Art-clr.ru

Арт Журнал
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как сделать график отпусков в Excel за 2 минуты

Как сделать график отпусков в Excel за 2 минуты

04.06.2021 | Александр Шихов | Комментарии

Каждое лето приходится согласовывать график отпусков отдела. У каждого свои планы на отдых, но работа должна идти своим чередом. Поэтому решено было, что каждую неделю в отделе должно быть минимум 2 человека. Рассказываю, как я нарисовал график отпусков в Excel, который автоматически найдет нестыковки и поможет их исправить.

Решение задачи

В нашем пример будет 5 человек. В отпуск они идут два раза за лето, по 2 недели подряд. Начнем с классической таблицы. Конец периода считаем по формуле: начало периода плюс продолжительность отпуска, в днях.

Теперь строим таблицу по неделям. Она будет похожа на диаграмму Ганта — закрашенные прямоугольники, длина которых зависит от длительности отпусков. Я расположил ее справа от таблицы.

Для начала построим колонки недель. В первые две ячейки ставим начало недели: 14.06, 21.06. Далее протягиваем мышкой, используя автозаполнение.

Теперь строим саму диаграмму. Вот формула, которую нужно напечатать в ячейке (3, 8):

Если дата начала недели попадает в первый или второй интервал отпуска, ставится цифра 1, иначе — 0. Обратите внимание, что фиксируются только номера колонок. Это нужно для протягивания формулы по всем ячейкам диапазона. Получилась таблица из 1 и 0. Выделяем ее и накладываем Условное форматирование.

Получается вот такая картина.

Добавим последний штрих — контроль конфликтов отпусков. Для этого в нижней строке суммируем число значений 1 в колонке. Обычной формулой СУММА(). А потом на эту строку тоже накладываем Условное форматирование. Только в этот раз нам нужно покрасить красным значения, большие 3. Они соответствуют неделям, когда на работе остается меньше 2-х человек.

Все, график готов!

На построение потрачено не больше 10 минут, а сэкономлены часы труда. Буду использовать этот график и в следующем году. Теперь на его составление будет тратиться всего 2 минуты: даты подправить и новые границы отпусков ввести.

Экономия времени будет расти с увеличением числа сотрудников в отделе или подразделении. По описанной технологии можно сделать сводный график по всему предприятию. Про связку таблиц по текстовым полям в Excel читайте нашу статью про функцию ВПР. Она помогает менеджерам экономить часы времени при анализе данных за разные периоды из нескольких подразделений.

Лабораторные новости

Пора готовить график отпусков на 2019 год: вспоминаем правила, учитываем новшества — обзор

Скоро новый год, а значит, нужно позаботиться о составлении графика отпусков. Обзор напоминает о форме графика, сроках подготовки и других нюансах, которые предстоит учесть работодателям.

В какой срок успеть

В понедельник 17 декабря у вас уже должен быть готовый график отпусков. ТК РФ требует, чтобы этот документ был утвержден не позже чем за две недели до нового года.
Если у вас есть первичная профсоюзная организация, в процесс подготовки графика отпусков нужно заложить дополнительное время на учет мнения ее выборного органа:
— пять рабочих дней на получение его мотивированного ответа;
— три дня на дополнительные консультации (если они понадобятся).
Лучше уже в начале следующей недели направьте необходимые документы, чтобы соблюсти сроки.

Как составить график

Для начала узнайте пожелания работников. В этом помогут, например, опросные листы, заполненные сотрудниками каждого отдела.
Помните, что допустимо согласовать разделение отпуска на части. Хотя бы одна из них должна быть не менее 14 календарных дней.
Сам график можно составить либо по унифицированной форме N Т-7, либо по форме, разработанной работодателем.

О чем не забыть

Следует помнить о льготных категориях работников, чьи "отпускные" пожелания учитывать обязательно.
Недавно в число этих льготников добавили лиц, у которых трое и более детей младше 12 лет. Таким многодетным работодатель должен предоставлять отпуск в удобное для них время.
Отметим, на практике неоднократно возникал вопрос о том, когда льготники могут реализовать свое право на "удобный" отпуск: только при составлении графика или даже после этого.
Согласно первому подходу можно не предоставлять отпуск льготнику, если он хочет уйти в него не по графику. Свое право выбора он реализует при составлении этого документа. Вторая позиция гласит, что отказ льготнику со ссылкой на отсутствие отпуска в графике является необоснованным.
Из-за неоднозначности практики лучше учитывать пожелания льготников в течение года, даже если для этого придется корректировать график отпусков.

Как учесть "внеочередные" выходные

С 1 января у персонала появится возможность брать дни для диспансеризации.
Хотя конкретные даты будут определяться по согласованию с работодателем, лучше заранее подготовиться к изменениям. Можно составить своего рода график диспансеризации и попросить работников, которые под нее подпадают, выбрать примерное время или хотя бы месяц ее прохождения.
Эту информацию полезно будет знать, в частности, для планирования отпусков, чтобы избежать пересечений.

Кого включить в график диспансеризации

Порядок проведения диспансеризации определяет, что ее проходят лица от 18 лет и старше. Такие сотрудники смогут взять один оплачиваемый день раз в три года. В 2019 году под диспансеризацию подпадут, к примеру, работники 1989, 1986, 1983, 1980, 1977 годов рождения.
Кроме того, нужно предложить выбрать время диспансеризации пенсионерам и лицам, которым осталось пять или меньше лет до срока выхода на пенсию. Им будет полагаться два оплачиваемых дня ежегодно.
Как указывают некоторые региональные отделения ПФР, например отделение по Амурской области, работодатели могут заключить с ними специальные соглашения, на основе которых удастся в электронном виде получить информацию о своих предпенсионерах. Это поможет выяснить, кто находится в предпенсионном возрасте и с января получит новую гарантию.

Читать еще:  Как вступить в наследство после смерти брата или сестры

Как составить график отпусков в 2021 году

График отпусков – это локальный нормативный акт, который утверждает руководитель компании (скачать бланк графика отпусков вы сможете далее в статье). Данный документ обязателен к исполнению обеими сторонами трудового договора – работодателем и работником.

Исключение составляют только работодатели-физлица: они могут не утверждать график отпусков. Хотя если работодатель, относящийся к данной категории, решит оформить график отпусков – это будет правильно, т. к. вопрос о порядке предоставления отпуска согласно нормам трудового права решается по согласованию с работодателем. Кроме того, при большой численности работников работодателю-физическому лицу все же лучше оформлять график отпусков. Такое же мнение высказывал Роструд.

Составление графика отпусков позволяет работодателю своевременно планировать и координировать рабочие процессы, связанные с уходом работника в отпуск. Можно заранее найти замену отпускнику (назначить исполняющего обязанности, найти внутреннего или внешнего совместителя), провести обучение при необходимости.

Также, имея график отпусков:

  • недопустимо накопление неотгулянных отпусков;
  • своевременно выплачиваются отпускные.

В графике указывают сведения о датах начала и окончания ежегодного основного и дополнительного отпусков по всем сотрудникам компании. Также делают разбивку по структурным подразделениям (отделам, департаментам и т. п.).

Если у работника по какой-то причине остались неотгулянные дни отпуска за прошлый год, информацию о старых отпусках тоже указывают в графике отпусков.

Таким образом, утвержденный график отпусков гарантирует право работника на отпуск согласно ТК РФ.

Как предоставить отпуск

Итак, отпуска предоставляют в соответствии с ТК РФ и графиком отпусков.

Если работника по какой-то причине не устраивают даты отпуска (изменились планы, семейные обстоятельства и др.), он может попросить работодателя о переносе отпуска. Для этого сотрудник должен написать заявление на перенос отпуска и предоставить его в отдел кадров. Однако согласовать перенос отпуска – скорее право, нежели обязанность работодателя.

По производственной необходимости или при отсутствии веских оснований руководитель компании может и отказать в переносе времени отпуска. Так, например, многие компании, которые вынуждены были распустить по домам своих работников в период эпидемии коронавируса 2021, не разрешали работникам переносить свои отпуска. И сотрудники брали ежегодные отпуска по графику, находясь на самоизоляции. В данном случае это не было нарушением трудового законодательства.

По соглашению с руководителем ежегодный отпуск может быть разделен на части. Главное условие, чтобы одна часть отпуска была не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ).

Минтруд отмечает, что количество частей второй половины отпуска не ограничено. Однако если чрезмерно дробить отпуск на дни, это негативно отразится на работоспособности. За короткий отпуск работник не сможет полностью восстановиться и отдохнуть. Такая позиция изложена в письме Минтруда от 24.09.2019 № 14-2/ООГ-6958.

Утвержденный график отпусков доводят до сведения всех работников посредством электронного документооборота или выдают на ознакомление под роспись. Также график отпусков может быть размещен на доске объявлений.

Кроме обязательного ознакомления с графиком отпусков, работодатель должен уведомить каждого работника о начале отпуска. Это делают в соответствии с ч. 3 ст. 123 ТК РФ – не позднее, чем за 14 дней до начала отпуска. Ознакомиться с уведомлением работник должен письменно.

Отпуск авансом

Напомним, что право на отпуск возникает у нового сотрудника через 6 месяцев работы у данного нанимателя (ч. 2 ст. 122 ТК РФ).

Если человек устроился на работу до утверждения графика отпусков, его дни отпуска внесут в данный документ. Если же работник пришел незадолго до начала нового года, то в приказ могут внести изменения. Однако может возникнуть ситуация, когда работник просит отпустить его в отпуск до истечения 6-месячного срока работы.

По общим правилам за каждый месяц работы сотрудник имеет право на отпуск из расчета 2,33 дня.

Сотрудник отработал в компании всего 3 месяца и просит предоставить ему оплачиваемый отпуск на 14 дней. По соглашению сторон такой отпуск может быть оформлен. В этом нет нарушения трудового законодательства.

За 3 месяца непрерывной работы работнику положен отпуск в количестве 6,99 дней (3 месяца × 2,33 дня). Значит, при согласовании руководителя отпуск в количестве 7,01 дней (14 дней – 6,99 дней) работник получит авансом.

Также отпуск предоставляют авансом, когда работник берет большее количество дней оплачиваемого отпуска, чем то, которое он заработал.

С информацией по расчету отпуска вы можете ознакомиться в нашей статье «Как правильно рассчитать отпускные в 2021 году».

Отпуск вне графика отпусков

Есть категории сотрудников, которые могут идти в отпуск до истечения 6-месячного периода работы или вне зависимости от утвержденного графика отпусков.

  • женщины – перед декретным отпуском или сразу после него;
  • сотрудники, которые усыновили младенцев возрастом до 3-х месяцев;
  • молодые сотрудники, младше 18 лет;
  • мужья, чьи жены находятся в декретном отпуске;
  • родитель (или приемный родитель/опекун), который воспитывает ребенка-инвалида младше 18 лет;
  • сотрудники, имеющие награды «Почетный донор России» или «Почетный донор СССР»;
  • совместители;
  • чернобыльцы;
  • ветераны боевых действий;
  • герои труда;
  • другие категории работников.

Данные категории работников имеют право на ежегодный отпуск в то время, когда им удобно. Данное право необходимо учитывать перед тем, как составить график отпусков.

Как правильно составить график отпусков, если невозможно планировать отпуска льготных категорий сотрудников? В таком случае целесообразно предложить работнику-льготнику написать заявление на удобные для него даты отпуска.

Когда график отпусков сформирован на основе письменного пожелания работника (заявления), изменить даты отпуска льготнику можно только по согласованию сторон.

Если работник льготной категории считает, что его право на предоставление отпуска в удобное для него время нарушено, он имеет право обратиться за защитой своих интересов в суд.

Читать еще:  Как составить заявление об уменьшении штрафов по кредиту?

График отпусков: правила составления и внесение изменений

График отпусков утверждают по форме Т-7. Этот бланк графика отпусков скачать бесплатно с нашего сайта вы можете по прямой ссылке здесь:

Это унифицированная форма (Т-7) графика отпусков. Данный бланк готов для использования в работе. Допустимо утвердить и свою форму данного кадрового документа и закрепить ее в локальном акте компании.

Если есть вопросы по заполнению графика, то мы подготовили образец заполнения графика отпусков, который можно скачать:

Обычно перед тем, как составляют график отпусков, со всех работников запрашивают информацию о планируемых датах отпуска. Сотрудники могут сами между собой договориться, кто и когда пойдет в отпуск с учетом взаимозаменяемости. Либо начальник отдела (иного структурного подразделения) корректирует сводную информацию по отпускам сотрудников своего отдела. На основании этих сведений и формируют график отпусков.

Обратимся к образцу заполнения графика отпусков.

В графике отпусков должны быть заполнены сведения обо всех сотрудниках, с которыми в компании в данный момент есть трудовые отношения. В график включают даже тех, с кем в новом году будет расторгнут трудовой договор.

В образце заполнения графика отпусков видно, что данный документ не содержит информации об отпусках за свой счет. В нем указывают сведения только об оплачиваемых отпусках работников – основных и дополнительных. Также в форме графика отпусков могут быть указаны даты отпуска внешних совместителей. Для этого нужно запросить у работника информацию об отпуске на основном месте работы.

Если рассматривать образец заполнения графика отпусков (форма Т-7), то в первой графе нужно указать наименование структурного подразделения. Все отделы, блоки, службы без исключения должны быть включены в график отпусков.

Во второй графе необходимо указать должность сотрудника. В четвертой – его табельный номер. Данные графы заполняют в точном соответствии со штатным расписанием. В третьей графе указывают Ф.И.О. работника. В пятой и шестой – количество дней отпуска и даты соответственно.

При необходимости в график отпусков могут быть внесены коррективы. Это делают в случаях изменения графика по производственной необходимости или отзыва сотрудников с их согласия из отпусков. В этом случае заполняют графы 8 – 9. Также график может быть изменен в связи с принятием новых сотрудников в конце прошлого или начале текущего года.

График отпусков на новых сотрудников

Как было отмечено выше, при приеме новых сотрудников можно внести дополнения в уже утвержденный график. В законодательстве не прописан порядок действий в этом случае.

Разберем 2 практических варианта, которые можно использовать без нарушения ТК РФ.

Первый и самый простой способ – это к ранее утвержденному графику сделать приложение. В данное приложение добавить новых сотрудников. И делать так можно в течение года несколько раз – при приеме новых сотрудников, у которых возникнет право на отпуск.

Второй способ не предполагает внесение изменений в ранее утвержденный график отпусков. Если у работника, принятого в данную компанию и у которого не утверждены даты отпуска в графике, возникает желание отдохнуть, он пишет заявление. Если с работодателем удается договориться, работник идет в отпуск. Если нет – продолжает работать, т. к. отсутствие на рабочем месте может быть расценено как прогул.

Итоги

График отпусков – очень важный документ, регламентирующий порядок отпусков в компании. Его должны соблюдать все работники (за исключением льготных категорий) и работодатель. В этой статье размещён образец заполнения графика отпусков, который можно скачать для использования в работе.

Как составить график отпусков на 2021 год: каким должен быть

График отпусков представляет собой документ, ежегодно составляемый организациями и индивидуальными предпринимателями, в котором содержится информация о порядке и продолжительности отпуска каждого работника. Чтобы своевременно рассчитать отпуск, важно знать, как его оформить в 2021 году, чтобы избежать путаницы по поводу отсутствия рабочих на работе и замедления рабочего процесса.

Сроки и форма составления

График отпусков является локальным нормативным актом. Период составления документа определен на законодательном уровне. На 2021 год он должен быть утвержден не позднее 17 декабря 2020 г. Для небольших компаний составить график не составляет труда, процесс не занимает много времени. Для формирования документации об отпусках, в крупных предприятиях требуется большой временной промежуток.

Документ содержит следующую информацию:

  • Данные сотрудников, фамилия, имя, отчество, должность, табельный номер.
  • Даты планируемого отдыха каждого.
  • Общее количество дней. При предоставлении нескольких отпусков в 2021 году, информация предоставляется по каждому.
  • Графа для внесения изменений, если таковые будут необходимы.
  • Графа для подписи работника с подтверждением, что он ознакомился с локальным актом.
  • Реквизиты документа – номер, дата, время, которое он охватывает.

Порядок формирования

Процедура составления графика отпусков на 2021 году будет выглядеть примерно так:

  • Опросить работников о желаемых датах отдыха. Прежде всего следует учесть интересы льготных категорий и потребности самой организации, чтобы не отправить одновременно на отдых всех специалистов одного профиля.
  • Составить предварительные графики по подразделениям компании с учетом пожеланий работников, их взаимозаменяемости, сезонных нагрузок и других особенностей работы. Этот вопрос может быть поручен руководителям подразделений, которые лучше всего владеют данной информацией.
  • Обработать полученные сведения в кадровой службе с формированием окончательного графика.
  • Передать на утверждение руководителю и ознакомление персоналу.

Форма документа

Законом строго не регламентировано, каким по форме должен быть график отпусков на 2021 год. До 2013 года для его оформления использовался унифицированный бланк Т-7. Теперь каждая компания вправе использовать собственный вариант документа. Удобнее всего его оформить в виде таблицы, куда вносятся следующие сведения:

  • о работодателе;
  • о самом документе: название, порядковый номер, дата утверждения и год, на который составляется;
  • о наименованиях отделов, структурных подразделений;
  • о сотрудниках: должность (по данным штатного расписания), ФИО, табельный номер.
  • об отпусках: продолжительности, запланированных и фактических датах, переносах (с указанием соответствующего документа-основания и измененных дат).
Читать еще:  Как правильно считать срок годности продуктов

На окончательном варианте графика отпусков должны стоять подписи начальника отдела кадров и руководителя компании или уполномоченного ним сотрудника. Далее с документом ознакамливается персонал, подтверждая этот факт распиской. Для оформления последней можно внести соответствующую графу в сам график или сделать так называемый лист ознакомления. Он представляет собой документ в свободной форме, где каждый сотрудник ставит дату информирования о времени своего отдыха и подпись.

Выбор даты и длительность отпуска

Отпуск предоставляется в даты, определенные утвержденным графиком отпусков. При составлении учитывается желание работника, возможность его замены, производственная необходимость. К учету могут приниматься неиспользованные дни с прошлого периода. Согласованный документ предполагает, что работник отправиться отдыхать в указанное в нем время.

Законодательством определено несколько категорий сотрудников, которые имеют право на выбор любых дат для отпуска, не зависящих от сформированного графика.

К ним относятся:

  1. Мужчины, чьи супруги находятся в декрете.
  2. Жены военнослужащих.
  3. Несовершеннолетние.
  4. Многодетные матери, дети которых не достигли 12 лет.
  5. Сотрудники с ребенком до 18 лет, который имеет группу инвалидности.
  6. Совместители. На дополнительном месте им предоставляется отдых в то же время, когда и на основной должности.
  7. Почетные доноры.
  8. Ветераны.
  9. Лица, участвовавшие в ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС.

Продолжительность основного отпуска в 2020 году составляет 28 календарных дней в год. Некоторым группам, он предоставляется в другом объеме. Инвалиды имеют право на 30 календарных дней, несовершеннолетние – 31, работники служб спасения – до 40, занятые в производстве химического оружия – до 56. Отдых может быть разделен на несколько временных промежутков. Главное условие – один из них не должен быть меньше двух недель. Другие периоды отдыха могут длиться менее этого срока.

Утверждение графика отпусков

Согласованный локальный нормативный акт подписывает руководитель кадровой службы, после чего утверждается директором.

При отсутствии должностного лица утверждение производится уполномоченным лицом. Если на предприятии есть профсоюзный комитет, учитывается мнение этого органа. Подтверждающим документом является приказ.

В утвержденный график при необходимости вносятся изменения. Обязательное условие – согласие работодателя и сотрудника. Оформление изменений проводится приказом. Допускаются изменения в следующих ситуациях:

  1. Отпуск в согласованный ранее период приведет к негативным последствиям для предприятия;
  2. Отзыв по причинам производства;
  3. Заболевание сотрудника;
  4. Заявление работника, в котором указаны причины изменений.

За две недели до наступления согласованного отпускного периода работодатель уведомляет об этом сотрудника. Если уведомление работником не получено, у него появляется право на перенос. Заявление на отдых или перенос писать нет необходимости, за исключением следующих случаев:

  • Отпуск предоставляется работнику, который проработал менее 6 месяцев;
  • Правом на отдых планируют воспользоваться льготные категории – почетные доноры, несовершеннолетние, другие.

Формирование графика предоставления ежегодного отдыха – важная часть документооборота на предприятии. Документ позволяет упорядочить производственный процесс с учетом прав сотрудников, дает им возможность заранее спланировать отдых.

Возможные нарушения

После обработки документа вы должны проверить его на наличие следующих возможных ошибок:

ТРАНСЛЯЦИЯ. График отпусков: подводим итоги 2021 года, утверждаем график отпусков на 2022 год

График отпусков – не самый сложный локальный нормативный акт организации, но за нарушения, допущенные при его составлении, работодателей продолжают штрафовать!

Проверяющие обращают пристальное внимание на дату его утверждения, проверяют — все ли сотрудники в нем указаны, считают дни в частях предоставляемого работнику отпуска и так далее. На вебинаре подробно рассмотрим порядок составления и утверждения графика отпусков по всем правилам.

  • как отразить в графике задолженность по отпускам,
  • как распланировать предоставление отпуска льготным категориям работников,
  • как внести изменения в график отпусков и отразить в нем переносы.
  • Процессор. Intel Celeron 440 (2.0 ГГц) или AMD Athlon 3600+ и выше.
  • Оперативная память. 1 Гб для Windows XP, 7; Linux; Mac OS X Tiger, Leopard или 2 Гб для Windows Vista.
  • Браузер. Internet Explorer 9 и выше, Google Chrome 10.0.648.204 и выше, Mozilla Firefox 4.0 и выше.
  • Звуковые колонки (аудиосистема) или наушники.
  • Наличие подключения к сети интернет.
  • Программное обеспечение. Adobe Flash Player, Adobe Connect Meeting Add-in, Oracle Java, Adobe Reader.

Конюхова Евгения Владимировна

Ведущий эксперт-консультант по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, преподаватель консалтинговой группы компаний

Авторские методические материалы

Авторские методические материалы

Видеозапись прошедшего вебинара

Видеозапись прошедшего вебинара

Комплект для записей

Комплект для записей

Питание участников (кофе-брейки)

Питание участников (кофе-брейки)

Гарантированный ответ на Ваш вопрос

Гарантированный ответ на Ваш вопрос*

Сертификат учебного центра

Сертификат учебного центра

1. Сложные вопросы составления и работы с графиком отпусков: учет мнения работников, возможности разделения отпуска на части, отражение в графике задолженности по отпускам, планирование предоставления отпуска льготным категориям работников, внесение изменений в график отпусков.

2. Оформление предоставления основного оплачиваемого отпуска: извещение работника о начале отпуска, практические рекомендации к форме документа. Необходимость оформления заявления работника на отпуск, особенности оформления приказа в случае предоставления отпуска за несколько рабочих лет, отпуска с последующим увольнением, перенесение отпуска на другой период, временная нетрудоспособность во время отпуска, хронологическая последовательность предоставления отпусков с учетом изменений, внесенных Конвенцией.

3. Особенности предоставления и оформления дополнительного оплачиваемого отпуска за работу на условиях ненормированного рабочего дня.

4. Анализ типичных ошибок в порядке предоставления отпусков. Ответственность работодателей за нарушения в порядке предоставления и оплаты отпусков.

Конюхова Евгения Владимировна

Конюхова Евгения Владимировна

Ведущий эксперт-консультант по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, преподаватель консалтинговой группы компаний

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector