трудовой книжки в 2019 году

А на этой картинке приведен пример оформления всех заполненных и заверенных листов трудовой книжки после последнего разворота:

Образец заверения всех листов копии трудовой книжки в 2019 году

Кто может заверить копию трудовой книжки?

Работающий гражданин за копией ТК обращается по месту трудоустройства. Но заверять может не каждый сотрудник: неправомочность специалиста влечет недействительность документа.

Правом заверить обладают:

  • руководитель (или предприниматель);
  • сотрудник кадрового отдела при наличии распоряжения руководителя;
  • бухгалтер при возложении на него обязанностей кадрового учета и отсутствии отдела кадров.

Правильно заверить копию трудовой книжки по образцу 2020 года может нотариус, если человек является безработным. Заявителю следует предъявить ТК и паспорт. Заверенная в нотариальной конторе копия может быть выдана в день подачи документов.

Заверение в подлинности подчиняется правилам, несоблюдение которых вызывает недействительность документа. Организации, запрашивающие у гражданина сведения о его занятости, неправильно заверенную копию ТК не примут и могут отказать в предоставлении кредита, визы или назначении пособия.

Статья подготовлена редакцией сайта. Познакомьтесь с авторами блога

Если вы хотите получать свежие идеи о заработке, инвестидеях, бизнесе, управлении личными финансами в свой почтовый ящик, то подпишитесь на обновления.

голоса
Рейтинг статьи
Читать еще:  Агентский договор на оказание гостиничных услуг, образец
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector