Art-clr.ru

Арт Журнал
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как сшивать в архив дела уволенных доу за 2021 год

Как сшивать в архив дела уволенных доу за 2021 год

Как оформить архив по личным делам уволенных сотрудников?


Личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. При этом, трудовое законодательство не регламентирует состав личного дела, каких-либо требований, предъявляемых к заполнению личного дела, законодательство не предусматривает. Более того, ведение личного дела работника не является обязательным.

Как составить внутреннюю опись дела, если в одну папку подшиваются несколько дел?

Ответ на вопрос: Чтобы сдать личные дела в архив, их нужно специальным образом подготовить.

Предархивная подготовка включает две процедуры: оформление и описание дела. Личные дела подлежат полному оформлению, которое предусматривает совершение следующих действий. Шаг 1. Подшивка личного дела в твердую обложку из картона на четыре прокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела.

Шаг 2. Группировка документов личного дела.

Завершают личное дело документы, которыми оформлялось увольнение.

Документы для личного дела работника и его формирование

6703 Содержание страницы Всем известна поговорка о том, что кадры решают все. Кадровый ресурс является важнейшей частью любой организации, поэтому такое большое значение имеет доступность и полнота информационной базы о каждом сотруднике. Кадровая служба формирует эту информацию в виде специального сборника документов – личного дела.

Поскольку специального законодательного регламента, обуславливающего порядок формирования и хранения личных дел, не существует, возможны путаница и разночтения в этом вопросе.

Постараемся внести ясность в эту область ведения кадровой документации.

Термином «личное дело» в делопроизводстве принято называть собранные под одной обложкой документы, сопровождающие человека в его трудовой и/или учебной деятельности и наиболее полно ее отражающие.

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

30 Января 2021 в 17:40 Номенклатура дел — сводный перечень наименований документов делопроизводства в организации, с указанием сроков их хранения.

(далее — Перечень), определяющий обязательства для всех организаций по срокам хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.

«Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением

Как правильно сшивать трудовые договоры уволенных сотрудников для сдачи в архив?

Ответ на вопрос: Трудовой договор – основной документ, регламентирующий трудовые отношения между работником и работодателем, которые являются сторонами трудового договора.

Законодательство не устанавливает определенный порядок хранения трудовых договоров, однако на практике, чаще всего трудовые договоры хранят в личном деле сотрудника.

При этом, в отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников.

Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив.

Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов.

В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела. Личные дела сотрудников

Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации

Завершающим этапом делопроизводства по кадрам является подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации или при отсутствии архива — к последующему хранению в службе кадров после завершения их делопроизводством. Этот этап условно можно разделить на несколько стадий:

  1. формирование дел в службе кадров;
  2. обеспечение сохранности дел;
  3. передача дел в архив организации.
  4. экспертиза ценности дел службы кадров;
  5. описание и уничтожение дел в службе кадров;
  6. оформление дел в службе кадров;

Вышеперечисленные стадии проводятся не только в службе кадров, но и в других структурных подразделениях организации в соответствии с общими требованиями российского законодательства в сфере делопроизводства и архивного дела.

Формирование дел в службе кадров Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел службы кадров.

Как организовать хранение личных дел сотрудников

31 Октября 2021 в 16:49 Работодатели с целью систематизации и удобства обработки персональных данных своих подчиненных ведут личные дела на работающий персонал. Это удобно, не сказать, что дешево, но практично — все нужные бумаги всегда в одной папке.

Однако после того как человек увольняется, возникает вопрос: а что делать с его делом — хранить или уничтожать? И если хранить, то сколько хранятся личные дела сотрудников? Ответы на эти вопросы читайте ниже.

Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Это пакет сведений и документов о сотруднике, занимаемых им должностях и его продвижению по службе. Дело или совокупность документов, заключенных в отдельную обложку, ведется на каждого сотрудника предприятия (если работодатель принял решение о ведении таких документов).

По закону дела ведутся только на госслужащих (см.

Федеральный закон от 27.04.2004 № 79-ФЗ, Указ Президента от 30.05.2005 № 609)

Как сшивать в архив дела уволенных доу за 2021 год

Оформляем в архив личное дело уволенного работника как сделать Он включает в себя данные о том, сколько листов прошито и пронумеровано.

3.6.8. Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение 9), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

В этой статье расскажем о таком понятии, как личное дело сотрудника. Сегодня вы узнаете:

  • Сколько и как хранить дела.
  • Что называют личным делом и в каких случаях его стоит вести;
  • Какие документы должны содержаться в нем;

Не все категории работодателей обязаны вести личные дела своих работников.

Но для эффективности управления коллективом, формировать их целесообразно. Как это делать правильно, обсудим сегодня.

Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте. Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ.

Ведением обычно занимается отдел кадров, реже бухгалтерия. Часто личное дело ставят на один уровень с трудовой книжкой, хотя это ошибочно.

HR-СТАТЬИ

Основные правила работы архивов организаций одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Правила), и именно ими должны руководствоваться организации при формировании архива документов.

Кому и какие документы передавать?

Кадровику необходимо обратиться в орган управления архивным делом, действующим на территории субъекта РФ. Информацией о его местонахождении обычно располагает местная администрация. В управлении вас обязательно спросят о количестве дел, подлежащих передаче на архивное хранение, отдельно по каждой категории (постоянного, временного (свыше десяти лет), временного (до десяти лет) и по личному составу).

К категории документов по личному составу относятся документы, образующиеся в деятельности кадровых служб и бухгалтерии (приказы, личные карточки, лицевые счета по заработной плате и т.п.). При отборе документов, подлежащих передаче на архивное хранение, обратите внимание на разд. 8 Перечня типовых управленческих документов.

Приведем примерный перечень документов по личному составу, которые могут существовать в организации:

приказы по личному составу (или распоряжения, записки и т.п.);

личные дела уволенных сотрудников;

личные карточки уволенных сотрудников, в том числе временных (форма Т-2);

документы (выписки из протоколов, отчеты) конкурсной комиссии по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников);

протоколы заседаний комиссии по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;

книги (журналы, карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников;

журналы учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов);

книги (журналы, карточки) учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним;

невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства и т.п.);

лицевые счета по заработной плате сотрудников либо расчетно-платежные ведомости;

акты о несчастных случаях.

Кроме того, архив запрашивает дополнительные документы, например свидетельство о государственной регистрации, устав, учредительный договор и т.д.

Готовим документы

В соответствии с п. 9.3 Правил все документы передаются на постоянное хранение в государственный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел службы кадров. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;

каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями ГОСТа и иных нормативно-правовых актов;

Читать еще:  Как вернуть страховку, навязанную банком при оформлении кредита?

в дело формируются документы одного календарного года;

дело должно содержать не более 250 листов, толщина его должна быть не более 4 см.

Оформление дел предусматривает систематизацию документов в деле, нумерацию листов, составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов.

Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками. Учитывая интенсивность использования документов по личному составу при исполнении запросов социально-правового характера, при выполнении переплетных работ и подшивке дел следует использовать картон высокого качества, имеющий повышенную плотность. Документы подшиваются и переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста всех документов, дат и виз. При подготовке к прошивке металлические скрепки, булавки или скобы от степлера из документов удаляются.

Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку в следующей последовательности (п. 3.7.23 Правил):

приказы (распоряжения) по личному составу;

списки личного состава;

карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи);

личные дела (при отсутствии отдельной описи);

лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

акты о несчастных случаях.

Приказы по личному составу формируются так, чтобы каждое дело ограничивалось приказами, изданными в рамках одного календарного года. Внутри года приказы должны располагаться в хронологическом порядке. Иногда из-за нарушения порядка регистрации внутренних документов может произойти сбой в нумерации приказов, например: приказ от 7 августа имеет номер 93-к, а приказ от 15 сентября — номер 84. В таком случае располагайте приказы по датам.

Внимание! Приложение к приказу является составной его частью, а значит, должно остаться вместе с ним. Акты, заявления, служебные записки, являющиеся основаниями для издания приказов, должны из приказов изыматься и формироваться в отдельные дела, так как не являются составной частью приказов.

При комплектации личных дел работников для передачи в архив рекомендуем объединять несколько дел. Внутри каждого личного дела документы должны располагаться в хронологическом порядке: сначала анкета, резюме, рекомендательные письма, затем документы об образовании и лишь потом о приеме, переводе. Закончить дело необходимо документами об увольнении: заявлением работника, приказом и т.п. Особое внимание уделяется соответствию внутренней описи документов личного дела, составленной кадровиком, фактическому содержанию дела.

Если личные дела не велись, обязательно должны быть личные карточки работников. Они формируются по годам увольнения работников и систематизируются по алфавиту по первым буквам их фамилий, имен и отчеств. Если в вашей компании личные карточки являются составляющей частью личного дела, то следует проконсультироваться с работниками архивного учреждения, как отобразить данный факт в описи дела.

Кроме вышеуказанных документов передаче в архив подлежат и невостребованные трудовые книжки и иные документы, например аттестаты, удостоверения и т.п., оставшиеся от уволенных работников, не получивших их по каким-либо причинам. Передача таких документов осуществляется следующим образом. Документы систематизируются по годам увольнения сотрудников на основании записей об увольнении. Трудовые книжки, если записи об увольнении в них были в свое время внесены, систематизировать по годам несложно. Если же записей об увольнении в трудовых книжках не имеется, кадровой службе необходимо их сделать на основании имеющихся документов по личному составу (приказов, личных карточек, лицевых счетов и т.п.) и заверить печатью организации.

Поскольку невостребованные документы являются подлинниками, при формировании дел они не должны прошиваться. Лучше всего разложить их в картонные папки с завязками и оформить обложку. На каждое такое дело нужно составить внутреннюю опись.

Оформляем лист-заверитель и обложку дела

В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительного листа, а в начале — бланки форм для внутренней описи документов. Крайне важно все листы (кроме заверительного и внутренней описи), включенные в дело, пронумеровать. Делается это арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, черным графическим карандашом или нумератором.

Внимание! Использование чернил или цветных карандашей для нумерации листов запрещено.

После того как дела сформированы, оформляются заверительный лист и обложка дела. В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, в необходимых случаях проставляется количество листов внутренней описи дела. Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела.

Лист-заверитель подписывается его составителем с указанием должности последнего и даты составления. Все последующие изменения в составе и состоянии дела, например, присоединение новых документов, отмечаются в заверительном листе со ссылкой на соответствующий акт.

Как быть с документами, сроки хранения которых истекли?

Если сроки хранения некоторых документов истекли, то на такие документы составляется соответствующий акт, а дальнейшая работа по их уничтожению производится в установленном п. п. 2.4.1 — 2.4.7 Правил порядке. Причем напомним, что уничтожение документов производится в специальных пунктах вторсырья, где вам необходимо получить соответствующую квитанцию, наличие которой отражается в акте. Сама квитанция будет приложением к нему.

Личные дела уволенных сотрудников

В настоящее время организации отдают предпочтение ведению личных дел сотрудников, хотя законодательство и не выдвигает подобных требований ко всем работодателям. Делается это в целях упорядочить работу с персональными данными и обеспечить сохранность полученных сведений.

Если в вашей организации принято решение о ведении личных дел работников, необходимо сразу решить вопрос с организацией их хранения.

Порядок ведения личных дел

Личное дело (ЛД) — это совокупность документов, относящихся к одному работнику и содержащих сведения о его трудовой (служебной) деятельности и стаже.

В бюджетных организациях, как правило, ЛД ведутся на всех сотрудников. Однако возможно выборочное их ведение, например, только на руководящий состав, материально ответственных лиц и т. д. Под ведением понимается:

  • своевременное внесение записей обо всех изменениях: анкетно-биографических сведений, должностного положения и др.;
  • приобщение поступающих материалов и их изъятие;
  • выдача материалов дела, заверение копий;
  • ведение внутренней описи;
  • периодическая проверка состояния дел;
  • закрытие и подготовка к передаче в архив и т.

Порядок ведения и перечень документов, приобщаемых к ЛД, утверждается локальным нормативным актом.

Кто имеет доступ к личным делам

Все дела содержат персональные данные (ПД), а соблюдение требований по их защите — прямая обязанность работодателей (глава 14 ТК РФ, ФЗ от 27.06.2006 № 152). Список лиц, имеющих допуск к ПД, утверждается приказом руководителя. При этом лица, получившие доступ к ПД, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять эти данные без согласия субъекта ПД, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Руководитель организации приказом назначает ответственных за ведение и хранение ЛД (обычно это руководитель кадровой службы и его подчиненные), а также утверждает список лиц, имеющих к ним доступ (данную информацию можно закрепить и в Инструкции по ведению личных дел). В данный список, как правило, включаются:

  • руководитель организации и его штатные заместители;
  • руководитель и работники отдела кадров;
  • руководитель и работники юридической службы;
  • сотрудники бухгалтерии, начисляющие заработную плату и осуществляющие налоговые и иные отчисления;
  • руководители структурных подразделений (в отношении подчиненных работников);
  • другие ответственные сотрудники, утвержденные приказом.

Представителям сторонних организаций доступ к ЛД возможен только с разрешения руководителя организации по официальному письменному запросу.

Образец приказа на допуск

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

В отделе кадров должны храниться ЛД только работающих сотрудников. Размещают их в специально отведенном месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или потери. Это должны быть специально оборудованные запирающиеся сейфы (металлические шкафы) или помещения.

В месте хранения дела располагаются в вертикальном положении по порядковым номерам, в алфавитном порядке, по структурным подразделениям и т. д. В хранилище размещается список находящихся в нем ЛД.

Все дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале. Форма журнала не утверждена, поэтому его можно разработать самостоятельно, с точки зрения функциональности для конкретной организации.

Ежедневно в конце рабочего дня сотрудники кадровых служб проверяют наличие дел в хранилище. Затем шкафы (сейфы) или помещения закрываются и пломбируются. В случае обнаружения отсутствия ЛД ответственным работником принимаются меры по его возвращению или розыску.

Образец журнала регистрации

Образец контрольной карточки

Срок хранения личных дел уволенных сотрудников

Часто возникает вопрос, сколько хранятся личные дела сотрудников?

ЛД — это документы длительного хранения (дела, заведенные после 2003 года, хранятся 50 лет; ранее — 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125)), поэтому в случае увольнения работника они подлежат тщательной проверке и закрытию. Для этого осуществляется сверка всех находящихся в деле документов, закрывается опись, в конец дела вкладывается лист-заверитель и затем дело прошивается на 4 прокола.

Сколько хранится личное дело сотрудника после увольнения? Архивация личных дел уволенных сотрудников происходит через три года после его закрытия (для муниципальных и госслужащих этот период составляет 10 лет). Хранить ЛД уволенных необходимо отдельно от ЛД действующих работников. Если в организации имеется помещение для хранения архивных дел, то они временно перемещаются туда. Если специально оборудованного помещения нет, то располагаются либо на отдельной полке в хранилище, либо в другом сейфе.

Ответственность за распространение персональных данных

При работе с ЛД необходимо помнить, что это одновременно работа с ПД, которые, в свою очередь, относятся к информации конфиденциального характера и имеют ограничения по их сбору, обработке, хранению и распространению.

За нарушение положений законодательства по защите ПД предусмотрена дисциплинарная, материальная, гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность (ст.

90 ТК РФ, ФЗ от 27.07.2006 № 152).

Кроме того, с 01.07.2017 вступили в силу изменения в КоАП РФ (ФЗ от 07.02.2017 № 13), которые в основном коснулись ст. 13.11. Данным ФЗ был расширен перечень оснований, по которым работодателя можно привлечь к ответственности, и увеличены размеры штрафов за нарушения в области обеспечения защиты ПД.

Ведение личных дел работников законодательно предусмотрено только для государственных и муниципальных служб (ФЗ от 27.07.2004 № 79; ФЗ от 02.03.2007 № 25; Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640; Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 и др.). Обязать вести их можно также отраслевым нормативным актом, приказом вышестоящей организации (управляющей компании). Остальные работодатели вольны сами решать, вести их или нет.

Необходимо помнить, что личное дело — это персональные данные работника. Соблюдение требований по их защите — прямая обязанность работодателей (глава 14 ТК РФ, ФЗ от 27.06.2006 № 152).

Формирование личного дела работника, образец 2018 года

Как формировать

Личное дело начинает формироваться с момента трудоустройства. На сотрудника заводится отдельная папка. На титульном листе указываются название организации, номер дела, Ф.И.О.

сотрудника, даты начала и окончания ведения, количество листов, срок хранения.

Все документы в деле размещаются в хронологическом порядке. Документы, оформляемые при приеме на работу, чаще всего располагаются следующим образом:

  • анкета (если ведется);
  • заявление о приеме на работу (по закону, оно вообще не требуется, но некоторые работодатели по старинке просят своих работников писать такие заявления);
  • копия приказа о приеме на работу (оригинал, как правило, хранят отдельно в номенклатурной папке);
  • второй экземпляр трудового договора;
  • заверенные соответствующим образом копии документов: паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета (приписного удостоверения) и т. д (вообще, какие копии хранить и зачем, определяет работодатель сам, но обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей, так сказано в статье 5 Закона о персональных данных).

В период работы в организации дело пополняется другими материалами, связанными с выполнением трудовой деятельности: приказами (копиями) о переводе, поощрении, дисциплинарных взысканиях; договорами материальной ответственности, дополнительными соглашениями, документами по аттестации, о повышении квалификации и др.

Непременным приложением к делу является внутренняя опись — это, по сути, список всех бумаг, приобщенных к делу. В ней также фиксируется информация об изъятии либо замене каких-либо документов. Опись составляется по установленной форме, которая приведена в приложении 10 Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Порядок формирования личного дела работника после увольнения

Вместе с увольнением сотрудника его личное дело закрывается. Для этого необходимо произвести проверку его оформления: сверить наличие и расположение внесенных в опись материалов, нумерацию листов.

По окончании проверки опись необходимо закрыть путем внесения в нее записи о количестве документов в деле (цифрами и прописью), листы самой описи учитывают отдельно. Далее составить лист-заверитель (приложение 9 к Правилам). Документы оформляются на отдельных листах и подписываются составителем. Если впоследствии будут вноситься какие-либо изменения, то их нужно отмечать в листе-заверителе, ссылаясь на соответствующий акт.

Внутренняя опись вкладывается в начало дела, лист-заверитель его завершает. Затем папка подшивается и пломбируется.

На титульном листе проставляется дата закрытия и срок хранения.

Если по каким-либо причинам у работодателя остались персональные документы уволенного сотрудника (удостоверения личности, трудовая книжка, военный билет), их нужно вложить в отдельный конверт, подшить его к делу и пронумеровать вложения.

Сколько и как хранить

В организации личные дела хранятся в специально оборудованных местах. Это могут быть металлические шкафы (сейфы) или помещения, исключающие доступ к ним третьих лиц, а также хищение или утерю информации. Дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале. Располагать их в хранилище можно по порядковым номерам, по алфавиту и т. д.

Персональные дела уволенных подлежат сдаче в архив по истечению трех лет после их закрытия, а муниципальных служащих — по истечению 10 лет хранения по последнему месту службы.

При этом нужно учитывать, если личное дело заведено после 2003 года, то срок его хранения будет составлять 50 лет, если ранее — срок хранения 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125). В случае приобщения к нему материалов с различными сроками хранения, все дело хранится по максимальному сроку.

Но более точная и полная информация о сотрудниках помогает руководителю эффективнее управлять трудовым коллективом. Для того чтобы обладать такой информацией, фиксирование данных, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, и формирование полученной информации в личные дела является целесообразным.

Сообщить об опечатке

Кому нужно вести личные дела в обязательном порядке? Какие документы могут храниться в личных делах?

Удивительно, но факт! Например, код фирмы, которая направила дело для сберегания, код государственного архива, его название. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыши в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Ответы на эти вопросы вы найдете в статье. Законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только на государственных гражданских служащих.

На остальных работников обязательность этого определяется локальными нормативными актами организации. Не лишнее личное Поскольку для бюджетных организаций порядок ведения личного дела не регламентирован, рекомендуем работодателю принять локальный нормативный акт, в котором будут урегулированы вопросы ведения, оформления и хранения личных дел.

Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. При ведении личных дел работников необходимо придерживаться строгих правил, даже если это не является обязательным требованием к работодателю. Как правило, личные дела заводятся: Однако во многих организациях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы.

Как формируется личное дело работника

В первую очередь это связано с тем, что благодаря сведениям, содержащимся в одной папке, можно быстро получить объективную информацию о сотруднике. Ведь в личном деле хранятся все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие важные бумаги.

Удивительно, но факт! Заявления об увольнении и о переводе так же формируются с начала года — в отдельном номенклатурном деле.

Документы, включаемые в личное дело, условно можно разделить на три группы: Форма личного дела не унифицирована, поэтому каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно. При оформлении дела не лишним будет изучить требования ГОСТ 6.

Состав личного дела

Состав личного дела Перечень документов, подлежащих включению в личное дело, утвержден только для государственных служащих. Однако организации, не связанные с государственной службой, также могут воспользоваться данным перечнем и определить, какие документы у них будут включаться в личные дела.

Удивительно, но факт! Личное дело уволенного сотрудника, сформированное по принципу досье, остается в кадровой службе организации до конца календарного года.

Так, в состав личного дела рекомендуем включить: Обычно в личное дело помещают фотографию работника 4 x 6 или 3 x 4 см , причем рекомендуется периодически обновлять ее. Как правило, обновление фотографий работников происходит не реже чем раз в пять лет или по достижении работниками возраста 20 и 45 лет.

Как правильно оформить личное дело сотрудника

Кто обязан вести учет личных документов сотрудников

Для начала определим, какие документы входят в личное дело сотрудника. Это:

  • заявления о приеме на работу и об увольнении;
  • прочие личные заявления;
  • трудовые договоры;
  • характеристики.

Хранить такие документы следует правильно с точки зрения законодательства и так, чтобы было удобно кадровым работникам или аналогичным службам.

Обратите внимание! Вести личные дела работников в соответствии с законодательными нормами обязаны не все, а только государственные организации гражданской и муниципальной службы. На коммерческие фирмы закон такое обязательство не накладывает. Однако если штат компании большой, ведение личных дел целесообразно.

Коммерческие компании могут воспользоваться документацией и нормативными актами, предназначенными для ведения личных дел в государственных учреждениях, использовав их в неизменном виде или доработав в соответствии со своими потребностями.

С чего начать ведение кадрового учета, рассказываем в статье.

Можно воспользоваться порядком ведения личных дел, установленным указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609.

Как организовать ведение личных дел в коммерческой фирме

Если коммерческая организация приняла решение вести учет личных документов по сотрудникам путем формирования личных дел, то порядок ведения утверждается локальным актом по предприятию. Это может быть приказ, распоряжение, инструкция или положение о ведении личных дел работников. Утверждает акт уполномоченное лицо — главный бухгалтер, начальник кадрового подразделения или руководитель предприятия.

В локальном акте прописывается:

  • что должно быть в личном деле работника;
  • место хранения личных дел сотрудников в отделе кадров или ином подразделении;
  • на кого возложена обязанность по ведению и хранению документов — эти лица должны быть ознакомлены с актом под подпись.

Удобно вести журнал учета личных дел работников — образец можно скачать в начале нашей статьи. Образец журнала регистрации личных дел работников представляет собой пронумерованный перечень. Формуляр не является обязательным, но его наличие поможет систематизировать процесс ведения личных дел.

Срок хранения личных дел работников неограничен, то есть хранятся они, пока существует фирма. Если сотрудник уволился, то его личное дело прошивается и передается в архив. Срок хранения личных дел уволенных и действующих сотрудников — 50 лет. Для дел, созданных до 2003 года, — 75 лет.

О сроках хранения документов мы писали в статье.

Что следует включить в личное дело, а что включать туда небезопасно

В состав личного дела работника в 2020 году входят следующие бумаги:

  • Опись в личное дело работника — образец приводится в начале статьи.Как правильно оформить личное дело сотрудника

Изначально в личное дело включают документы, относящиеся к приему на работу сотрудника. В течение трудовой деятельности дело пополняется. Документы вносят в хронологическом порядке и отражают в описи к личному делу.

Однако не любой предоставленный документ и его копию следует держать в личном деле. Что хранить в личном деле сотрудника в 2020 году небезопасно? Это копии документов, содержащих персональные данные работника. К таковым можно отнести копии:

Как правильно оформить личное дело сотрудника

Эти документы необходимы для приема на работу, назначения различных пособий. Кадровый работник должен ознакомиться с предъявленными документами, внести все необходимые данные в личную карточку и вернуть их владельцу.

Например, копии свидетельств о рождении детей предъявляют для назначения пособий. Хранить такие копии не следует. Уничтожать их надо в течение 30 дней после того, как закончился срок выплаты пособия (информация Роскомнадзора от 25.09.2015).

Ниже расскажем, как оформить личное дело работника образца 2020 года.

Как должно выглядеть личное дело работника

Ниже покажем алгоритм формирования образца личного дела работника в 2020 году.

Начинается рассматриваемый документ с титульного листа личного дела работника — образец 2020 года вы найдете в начале статьи.

На образце обложки личного дела работника:

Как правильно оформить личное дело сотрудника

Далее следует опись личного дела работника. Опись ведут привычным способом. Вновь поступившие документы работника вносят в хронологическом порядке в дело и в опись, обозначая их порядковыми номерами. Перечень документов в личном деле работника в 2020 году для разных наемных сотрудников различается.

Подробнее про опись в личном деле мы писали в статье.

На любого работника заводят личный листок или анкету сотрудника. Скачайте бланк анкеты сотрудника в личное дело в начале статьи. В нем отражаются основные сведения о работнике:

  • Ф.И.О.;
  • дата и место рождения;
  • гражданство;
  • образование;
  • семейное положение;
  • навыки и умения;
  • воинская обязанность;
  • фото.

Личный листок не стоит путать с личной карточкой работника по форме Т-2. Эти документы содержат разные сведения и хранятся в разных местах.

Коммерческие организации не обязаны вести личные дела сотрудников, но для систематизации данных и аккуратного их хранения рекомендуем это делать. При составлении личного дела можно руководствоваться порядком, утвержденным для государственных учреждений. Хранят дела не менее 50 лет.

Какие установлены сроки хранения личных дел уволенных работников

Для коммерческих компаний обязанность ведения и порядок составления личных дел не установлены. Руководитель организации самостоятельно принимает решение о целесообразности составления и ведения подобных документов. Для госкомпаний/госорганов такое требование есть в Указе Президента РФ от 01.06.1998 № 640: они оформляют личные дела на каждого трудящегося.

Личное дело включает в себя пакет документов о трудовой деятельности сотрудника, а также о его образовании, опыте работы, семейном положении, статусе военнообязанного. Его создают и ведут лишь во время занятости сотрудника в компании, а после его увольнения сдают в архив.

В личное дело включают документы:

  • предоставленные работающим во время трудоустройства;
  • издаваемые в компании в период его деятельности.

Полученная информация нужна работодателю для:

  • оформления трудовых отношений;
  • организации последующего обучения работника;
  • разработки планов карьерного роста;
  • обеспечения безопасности;
  • контроля качества исполняемых должностных функций.

Состав и порядок формирования личных дел

Как правило, личное дело формируют в течение 7 дней после приема работника. Для этого на него заводят отдельную папку. Ее обложка выступает в качестве титульного листа. Заполняют, например, по форме из Приложения № 28 к приказу Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Помимо этого, на обложке посередине листа можно указывать:

  • Ф.И.О. сотрудника;
  • дату его рождения;
  • дату начала ведения личного дела;
  • дату трудоустройства в компанию;
  • регистрационный номер личного дела.

Для внесения записей используют черную, синюю или фиолетовую ручку. Все исправления заверяют росписью ответственного за ведение личных дел работника.

В папку подшивают следующий перечень документов:

  1. Автобиография (при наличии) или анкета, заполненная в качестве соискателя до приема на работу.
  2. Копия паспорта.
  3. Копия военного билета.
  4. Копия ИНН.
  5. Информация о СНИЛС.
  6. Копии документов об образовании.
  7. Фотография работника.
  8. Заявления о приеме на работу и увольнении, переводе на другую должность.
  9. Копии приказов о приеме, увольнении, кадровом перемещении.
  10. Экземпляр трудового договора.
  11. Листы аттестации.
  12. Уведомление о возможности перехода на электронную трудовую книжку и заявление работника по этому вопросу.
  13. Характеристики и рекомендательные письма.
  14. Копии документов о поощрениях и награждениях.
  15. Прочие документы о трудовой деятельности.

Личные дела нумеруют по порядку. При этом номера, присвоенные папкам уже уволенных работников, больше не используют.

Каждое дело регистрируют в специальном журнале. Кроме того, собранная папка должна включать внутреннюю опись включенных в неё документов.

Порядок передачи в архив и сроки хранения личных дел работников

Поскольку в состав личного дела включают информацию в том числе содержащую персональные данные, к порядку его ведения и последующего хранения предъявляют определенные требования. Так, доступ к ним должен иметь ограниченный круг лиц. Например, только из кадровой службы.

Для текущего хранения личных дел во время работы сотрудника используют несгораемые шкафы или специальные запирающиеся металлические картотеки.

При увольнении приказ о расторжении трудовых отношений, а также основания к нему – последние документы, подшиваемые в дело. После этого личное дело уволенного сотрудника считается закрытым и передают в архив.

Завершение оформления папки перед передачей на хранение включает:

  • прошивку, переплет всех документов;
  • нумерацию всех листов;
  • оформление листа-заверителя.
  • оформление внутренней описи содержания папки.

Компании обязаны обеспечить сохранность архивных документов. Поэтому именно на них возложена ответственность за хранение личных дел уволенных сотрудников в течение положенных сроков (ч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ).

В настоящее время установлены следующие периоды обеспечения сохранности для такой документации (п. 4.8 приказа Росархива от 20.12.2019 № 237 и ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ):

  • для дел, завершенных до 01.01.2003 – 75 лет;
  • для дел, законченных после 01.01.2003 – 50 лет;

Закрытые документы должны быть переданы в архив не позднее чем через 3 года после их завершения (п. 4.1 приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). До сдачи на хранение дела окончательно оформляют и заносят в опись.

Дела передают в архив личных дел уволенных работников на хранение по описи и с обязательным присутствием сотрудника ответственного за их ведение отдела и представителя архива компании. Принимающий работник расписывается за полученные папки, а в случае выявления расхождений по количеству об этом делают пометки в столбце «Примечание» описи. На каждом листе описи прописывают итоговое количество принятых дел, дату передачи и подписи сдавшего и принявшего работника.

По окончании срока хранения личное дело может быть уничтожено.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector