Art-clr.ru

Арт Журнал
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Трудовая книжка. Правила ее ведения, заполнения и хранения

Трудовая книжка. Правила ее ведения, заполнения и хранения.

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о труд. деятельности и труд. стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения труд. книжек, а также порядок изготовления бланков и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством РФ. Работодатель (за искл. работодателей — физ. лиц) обязан вести труд. книжки на каждого работника, проработавшего в орг-ции свыше 5 дней, в случае, если работа в этой орг-ции является для работника основной. В труд. книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на др. постоянную работу (в течение недели со дня издания приказа) и об увольнении работника (в день увольнения), а также основания прекращения труд. дог-ра и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в труд. книжку не вносятся, за искл. случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в труд. книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Труд. книжки ведутся на гос языке РФ, а на тер-рии республики в составе РФ, установившей свой гос. язык, оформление труд. книжек может наряду с гос. языком РФ вестись и на гос. языке этой республики.

Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее 3 дней со дня его подачи выдать работнику копию труд. книжки или заверенную в установленном порядке выписку из труд. книжки.

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

С каждой вносимой в книжку записью о выполняемой работе, переводе на др. постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в труд. книжку.

Труд. книжка заполняется в порядке, утверждаемом Мин-вом труда и соц. развития РФ.

В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись: о времени военной службы, службы в органах внутренних дел и таможенных органах; о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Хранение: Бланки труд. книжки и вкладыша в нее хранятся в орг-ции как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек по его заявке. По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение труд. книжек, обязано представить в бухгалтерию орг-ции отчет о наличии бланков труд. книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные труд. книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы орг-ции. Испорченные при заполнении бланки труд. книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Труд. книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе орг-ции отдельно от остальных труд. книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве орг-ции в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

Выдача трудовой книжки работнику

Выдача трудовой книжки

Своевременная выдача трудовой книжки работнику на руки является важным требованием, соблюдение которого актуально не только для ее владельца, но и для работодателя. Этот документ представляет собой своеобразный «паспорт», только удостоверяет он не личность владельца, а его трудовой стаж и стаж для пенсии.

Как и все другие личные документы, трудовая книжка работника имеет свои требования по форме ведения, заполнения и хранения. На протяжении всего срока трудовой деятельности гражданина она хранится в отделе кадров предприятия или организации. На руки работнику трудовая книжка может быть выдана только в исключительных случаях. Обо всех этих случаях и пойдет разговор в предлагаемой статье.

Выдача трудовой книжки при увольнении работника

Трудовым кодексом Российской Федерации регламентируются основные права и обязанности всех субъектов правоотношений. Здесь же содержатся наиболее важные положения по вопросам ведения, хранения и выдачи трудовых книжек. В том числе при увольнении по собственному желанию, по соглашению сторон и др.

При прекращении действия трудового договора по любым причинам с работником должен быть произведен окончательный расчет в день увольнения и выдана трудовая книжка. В документе должна быть произведена отметка об увольнении со ссылкой на основание (статья ТК РФ).

Согласно статье 62 Трудового кодекса России по письменному заявлению гражданина о документах, связанных с работой, работодатель в течение 3 дней после поступления письменного ходатайства выдает и надлежащим образом (печать, подпись, дата) заверенные копии или оригиналы документов:

  • выписка из приказа о приеме работника на работу;
  • распоряжение о переводе на другую должность или в иное структурное подразделение данной организации;
  • выписка о внесении всех страховых взносов;
  • справка о фактической начисленной заработной плате;
  • выписка из приказа об увольнении работника и др.

Такие документы буду особенно актуальными при намерении работника обратиться в суд за защитой трудовых прав. Ведь они станут доказательствами по гражданскому делу, что минимизирует временные затраты на их истребование.

Необходимость документа при оформлении пенсии

Трудовая книжка работнику выдается при прекращении работы по случаю выхода на пенсию. Это общий случай, как и при увольнении. Однако достаточно часто бывает, что гражданин оформляет пенсию по старости, а увольняться с места работы пока не собирается.

Пенсионный фонд в любом случае для оформления пенсии потребует предоставить оригинал трудовой книжки. В таких случаях сотрудники кадровой службы истребуют от работника заявление на выдачу трудовой книжки, где в качестве уважительной причины получения на руки документа станет обращение в ПФР. В соответствии с Трудовым кодексом РФ, это единственный случай, когда при продолжении работы в данной организации разрешается нарушать установленный порядок хранения рассматриваемого документа. После его получения на руки за сохранность трудовой книжки будет отвечать ее владелец.

Выдача копии трудовой книжки

Законодателем предусмотрена обязанность выдавать копии необходимых документов по требованию работников (статья 62 ТК РФ). Согласно указанной норме, если работник обратился с письменным заявлением о выдаче копии документа, работодатель должен в течение трех дней выдать ему должным образом заверенную копию трудовой книжки или выписку из нее. Указанные копии документов выдаются бесплатно.

Исключительные случаи выдачи трудовой книжки

Если у работника есть неиспользованные за время работы очередные отпуска, то он имеет право в заявлении на увольнение просить об их предоставлении. В таком случае днем увольнения считается заключительный день отпуска работника, а значит, трудовую книжку он должен получить перед уходом в отпуск. Поэтому отдел кадров выдает на руки работнику трудовую книжку только при получении от него соответствующей расписки. Эта расписка вносится в книгу учета движения трудовых книжек работников предприятия, а также о ней делается отметка в личной карточке работника.

Иногда бывают случаи, когда в день увольнения работник по уважительным причинам отсутствует на работе или не хочет получать трудовую книжку. Тогда работодателем заказным письмом направляется работнику уведомление, предлагающее явиться за трудовой книжкой либо дать письменное согласие отправить ее почтой. В такой ситуации работодатель снимает с себя ответственность за невыдачу трудовой книжки уволенному работнику со дня отправки уведомления.

Таким образом, случаи, когда производится выдача трудовой книжки работнику на руки, связаны с подготовкой заявления работодателю и регламентируются Трудовым кодексом РФ.

В каком порядке производят выдачу трудовой книжки

Разъяснение Роструда о ведении трудовых книжек

Информация представляется в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках», утвержденными этим постановлением Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (с дополнениями и изменениями, установленными Постановлением Правительства РФ № 132 от 01.03.2008 г. (далее – Правила), Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»
(далее – Инструкция), Трудовым кодексом Российской Федерации.

Читать еще:  Замещение временно отсутствующего работника на время отпуска

Ответы формируются согласно Вашим запросам:

В указанном вами примере: запись под номером 2 следует сделать:

– графа 1 – порядковый номер записи;
– графа 2 – дата внесения записи;
– графа 3 – сделана правильно (должность… переименована в…)
– графа 4 – приказ №… от… (в данном случае приказ работодателя, а не министерства).

Работодатель должен издать свой приказ во исполнение Указания или приказа Министерства.

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Т.е. уполномоченным лицом может быть секретарь, кадровик, бухгалтер или иное лицо, на которого возложена эта функция. Внесение изменений в раздел «Сведения о работе» приведены в разделе 3 Инструкции. Перечислим некоторые моменты, на которые нужно обратить внимание.

Пунктом 11 правил и пунктом 1.1 Инструкции установлено, что в трудовой книжке недопустимы сокращения. Например, нельзя писать «Пр.» вместо слова «Приказ» и «Расп.» вместо «Распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т.д. Аналогично нельзя сокращать слова «пункт», «часть», «статья» и «Трудовой кодекс Российской Федерации».

Неправильную запись в трудовой книжке можно исправить. Основное правило таково: «В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание, замазывание, подделывание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей» (п. 1.2 Инструкции).

Чтобы исправить ошибку, нужно внести запись со следующим порядковым номером (он проставляется в графе 1). В графе 2 указывается дата внесения правильной записи. В графе 3 нужно написать, запись за каким номером считается недействительной, а в графе 4 продублировать дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя.

Из пункта 27 Правил следует, что исправления в трудовую книжку должен вносить тот работодатель, который допустил ошибку. Но в то же время новый работодатель также может внести исправительную запись на основании официального документа прежнего работодателя. Такими документами могут быть заверенные прежним работодателем копии приказов о приеме и увольнении работника.

Если организация, которая сделала неправильную запись, реорганизована или ликвидирована, исправление должен сделать правопреемник, а в случае ликвидации организации — работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа (например, справки из архива) (п. 27 Правил).

При увольнении все записи, внесенные в трудовую книжку сотрудника за время его работы у работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника (п. 35 Правил). Работник ставит подпись рядом с подписью работодателя или на следующей строке.

На заполнение (внесение исправлений) раздела «Сведения о награждении» распространяются те же правила, что и на раздел «Сведения о работе». «Запись за номером таким-то недействительна» можно объединять с текстом новой правильной записи или же ее можно вносить с индивидуальным номером записи в графе.

Работнику, столкнувшемуся с такой неприятностью, можно порекомендовать обратиться в суд для признания данной трудовой книжки принадлежащей именно ему. Данная рекомендация основана на сопоставлении норм двух основополагающих нормативных правовых актов о подтверждении стажа: п. 44 постановления Правительства РФ от 24.07.2002 № 555 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» и п. 26 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 № 91.

В них предусмотрено, что если имя, отчество или фамилия гражданина в документе о страховом стаже не совпадают с его именем, отчеством или фамилией, указанными в паспорте или свидетельстве о рождении, факт принадлежности этого документа данному гражданину устанавливается на основании свидетельства о браке, свидетельства о перемене имени, справок компетентных органов (должностных лиц) иностранных государств или в судебном порядке – в зависимости от того, какие данные и вследствие каких обстоятельств не совпадают.

Правомерно, поскольку «все записи внесенные в трудовую книжку работника за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя…»

Работодатель в данном случае – юридическое лицо или индивидуальный предприниматель. У юридического лица существуют различные печати (канцелярия, кадры, финансы и т.д.) Если лицо, уполномоченное заверять трудовую книжку – секретарь или кадровик, следовательно и печать они могут ставить соответствующую своей должности. Она все равно является печатью работодателя.

На основании ст. 68 Трудового кодекса РФ прием на работу оформляется приказом (распоряжением работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. В соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения, и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

В случае ликвидации организации соответствующую запись должен внести работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа (решения о ликвидации предприятия, приказа или справки из архива). Если после ликвидации предприятия работник больше нигде не работал и не работает, то ему необходимо обратиться в суд для принятия соответствующего решения.

В соответствии со ст. 75 Трудового кодекса РФ «Смена собственника имущества организации не является основанием для расторжения трудовых договоров с работниками организации», кроме руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера.

«Изменение подведомственности (подчиненности) организации или ее реорганизация (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование) не может являться основанием для расторжения трудовых договоров с работниками организации. Увольнение возможно только при отказе работника от продолжения работы в связи со сменой собственника либо изменением подведомственности. В случае изменения подведомственности в трудовой книжке делается соответствующая запись – (Предприятие… переименовано в. ).

Ошибкой это не считается, если при увольнении работника в его трудовой книжке после подписи работодателя проставлена печать указанного предприятия.

Изменения, внесенные в Трудовой кодекс РФ Федеральным законом № 90-ФЗ, обязали работодателя – индивидуального предпринимателя вести трудовые книжки на своих работников (ст. 66 ТК РФ). Поэтому п. 35 Правил теперь также касается и «индивидуалов».

В п. 35 Правил указано следующее: «…все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек…». Если индивидуальный предприниматель назначил лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, то проблем с заверением записей со стороны работодателя не возникает. Секретарь, бухгалтер или инспектор по кадрам внесет в трудовую книжку свою подпись как обычно. Если ведение трудовой книжки индивидуальный предприниматель осуществляет самостоятельно, то подпись может быть такой: «Работодатель Индивидуальный предприниматель… (подпись)». Как известно, наименование «индивидуальный предприниматель» не является наименованием должности. Но реквизит «подпись» не может быть неполным, поэтому допустима подпись в таком виде.

В графе 4 раздела «Сведения о работе» – запись производится как обычно – на основании приказа (распоряжения) работодателя. Поскольку ИП тоже является работодателем, он должен издавать приказы (распоряжения) о приеме, увольнении и др.

Читать еще:  Когда вступает в силу решение суда о расторжении брака

Роструд в своем письме от 28.08.2008 № 0807-1. ответил на такой вопрос следующее. «Вопросы, связанные с порядком ведения и хранения трудовых книжек, регулируются Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 г. № 225 (далее – Правила ведения и хранения трудовых книжек) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 (далее – Инструкция).

В соответствии с пунктом 2.2 Инструкции первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

В то же время полагаем, что отсутствие печати на титульном листе трудовой книжки при условии, что все записи о трудовой деятельности внесены правильно, не является автоматически основанием для признания трудовой книжки недействительной.

В случае, если печать организации отсутствует и местонахождение организации неизвестно, с нашей точки зрения, работнику для избежания в дальнейшем каких-либо конфликтных ситуаций следует обратиться в архив города, в котором находилась организация, и запросить копию приказа о приеме на работу или другие документы, подтверждающие факт существования данной организации, либо в суд в порядке особого производства с заявлением об установлении факта работы в организации, где должна была быть поставлена печать (факта, имеющего юридическое значение). При этом работодатель, в случае обращения к нему, полагаем, должен оказать необходимую помощь.

Кроме этого, Пенсионный фонд Российской Федерации в своей деятельности руководствуется, в частности, Правилами подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 24.07.2002 г. № 555. В соответствии с пунктом 34 Правил период работы и иной деятельности после регистрации гражданина в качестве застрахованного лица подтверждаются на основании сведений индивидуального персонифицированного учета. Федеральный закон от 01.04.1996 г. №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», в котором закрепляется обязанность страхователя представлять в соответствующий орган Пенсионного фонда Российской Федерации сведения о работающих у него застрахованных лицах, вступил в силу на территории Российской Федерации 1 января 1997 года.

Таким образом, для целей пенсионного обеспечения после указанного периода времени первичным является наличие сведений индивидуального персонифицированного учета.

В соответствии с п. 6 названных Правил в случае, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы принимаются письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, трудовые книжки колхозников, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы.

Полагаем, что в рассматриваемой ситуации, если имеются документы, оформленные ответствующим образом, подтверждающие период работы до регистрации в качестве застрахованного лица в системе обязательного пенсионного страхования, то в общем трудовом и страховом стаже могут быть учтены периоды работы по этим документам.

Правила выдачи трудовой книжки при увольнении

Каждый сотрудник при увольнении с предприятия должен получить трудовую книжку. Существуют определенные правила, согласно которым выдается трудовой документ. Он может быть выдан лично в руки, по доверенности третьему лицу или пересылкой по почте. За несоблюдение сроков выдачи работодатель несет административную ответственность.

Общие правила выдачи трудовой увольняемому сотруднику

Трудовая книжка это персональный документ, в котором производятся записи о трудоустройстве. Заводится этот документ при первом поступлении на работу, хранится в отделе кадров и выдается на руки по окончании трудового договора.

В день увольнения сотрудника с предприятия работодатель обязан выдать ему трудовую книжку. Днем увольнения считается последний день пребывания на работе. Если работник написал заявление об уходе в отпуск с последующим увольнением, то выдача трудового документа производится в последний день отпуска.

Выдача трудовой книги при увольнении

Такие правила не всегда соблюдаются. Бывают случаи, что руководитель предприятия задерживает выдачу, мотивируя это тем, что не сданы дела и должность. Это неправильно, за нарушения предусмотрена административная ответственность.

Есть определенные нюансы, согласно которым работодатель не выдает документ в день увольнения:

  • Если последний рабочий день не совпадает с днем прекращения действия трудового договора.
  • Если работник отсутствовал на рабочем месте без уважительных на то причин в течение 4-х часов или прогулял полный рабочий день.
  • Если трудовой договор увольняющейся женщины вынужденно продлевается в связи с беременностью, до окончания ее срока.

Процедура выдачи трудовой книжки

На протяжении всей трудовой деятельности кадровой службой в трудовую книжку заносятся отметки о передвижениях работника на предприятии. В день увольнения создается приказ о прекращении трудовых отношений и в трудовом документе производится запись:

  • дата увольнения;
  • статья трудового кодекса, как основание для увольнения;
  • номер и дата приказа о прекращении трудовых отношений.

Пример заполнения трудовой книжки при увольнении

Все записи, произведенные в трудовом документе за время работы сотрудника, проверяются и заверяются подписью работодателя и печатью.

Работодатель заблаговременно оповещает сотрудника о необходимости явиться в отдел кадров и получить трудовую книжку. Работник, в свою очередь, в присутствии специалиста по кадрам, проверяет правильность внесенных данных, ставит подпись в трудовом документе и оставляет расписку о его получении.

Существует инструкция, утвержденная постановлением Министерства по труду, о правильности заполнения трудовой книжки.

Записи в трудовой книжке: правильное заполнение документа (видео)

Посмотрим короткое видео, в котором изложена последовательность и правильность заполнения документа, сопроводительные приказы как основание для внесения данных об увольнении с предприятия, соблюдение инструкций.

Выдача документа

В случае смерти наемного работника, выдача документов производится его близким родственникам на основании письменного заявления с приложением необходимых справок, доказывающих уход из жизни человека и степень родства последних.

Увольнение с записью в трудовой книжке

Практика показывает, бывают случаи, что сотрудник не желает получать трудовую книжку. Отказ от получения может быть мотивирован несогласием с суммой выходного пособия или других выплат. Тогда оформляется акт, который подписывается свидетелями, специалистом по кадрам и руководителем.

По почте

Если в день прекращения трудовых отношений работник не явился за своими документами или отказывается их получать, руководитель должен оповестить сотрудника письменным уведомлением, которое направляется по почте заказным письмом. Далее документ может быть выдан на основании письменного заявления от работника, но не позднее трех рабочих дней со дня обращения.

По согласию работника трудовая книжка также может быть выслана почтой на основании его письменного заявления. Такие обстоятельства могут возникнуть, если сотрудник не имеет возможности за ней явиться. Заблаговременно составляется письменное заявление, которое работник может принести лично или направить по почте заказным письмом, с подписью, заверенной нотариально.

Специалистом по кадрам ведется журнал регистрации исходящей почты, где фиксируются все письма, отправленные организацией. На основании этих данных также можно отстаивать свою позицию в суде.

По доверенности

Сотрудник учреждения перед увольнением имеет право написать доверенность, заверенную нотариально, на получение своих документов на родственника или знакомого.

Получение трудовой книжки по доверенности возможно. В законах нет никаких положений на этот счет. Поэтому работодатель не может отказать сотруднику в выдаче его документов третьему лицу. Работник заранее обращается в нотариальную контору, где оформляет доверенность установленного образца и предъявляет ее в отдел кадров.

Работодатель не имеет права задерживать выдачу трудовой ни при каких обстоятельствах. Бывает так, что руководитель требует сдать дела, например. Этот процесс может затягиваться на неопределенное время. В результате сотрудник не сможет устроиться на другую работу и теряет в заработной плате.

Ответственность работодателя за невыдачу документа

В законодательстве есть поправки по срокам выдачи трудовой книжки. С работодателя снимается ответственность за несвоевременную выдачу документов в случаях, если расторжение трудовых отношений произошло по вине сотрудника: прогулы, отсутствие на работе более 4-х часов на рабочем месте без уважительных причин, нарушение условий трудового договора.

Читать еще:  Как подать на развод в одностороннем порядке

Трудовая книжка не может быть выдана беременной женщине в связи с продлением трудовых отношений. Других оснований нет.

Ответственность работодателя за невыдачу трудовой книжки при увольнении

Если трудовая книжка не выдана в срок по вине работодателя, либо выдана с неправильной формулировкой записи об увольнении, руководитель организации несет ответственность, предусмотренную законодательством. Такие обстоятельства лишают работника права своевременно устроиться на другую работу, в связи с чем он несет материальные потери.

Суд обязывает выплачивать материальный ущерб за просрочку в размере среднего заработка, а также может наложить штрафные санкции до 50000 рублей.

Порядок предоставления копии трудовой книжки сотруднику компании

Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, выдача копии трудовой книги должна осуществляться работодателем по первому требованию работника.

Заявление, причем только письменное

Согласно трудовому законодательству РФ, выдача документа осуществляется на основании обращения работника к руководителю организации с письменным заявлением на выдачу копии трудовой книжки.

В нем указывается, для чего нужна работнику копия документа и куда она должна быть представлена, ставится дата, расписывается заявитель.

В законодательстве четко не оговаривается форма письменного запроса о выдаче дубликата трудовой книжки. На многих предприятиях кадровые службы разрабатывают бланк и порядок подачи запроса самостоятельно.

Если единой формы такого обращения в организации нет, то оно составляется произвольно. Вот пример:

⇓Скачать образец заявления

Потом работник отдела кадров тоже ставит дату получения и роспись. Это делается с целью соблюдения законодательного требования об указанном сроке выдачи документа.

Затем руководителем подписывается приказ о выдаче копии, основываясь на причинах запроса. Заверенная копия приказа вручается заявителю после его регистрации.

Ответственность за своевременное и качественное исполнение этого приказа обычно возлагается на работника отдела кадров или бухгалтерии.

После получения заявления от сотрудника работодатель должен удовлетворить его просьбу в течение трех дней. Это регламентируется нормативно.

«Копия верна»

Копию можно выполнить на ксероксе, также разрешается отсканировать, а потом распечатать или просто напечатать на компьютере вручную, но в таком размере, в каком оригинал.

Трудовая книжка может копироваться полностью или частично (лишь затребованные листы). Но в том и в другом случае обязательно наличие копии титульной странички. А также обязательно нужно указывать, где хранится подлинник (название фирмы, номер дела, дату).

На всех скопированных листах ставится отметка «Копия верна». А на последней страничке работодатель делает запись о том, что сотрудник в настоящее время работает в данной организации.

Образец заверения копии трудовой книжки

Листы нумеруются, прошиваются, на месте прошивки ставиться печать, подпись ответственного лица, указывается количество страниц. Затем на каждой странице руководитель организации ставит свою подпись, ее расшифровку (имя, фамилию, отчество), пост, который он занимает в компании. Печать ставится так, чтобы она частично охватывала текст, но позволяла его прочитать.

В зависимости от места требования, дубликат трудовой может иметь разные периоды действия:

  • для визы — три месяца со дня выдачи;
  • ПФР, органы соцзащиты, банки – один месяц.

Однако ряд финансовых организаций ограничивают этот срок до 14, или до 3–5 дней.

Оформленный нотариально, документ не имеет ограничительного периода — если после ее выдачи в оригинале не появились новые записи о работе гражданина.

В любом случае, чтобы избежать излишних трат времени и финансов, необходимо уточнять в организации, требующей предоставления копии, каким образом она должна быть оформлена, и каков период ее действия.

Дайте трудовую книжку!

Трудовая книжка может пригодиться работнику в следующих случаях:

  • если работник обратился в банк за кредитом;
  • при подаче прошения на получение загранпаспорта, визы;
  • при оформлении ипотеки на покупку жилья, пособий на услуги по ЖКХ;
  • при усыновлении ребенка;
  • в ПФР: при оформлении пенсии необходимы сведения о периодах работы клиента. Требовать оригинал документа работники фонда не имеют права – достаточно принести копию, оформленную должным образом;
  • при гражданских и судебных разбирательствах;
  • для восстановления утерянного оригинала;
  • при оформлении на работу по совместительству;
  • для составления резюме при поиске новой работы;
  • при прочих юридических и финансовых процедурах, требующих подтверждения стажа работника и состояния трудовой деятельности.

Сама трудовая книжка становится доступной для работника только в случае его увольнения. До этого она должна находиться в отделе кадров учреждения.

Работодатель же обязан выдать сотруднику заверенный директором организации дубликат трудовой книжки в трехдневный срок с момента запроса (подачи заявления). Но, например, чтобы оформить займ онлайн, в большинстве МФО на сайте Кредитометр, вам понадобится только паспорт.

Как правильно заверить копию трудовой книжки

Чтобы уменьшить вероятность подделки ксерокопии трудовой книги для банка, разработаны правила ее заверения.

Обязательно соблюдение следующих моментов:

  • трудовая книжка копируется начиная с первой страницы (титул), где записаны Ф. И. О владельца, дата его рождения, число заведения, подпись работника;
  • на последнем листе обозначается текущее место трудоустройства (должность, дата, когда человек на нее заступил);
  • на всех страницах обязательна печать компании и запись: «Верно»;
  • на последнем листе указывается Ф. И. О, подпись, должность сотрудника, от кого получена эта копия запрашиваемой трудовой книжки;
  • ставится дата заверения, от которой в дальнейшем ведется расчет срока.

С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97.2016 (согласно приказу Росстандарта от 25.05.2017). Стандарт действует при получении копий для банка и иных фирм, запрашивающих подтверждение трудоустройства (кредитные кооперативы и т. п.).

Кто заверяет копию трудовой книжки

Обращаться за заверенной копии своей трудовой книжки следует в кадровую службу работодателя. Если таковая отсутствует, то заниматься подготовкой будет лично главный бухгалтер (иногда руководитель предприятия).

Если человек временно не работает, то заверенную копию можно оформить у нотариуса. В таком случае также копируют все страницы, начиная с титульного листа и заканчивая тем, где размещена итоговая запись (об увольнении с предыдущего места работы). По желанию клиента нотариус может заверить ксерокопии всех страниц книги.⁠

Типовые ошибки в заверке копии трудовой книжки

Чаще всего встречаются следующие недочеты:

  • печать организации поставлена на «пустом» месте. По правилам она должна быть на краю скопированного документа, чуть захватывая текст в книжке;
  • имеются исправления в тексте, написанном заверяющим лицом;
  • отсутствует запись «Верно» (должна присутствовать на каждой странице) или дата заверения.

Иногда пропускают страницы или же копируют только последние, имеющие отношение к нынешнему работодателю. Тогда заявитель получает отказ от банка или вынужден еще раз обращаться к кадровикам для оформления «правильной» копии, подходящей для банка.

Неправильно сделанный документ автоматически признается недействительным и требующим повторной подачи.

Стоит обратить внимание на масштаб страниц. При невнимательном копировании или же распечатывании ранее сделанных фотографий/сканов их размер может измениться – стать заметно меньше или больше. Это признаки «монтажа», поэтому придется все переделать.

Отдельные случаи

Если востребованный дубликат сотрудник получил до того, как уволиться или выйти в отставку, данный документ будет считаться недействительным и его необходимо будет переоформить.

В этом случае порядок выдачи копии тот же, с той лишь разницей, что на последней страничке записывается: предъявитель сего уже не является работником данной организации. Тут же указываются причины увольнения.

А может случиться так, что компания, в которой работало лицо, ликвидирована или реорганизована, и ему просто некуда обратиться со своей проблемой. В этом случае делается копия трудовой книжки, полученной при увольнении на руки, и она заверяется в какой-либо нотариальной конторе.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector