Art-clr.ru

Арт Журнал
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Обязательно ли вести на работников личные карточки формы Т‑2

Обязательно ли вести на работников личные карточки формы Т‑2?

Работодатель обязан вести личные карточки по всем работникам, с которыми заключены трудовые договоры. Данное правило касается как основных работников, так и совместителей. Не нужно заводить личные карточки на лиц, работающих по договорам ГПХ.

Для малых предприятий и индивидуальных предпринимателей исключений не предусмотрено. Они также должны вести личные карточки.

Ведение личных карточек обычно входит в должностные обязанности кадровика, в небольших компаниях эту функцию может выполнять бухгалтер или главбух.

Нормативные документы, в которых предусмотрена обязанность ведения личных карточек:

1. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». В 12 пункте Постановления сказано, что работодатель обязан под роспись ознакомить работника со всеми записями (о приеме, переводе, увольнении), которые вносятся в трудовую книжку. Также в данном пункте отмечено, что такие записи нужно дублировать в личную карточку сотрудника. Именно в личной карточке работник и ставит свою подпись (3 и 11 разделы в форме Т-2). При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 41).

2. Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете» (п. 27).

3. Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях, утвержденные Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.04.2008 (п. 23).

Форма личной карточки

Существует унифицированная форма карточки Т-2. Документ включает 11 разделов. Работодатель вправе не использовать унифицированную форму карточки, а утвердить собственный бланк.

Для заполнения личной карточки от работника потребуется ряд документов:

  • трудовая книжка;
  • паспорт;
  • документ об образовании;
  • СНИЛС;
  • военный билет;
  • другие личные сведения, предоставленные работником (семейное положения, данные о ближайших родственниках и т. п).

Также в личной карточке кадровик должен отразить данные приказа о приеме на работу.

Порядок ведения личной карточки закреплен в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Личная карточка хранится в личном деле сотрудника.

Если в личной карточке закончится место для внесения новых сведений, кадровик может сделать вкладной лист с нужными разделами с пометкой «Дополнение к личной карточке работника».

Как внести изменения и сделать исправления

Если кадровик обнаружит в личной карточке ошибку, ее следует исправить. Для этого нужно аккуратно зачеркнуть неверную запись и рядом сделать верную. Далее нужно написать «исправлено» и заверить исправление подписью, указав должность и ФИО (п. 7 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Если у сотрудника изменился оклад, отражать эти изменения в карточке Т-2 необязательно. При желании данную информацию можно внести в раздел Х «Дополнительные сведения».

Если сотрудника перевели на другую должность, запись нужно внести в раздел III.

Заводить ли новую карточку, если сотрудник ранее работал в данной организации?

При увольнении сотрудника личная карточка закрывается. В разделе XI делается запись о расторжении договора, ставится подпись представителя работодателя и работника.

Следовательно, принимая работника, который прежде уже трудился в вашей организации, нужно открыть новую личную карточку.

Ответственность

Наличие и порядок заполнения личных карточек может проверить трудовая инспекция. Обнаружив ошибки и неточности, скорее всего, поверяющие предложат их исправить и не будут за них штрафовать. Особое внимание инспекторы при проверке уделяют информации о приеме, переводах и отпусках. Также трудовая инспекция проверяет наличие подписи работника в соответствующих строках личной карточки.

А вот если личных карточек на предприятии нет, работодателя могу привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП.

Личная карточка работника по форме Т-2

Личная карточка сотрудника или образец заполнения карточки Т-2 — зачем нужен этот документ и какую пользу приносит работодателям. Постановление Правительства «О трудовых книжках» от 16 апреля 2003 года №225 требует вести кадровый учёт всех работодателей, принимающих сотрудников в штат по трудовому договору. Исключений для малого бизнеса не предусмотрено: даже если у индивидуального предпринимателя трудоустроен 1 специалист, для него необходимо завести карточку. Рассказываем, что указывают в форме Т-2, представляем правильный пример заполнения и пустой бланк для использования в работе.

Для чего нужна личная карточка работника формы Т-2

Компании и предприниматели, государственные учреждения и органы власти, использующие наёмный труд, обязаны обеспечивать ему должное документальное оформление. Недостаточно подписать контракт с сотрудником, издать приказ и выдать подчинённому должностную инструкцию. Чтобы трудоустройство было полностью законным, требуется завести специальную карточку на каждого работника и указать в ней подробную личную и служебную информацию.

Данные карточки называются «личными» и ведутся по строго унифицированной форме Т-2.

Личная карточка работника по форме Т-2 помогает систематизировать имеющуюся информацию о человеке, а значит упрощает кадровый учёт и повышает безопасность организации. Заполнение избавит работодателя от нелегальных иностранцев в штате, специалистов без нужной квалификации и других потенциальных кадровых проблем.

Законодательные нормы и требования представлены:

  • в Постановлении Правительства «О трудовых книжках» от 16 апреля 2003 года №225;
  • в Постановлении Правительства РФ от 27.11.2006 №719 «Об утверждении Положения о воинском учете» (для ведения воинского учёта в государственных и коммерческих организациях).

Данные в Т-2 весьма подробно характеризуют сотрудника как со служебной, так и с социальной, личной стороны. Данные из неё могут стать базой для проверки специалиста службой безопасности компании. Это распространено в крупных коммерческих организациях, органах власти и банках. С точки зрения малого бизнеса и индивидуальных предпринимателей, такой документ может показаться необязательным, ненужным. Однако альтернативы нет — за отсутствие карточек полагается штраф:

  • ИП и должностные лица — до 5 тысяч рублей;
  • организации — до 50 тысяч рублей.

Образец заполнения карточки т2

Правила заполнения карточки Т-2

Бланк формы Т-2 личной карточка работника — это несколько таблиц на 4-х страницах, где в 11 тематических разделах раскрываются персональные данные гражданина:

  • его имя;
  • возраст;
  • гражданство;
  • образование, специальность, должность;
  • семейное положение, члены семьи (близкие родственники);
  • реквизиты паспорта;
  • военная обязанность;
  • прием и переводы на новую работу;
  • аттестация;
  • повышение квалификации и профессиональная переподготовка;
  • почётные награды;
  • количество и продолжительность отпусков;
  • право на льготы;
  • дополнительная информация.

Последней строкой указывается дата увольнения (после издания соответствующего приказа).

Как правильно заполнять? Карточка посвящается одному специалисту, оформленному по трудовому договору. На тех, кто работает по ГПХ, заводить учётную карточку не требуется. Если человек уволился, а потом заново устроился в эту же организацию, заводят новый бланк (старый сразу отправляется в архив). Чтобы полностью заполнить Т-2 придётся найти данные в следующих документах:

  • трудовой договор;
  • приказ о назначении на должность;
  • паспорт;
  • трудовая книжка;
  • СНИЛС;
  • дипломы и аттестаты об образовании;
  • военный билет;
  • справки, подтверждающие права на льготы;
  • анкета или биография (необязательно).

Копии этих актов и свидетельств специалист предоставляет при трудоустройстве в организацию. Они будут хранится в его личном деле. Отсутствие хотя бы одного необходимого документа может быть причиной отказа работодателя подписать договор. Карточка начинает заполняться в первые дни после вступления специалиста в должность и постепенно пополняется нужными сведениями. Рекомендуется не затягивать оформление Т-2: форма весьма простая, а за её отсутствие полагается штраф.

Правила заполнения допускают несколько вариантов оформления документа. Можно писать от руки или заполнять часть строк на компьютере. Заполнить карточку на компьютере на 100% не получится: часть информации нужно будет добавлять по ходу работы. Например, сведения о переводах на новую должность, наградах и профессиональной переподготовке. Да и хранится карточка только в бумажном виде.

Личная карточка по форме Т-2

Пример оформления личной карточки Т-2

Разберём пример заполнения. Это несложный бланк, справиться с которым в состоянии даже новичок в делопроизводстве. Любой из 11 разделов оформлен в виде таблицы, где все строки и графы подписаны. Остаётся только заполнить данные.

Документ начинается с шапки, где указывают:

  • дату составления (обычно совпадает с датой начала трудовых отношений или максимально приближена к нему);
  • табельный номер (назначается учреждением по порядку трудоустройства);
  • СНИЛС;
  • первую букву фамилии (в графе «Алфавит»);
  • характер работы — основная или по совместительству;
  • пол.

В главе 1 будет информация об имени, дате рождения, гражданстве. Ниже в специальной таблице рассказывают о законченных вузах и сcузах и имеющихся дипломах. Имеются ввиду техникумы, университеты и послевузовское образование, имеющееся у работника на момент вступления в должность. Уже на втором листе рассказывают о семейном положении и близких родственниках (супругах, родителях, братьях и сестрах), адресах и контактных данных.

Раздел 2 посвящается воинскому учёту и формируется на основе данных военного билета. У невоеннообязанных эта таблица остаётся пустой. Данный раздел подписывают специалист отдела кадров и сам подчинённый.

Разделы 3-6 будут оформляться уже по ходу совместной работы, изначально в них ничего писать не нужно. Здесь будет информация о назначениях на новые должности, повышении квалификации, профессиональной переподготовке.

В разделе 7 указывают все почётные звания и награды сотрудника — они нередко гарантируют дополнительные выплаты к окладу. В строки в разделе 8 вносят информацию об отпусках — их разновидности и продолжительности, точных сроках. В разделе 9 указывают, есть ли у сотрудника право на социальные льготы.

В раздел 10 заносят все данные, имеющее значение для работодателя, но не предусмотренные другими разделами. Например, нередко просят отразить принадлежность к политическим партиям и общественным объединениям. На практике в большинстве карточек строка остаётся пустой.

Оформление завершится датой расторжения трудового контракта и реквизитами приказа об увольнении.

Заключение

Законодательство требует от работодателей заводить и обновлять личные карточки сотрудников по единой форме Т-2, где на 4 страницах раскрывается подробная информация о гражданине, начиная от его имени и профессии, заканчивая именами близких родственников и политической принадлежности. Отказаться от ведения Т-2 нельзя — за их отсутствие полагается штраф до 50 тысяч рублей.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Личная карточка работника: образец и правила заполнения

При приеме на работу любого специалиста работодателем заводится специальная личная карточка. Она формируется по форме Т-2. В нее вносятся разные сведения о работнике, а также указывается дата приема на работу. Занимается оформлением данного документа работник кадровой службы. Для внесения данных используется образец личной карточки работника, позволяющий разобраться в том, какие обязательно сведения должны содержаться в этом документе. Данные карточки должны формироваться как разными компаниями, так и индивидуальными предпринимателями, которые официально нанимают на работу граждан.

Читать еще:  Как правильно составить встречное исковое заявление

Обязательны ли личные карточки работников?

Личные карточки представлены важным учетным документом, содержащим личную информацию о конкретном сотруднике компании. К особенностям ее составления относится:

  • она непременно формируется для каждого специалиста работодателем, представленным руководителем фирмы или частным предпринимателем;
  • для создания данного документа используется утвержденная форма Т-2;
  • составляется карточка для абсолютно любого сотрудника фирмы, который может работать на основании срочного или бессрочного договора;
  • создается данный документ сразу после официального устройства конкретного специалиста, причем в него вносятся сведения до момента расторжения трудовых отношений;
  • закрывается личная карточка в тот момент, когда увольняется гражданин, но при этом она обязательно хранится в компании не меньше 10 лет.

Находятся данные карточки в отделе кадров любой компании.

личная карточка т 2

Можно ли отказаться от оформления личных карточек?

Работодатели обязаны заниматься составлением и заполнением данного документа. Не допускается заменять карточки личными делами. Поэтому личная карточка Т-2 является обязательным документом для каждого работодателя.

В этом документе должны дублироваться сведения, вносимые в трудовую книжку. Поэтому указывается информация не только о приеме на работу, но и о получении гражданином разных наград, о переводах, увольнении или иных событиях. С каждой записью, вносимой в карточку, работодатель должен знакомить непосредственного специалиста под роспись.

Какие нужны документы?

Унифицированная форма личной карточки работника должна иметься у каждого работодателя. Для внесения разных сведений в этот документ руководитель компании должен запросить у гражданина определенную документацию, к которой относится:

  • паспорт гражданина;
  • трудовая книжка;
  • военнообязанные сотрудники предъявляют военный билет;
  • документы о полученном образовании;
  • СНИЛС;
  • ИНН;
  • другие документы, причем они зависят от того, какую именно должность будет занимать гражданин в компании, поэтому нередко требуются медицинские справки, водительские права, свидетельство о повышении квалификации, а также разные бумаги, подтверждающие, что сотрудник получал ранее разные награды от государства.

Дополнительно вносятся сведения из распорядительных документов, которые издаются руководителем компании. Другие данные передаются гражданином устно, так как их невозможно получить из официальных документов. К ним относится информация о составе семьи, контактные сведения, даты рождения детей, уровень владения каким-либо иностранным языком или другие данные. Все эти сведения передаются в устном виде. Поэтому при первичном заполнении образца личной карточки работника требуется, чтобы специалист присутствовал во время данного процесса.

дополнения к личной карточке работника

Какие имеются разделы?

В личной карточке имеется множество разных разделов, каждый из которых обладает своим уникальным предназначением. Сведения вносятся только при наличии официальных документов, из которых переносятся данные. Разделы личной карточки работника представлены следующими пунктами:

  • общие сведения о гражданине;
  • информация о воинском учете;
  • дата, когда гражданин был принят на работу или переведен на другую должность в компании;
  • информация о пройденной аттестации;
  • сведения о курсах, на основании которых была повышена квалификация гражданина;
  • данные о переподготовке;
  • перечисляются все награды, поощрения и почетные звания, полученные специалистом;
  • сведения об отпуске;
  • приводятся данные о разных социальных льготах, которыми может пользоваться сотрудник на основании требований законодательства;
  • дополнительные сведения;
  • информация о прекращении трудовых отношений с работником, причем сюда включаются сведения о приказе, на основании которого был расторгнут трудовой договор.

Каждый раздел должен включать только достоверную информацию, для чего важно пользоваться бумагами, полученными от работника, а также разными распоряжениями, составляемыми работодателем.

личная карточка работника прием на работу

Правила составления

При внесении сведений в документ рекомендуется пользоваться образцом личной карточки работника, чтобы не допустить ошибок. При ведении этого документа учитываются правила:

  • распечатывается форма исключительно на картоне;
  • используется двусторонняя печать;
  • если создается карточка для научно-педагогических сотрудников, то используется форма Т-4;
  • хранится в архиве данная документация в течение 75 лет;
  • если закрывается компания или прекращает деятельность ИП, то предается документ в архив региона, так как он выступает доказательством трудоустройства конкретного гражданина.

Не заводится личная карточка Т-2 для граждан, работающих по совместительству, поэтому они создаются исключительно для штатных сотрудников.

Нюансы заполнения

При внесении любой информации в бланк личной карточки, необходимо работнику кадровой службы придерживаться определенных правил. К ним относится:

  • первые две страницы необходимо заполнить непосредственно после того, как новый специалист будет принят на работу;
  • все остальные страницы заполняются уже в процессе работы гражданина в компании, например, при получении награды или переводе на другую должность;
  • все сведения переносятся исключительно из официальных документов;
  • каждая внесенная информация комплектуется ссылкой на первоисточник, представленный обычно распоряжением руководства.

В компании может использоваться электронная система, позволяющая заниматься ведением личных карточек работников в электронной форме. Но в любом случае правильно заполненная документация распечатывается на картоне.

Образец личной карточки работника можно изучить ниже.

образец личная карточка работника

Все данные вносятся в соответствующие поля. Продолжение документа ниже.

образец личная карточка работника часть 2

Какие вносятся персональные сведения?

На первой странице личной карточки должны иметься личные сведения о наемном специалисте. Для этого используются данные из паспорта, диплома и других аналогичных документов, имеющихся у наемного специалиста.

К правилам внесения личной информации относится:

  • указывается Ф. И. О. гражданина;
  • указывается, какими иностранными языками владеет сотрудник;
  • сведения из стажа можно взять из трудовой книжки или других документов, передаваемых работником;
  • прописывается дата и место рождения гражданина, причем не желательно пользоваться сокращениями;
  • если у человека имеется второе гражданство, то прописывается наименование государства;
  • информация о членах семьи гражданина;
  • указывается место прописки и проживания.

Заполняются основные пункты документа именно при приеме на работу. Личная карточка работника далее хранится в кадровой службе компании. Как только будут внесены все необходимые сведения, работник должен убедиться в их достоверности, после чего расписывается в документе.

Данные о воинском учете

Эти сведения вносятся во второй раздел. Для этого указывается, является ли новый работник военнообязанным, а также приводятся сведения о том, годен ли он для воинской службы.

Информацию работник отдела кадров должен брать исключительно из военного билета работника. Если сотрудник подлежит призыву, то этот факт указывается в личной карточке.

отдел кадров

Информация об образовании

У каждого работника может иметься свой уровень образования, для чего во время использования карточки применяются соответствующие коды.

Например, если у работника имеется только основное общее образование, то ставится цифра 03, а если он закончил вуз, то ставится код 18. Если на работу устроился студент, обучающийся на последних курсах института, то делается запись о наличии неоконченного высшего образования. Для этого запрашивается у гражданина специальная справка, получить которую он может в учебном заведении.

Профессия

Сведения о профессии вносятся в 7 пункт документа. Здесь отражается, какой профессией владеет новый сотрудник.

Указывать требуется не только основную профессию, но и дополнительные, при их наличии. Основной должна выступать специальность, являющаяся наиболее значимой для непосредственной компании.

Стаж работы

Он рассчитывается на основании сведений, имеющихся в трудовой книжке или другой документации работника. С помощью этой информации можно понять, имеет ли работник право на разные льготы.

Важно учитывать не только общий стаж, но и непрерывный. Для этого оценивается, сколько времени проходило между датами увольнения и приема на работу. Если имеется период, превышающий один месяц, то в этом случае стаж прерывается.

унифицированная форма личной карточки работника

Информация о семье

Из паспорта берется информация о том, находится ли гражданин в официальном браке. Если работник никогда не состоял в барке, то указывается код 1, а если у него имеется официальная супруга, то ставится цифра 2.

Для вдовцов используется код 4, а если мужчина разведен, то применяется код 5. Дополнительно в личную карточку вносится информация о составе семьи. Сведения содержатся в 10 пункте. Здесь важно указать данные о том, кто является близким родственником гражданина. Включаются родители, родные братья или сестры, супруги и дети. Дополнительно следует указать сведения обо всех воспитанниках, над которыми оформлена официальная опека.

В 11 пункте приводятся паспортные данные работника.

Адрес места жительства

Эта информация считается важной, так как она позволит найти работника, если он внезапно не придет на работу. Дополнительно на основании этого адреса можно отправлять по почте разные уведомления.

Вносится в 12 пункт как можно больше контактной информации о работнике.

Прием на работу и переводы

Данный раздел обязательно начинается с записи, на основании которой принимается специалист в компанию. В дополнение к личной карточке работника заполняется и трудовая книжка. Для этого учитываются сведения из приказа, изданного работодателем. Обязательно указываются следующие данные:

  • дата приема или перевода;
  • название отдела, в котором будет работать специалист;
  • занимаемая должность, квалификация и разряд;
  • размер оклада, надбавки и тарифная ставка.

В конце работник должен расписаться в документе.

Аттестация и повышение квалификации

Данный раздел заполняется, если на работе проводится аттестация работников. Для этого указывается дата данного события и принятое комиссией решение.

Если гражданин проходит длительное обучение, на основании которого повышает свою квалификацию, то данные сведения вносятся в личную карточку. При этом учитывается только обучение, которое по длительности превышает 100 часов.

Дополнительно вносится информация о переподготовке кадров. В этом случае работник приобретает еще оную профессию. Но обучение должно по времени занимать больше 500 академических часов.

разделы личной карточки работника

Отпуск и социальные льготы

В разделе, предназначенном для отпуска, фиксируются все дни отдыха. Указываются сведения о ежегодном или учебном отпуске, а также о днях, оформленных без сохранения зарплаты.

В качестве основания может использоваться приказ руководства или график отпусков.

Увольнение

Заполняется данный раздел только после прекращения трудовых отношений с работником. Здесь указывается дата увольнения и реквизиты соответствующего приказа.

После внесения данной записи происходит закрытие личной карточки. В ней расписывается работник кадровой службы и сотрудник.

Правила хранения

Хранение личной карточки работника осуществляется с помощью сейфа или закрывающегося шкафа. Не допускается, чтобы к этим документам имелся допуск у всего персонала компании.

Систематизируются документы с помощью обычных разделителей по алфавиту и отделам в компании. Хранятся они в течение 75 лет.

Заключение

Личная карточка является обязательным и важным документом на каждого работника. Она заполняется в любой компании. В нее вносятся разные сведения о сотруднике, представленные датами его трудоустройства и увольнения, а также личными данными.

Читать еще:  Договор посуточной аренды квартиры

Хранится документ только в сейфе или закрытом шкафу, так как не допускается, чтобы к нему имели доступ все работники фирмы. Заполнением его занимается назначенный работник кадровой службы.

Личная карточка работника форма № Т-2. Заполнение бланка личной карточки работника бесплатно

Темы: ДокументыКадрыОрганизация бизнеса imageВ соответствии с трудовым законодательством, профессиональные отношения нанимателей с подчиненными должны быть строго регламентированы и оформлены в документальном выражении. С этой целью на предприятиях применяются регламентированные бланки «Т-2», предполагающие фиксацию информации о каждом сотруднике отдельно. Отсутствие данной бумаги в компании хотя бы на одного работника является прямым нарушением законодательства.

Оглавление: 1. Назначение личной карточки работника по форме Т-2 2. Особенности заполнения личной карточки работника по форме Т-2 3. Особенности заполнения разделов личной карточки работника по форме Т-2 4. Типичные ошибки при заполнении личной карточки Т-2

Назначение личной карточки работника по форме Т-2

Личная карточка по форме Т-2 представляет собой особую форму документа, где отражаются все сведения о субъекте, который числится трудоустроенным в конкретной компании. Бланк документа является зафиксированным в Постановлении Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004г.

Начиная с 2013 года наниматели могут правомерно применять самостоятельно разработанные бланки. Данное положение зафиксировано в Приказе Минфина РФ № ПЗ/10/2012 от 04.12.2012г.

Однако, несмотря на новое постановление, практика демонстрирует, что большинство компаний продолжает применять старый образец ввиду его удобства. Впрочем, если управленец постановит необходимость разработки локального формата рассматриваемого документа, то ему, тем не менее, придется учитывать общие требования законодательства к оформлению официальных бумаг. В частности, в бланке должны содержаться следующие данные:

  • информация о сотруднике. Подразумеваются полные ФИО гражданина, дата его рождения, гражданство, имеющееся образование, а также дата трудоустройства в данную фирму. При этом также прописывается состав семьи и фактическое место жительства;
  • сведения о постановке на учет в военкомате;
  • данные о профессиональных отношениях конкретного сотрудника с нанимателем, который является оформителем карточки. Подразумевается общая информация из трудового соглашения (дата приема на должность, фиксация факта перевода или повышения, если подобное имело место, а также сведения о проведенной аттестации, повышении квалификации, обеспеченных периодах отпуска и об увольнениях).

Так, карточка Т-2 необходима для:

  • ознакомления с информацией, обозначенной в трудовой книжке субъекта;
  • для учета лиц, имеющих воинскую обязанность.

В современных условиях множество кадровых процедур являются автоматизированными и выполняются посредством компьютерной техники. Впрочем, карточка Т-2, тем не менее, должна заполняться и храниться 75 лет в архиве после увольнения лица, даже несмотря на имеющуюся информацию о сотруднике в электронном виде.

Так, трудоустроенный гражданин, как минимум, должен подписываться в рассматриваемой форме трижды:

  • как факт подтверждения достоверности сведений при трудоустройстве;
  • при ознакомлении с фактом трудоустройства в конкретной компании;
  • в процессе увольнения.

В случае, когда лицо по ходу своей профессиональной деятельности переводится на иную должность, в его трудовой книжке делается соответствующая пометка. В личной карточке также отмечается указанный факт. Сотрудник должен зафиксировать процедуру перевода на другую должность своей подписью.

Особенности заполнения личной карточки работника по форме Т-2

Карточки по форме Т-2 являются необходимыми для каждого предприятия в РФ. Они должны храниться в алфавитном порядке, в некоторых случаях их также разделяют по отделам, в которых работают субъекты. Впрочем, законодательно регламентированных требований относительно оформления хранения таких карточек не предусмотрено.

Бланк рассматриваемого документа предполагает титульный лист и 11 разделов. Ответственным субъектом за ведение личных карточек персонала выступает кадровый сотрудник. В обстоятельствах, когда компания не имеет кадрового подразделения, все подобные бумаги должен оформлять управленец.

К особенностям данной формы уместно отнести:

  • 1 и 2 страницы бумаги должны оформляться в процессе приема на работу, 3 и 4 страницы – на протяжении его трудовой деятельности;
  • форма Т-2 формируется на основании перечня бумаг, которые предоставляет сотрудник;
  • с целью упрощения труда кадрового сотрудника также правомерно использовать компьютерную технику;
  • заполнение рассматриваемого бланка не допускается лично работником.

Официально постановлено, что личные карточки правомерно могут не заводить только частные предприниматели. Однако практика демонстрирует, что большинство из них, тем не менее, по собственной инициативе заводят данные бланки для упрощения управленческой и кадровой деятельности.

Законодательство не фиксирует срок составления личной карточки. Однако настоятельно рекомендуется оформлять ее при трудоустройстве сотрудника, так как в Т-2 должна дублироваться отметка из трудовой книжки о взятии на должность.

Чтобы личная карточка могла быть создана, кандидат на рабочее место должен предоставить в кадровое подразделение такие бумаги:

  • распоряжение, опубликованное управленцем;
  • удостоверение личности;
  • трудовую книжку или любой иной документ, подтверждающий наличие стажа;
  • СНИЛС;
  • подтверждение наличия образования, а также дополнительные сертификаты, дипломы и лицензии, позволяющие документально подтвердить какие-либо навыки субъекта;
  • для лиц, которые являются военнообязанными, также необходимо предоставление военного билета;
  • краткая автобиография. Однако нередко кадровый сотрудник принимает данные сведения, предоставленные устно.

Специфика некоторых должностей предполагает предоставление дополнительных бумаг. В таких обстоятельствах наниматель должен письменно запросить их у нового подчиненного.Скачать образец заполнения личной карточки Т-2.

В частности, наиболее распространенными дополнительными бумагами являются документы, подтверждающие военную обязанность:

  • для субъектов, которые числятся в запасе, необходимо будет предоставить временное удостоверение или военный билет;
  • для лиц, которые в перспективе могут призываться на армейскую службу, необходимо обеспечить документальное подтверждение того, что лицо попадает под призыв.

Также уместно рассмотреть, как оформляется шапка формы Т-2. В первую очередь необходимо заполнить код ОКУД и ОКПО. Затем прописывается наименование компании без сокращений и аббревиатур. Также рекомендуется после обозначения названия, строчкой ниже, прописывать фактический адрес нахождения фирмы. Впрочем, отсутствие данной информации не является ошибкой.

В шапке также указывается:

  1. Табельный номер работника. То есть, на момент оформления личной карточки, номер уже должен быть присвоен лицу.
  2. ИНН. Важно отметить, что данный код не является обязательным к указанию в форме Т-2, и его отсутствие не считается ошибкой.
  3. СНИЛС. Код страховки является необходимой информацией для оформления карточки. На основании ст. 65 ТК РФ, его предоставление при трудоустройстве обязательно. В обстоятельствах, если субъект устраивается на первое место работы, то в обязанности его первого нанимателя входит обеспечение подчиненному СНИЛС.
  4. Графа «алфавит». Предполагается, что в данную строку необходимо внести только первую букву фамилии. Это делается в целях ведения картотеки.
  5. Пол. При этом правомерно прописать сокращение («м» или «ж») или же написать слово полностью.

Вид работы, который должен обозначаться в рассматриваемом бланке, может быть только один – основной. В случае, когда на должность трудоустраивается совместитель, то на него не заводят личную карточку, так как данный документ может храниться только по основному месту работы.

Особенности заполнения разделов личной карточки работника по форме Т-2

Карточка имеет ряд пунктов, каждый из которых подлежит заполнению. В частности, разделы формы Т-2 должны оформляться следующим образом:

  1. Второй раздел. Сюда следует вносить информацию о воинском учете. Первый пункт раздела не нужно оформлять, если работник является офицером запаса. П. 3 не должен содержать сокращений. 7-й пункт, где отражается состояние субъекта относительно воинского учета, заполняется карандашом, так как данный раздел может поменяться. Второй раздел должен быть визирован начальником кадрового подразделения и сотрудником.
  2. Третий раздел посвящается информации о приеме на должность и различных переводах. Именно от данного раздела зависит весь стаж субъекта. Ошибки и помарки в рассматриваемом пункте недопустимы. Третий раздел должен в точности повторять трудовую книжку лица.
  3. Четвертый раздел. Подразумеваются сведения об аттестации. Основной графой раздела является пункт «Решение комиссии». В указанном поле должно значиться «соответствует занимаемой должности» (либо иная информация, отвечающая действительности) от председателя комиссии.
  4. Пятый и шестой разделы отводятся для сведений о повышении лицом квалификации, а также профессиональной переподготовки. Необходимо заполнять все поля раздела, а в случае, если процедуры переподготовки не актуальны для конкретного сотрудника, в форме Т-2 следует отметить факт отсутствия курсов повышения квалификации.
  5. Седьмой раздел фиксирует награды работника. Основаниями для внесения рассматриваемой информации являются ст. 191 ТК РФ, а также локальные нормативы. Предполагается, что в документ будут внесены все награды, которые лицо получило за период трудовой деятельности в текущей компании. При этом допустимы сокращения и аббревиатуры, если это не влияет на общий смысл.
  6. Восьмой раздел. Предполагается отражение информации об отпуске. В данный пункт следует включать регулярный отпуск, бесплатный, а также отпуск по БиР и по уходу за новорожденным. Указывать требуется не только наименование периода отдыха, но также его временные рамки.

Если лицо является трудоустроенным на конкретном предприятии и рассматриваемый раздел заканчивается, необходимо создать «Дополнение к форме Т-2». Предполагается бумага, содержащая такую же шапку, как и основная карточка лица, но в основном тексте должна отражаться только недостающая табличная часть.

  1. Девятый раздел. Данная часть личной карточки работника включает сведения о социальных льготах субъекта на основании законодательства РФ.
  2. Десятый раздел посвящен дополнительным сведениям. Предполагается, что при отсутствии таковых раздел может остаться незаполненным. Однако если у субъекта имеется второе высшее образование, особые курсы, не относящиеся к основной профессиональной деятельности, категория нетрудоспособности и т.д., то их следует внести в рассматриваемый раздел.
  3. Одиннадцатый раздел описывает особенности увольнения работника. Общие правила данного пункта совпадают с третьей частью документа. Дополнительно подписать бумагу также должен кадровый инспектор.

Типичные ошибки при заполнении личной карточки Т-2

Практика демонстрирует, что допущение ошибок в форме Т-2 не имеет серьезных последствий и ответственности в соответствии с законодательством. Однако помарки в данном документе могут привести к тому, что информация о сотруднике будет интерпретирована неверно и, как следствие, сведения о нем в компании и трудовой книжке будут разниться. Наиболее распространенными ошибками являются:

  1. Применение специальных символов, например, косой черты, двоеточия или знака равенства. Подобное недопустимо в форме Т-2. Особенно это актуально для части, где прописываются шифры. При этом поле, где указываются коды, не должны пересекать никакие надписи или символы.
  2. Наличие прочерков. Несмотря на распространенное заблуждение, нет необходимости прочеркивать пустые места. В случае, когда для конкретной графы нет информации, ее нужно оставлять просто не заполненной.
  3. Заполнение Т-2 посредством компьютера. В данном вопросе важно разграничить, что первичное внесение информации допускается как от руки, так и посредством компьютера. Однако все записи, осуществленные в процессе трудовой деятельности (например, о переводе работника на другую должность через 4 месяца его работы), должны быть исключительно от руки.
Читать еще:  Договор краткосрочной аренды нежилого помещения

Испорченную карточку правомерно переделать только в процессе ее первичного оформления. В случае, когда документ был испорчен в ходе внесения записей через определенный промежуток времени, то переделывать карточку нельзя. Необходимо вносить коррективы прямо в документ.

На каждого сотрудника организация, принятого в штат, заполняется личная карточка по форме Т-2. Заполнением данной формы занимается, как правило, работника кадровой службы. Данные для заполнения берутся из трудового договора, а также из документов, предоставленных работником при трудоустройстве.

Личная карточка работника имеет унифицированную форму Т-2, которая содержит 10 разделов для заполнения. Первые три раздела нужно заполнить непосредственно при приеме сотрудника на работу, остальные заполняются в процессе работы. Данные для заполнения бланка Т-2 берутся из паспорта, военного билета, документа об образовании, трудовой книжки, СНИЛС, свидетельства ИНН. Скачать бланк личной карточки работника и образец заполнения формы Т-2 можно в данной статье внизу в формате doc (бесплатно).

Личная карточка работника (Т-2)

Личные карточки работников (Форма Т-2) применяются в организациях для полного и всестороннего учёта персонала. На их основании формируется картотека личного состава. В качестве бланка применяется унифицированная форма № Т-2, которая отражает все необходимые сведения о личности работника и его трудовой деятельности.

Форма состоит из 4 страниц, содержащих тематические блоки. Первая и вторая страницы содержат общие сведения о сотруднике и заполняются при его принятии на работу; третья и четвертая — заполняются в процессе работы.

Согласно Постановлению Госкомстата России от 05.01.2004 г. №1, ведение личных карточек работников обязательно для организаций.

В карточке Т-2 обязательно должны быть подписи сотрудника:

  • на 2 странице, подтверждающая правильность внесенных данных,
  • на 3 странице, рядом с каждой записью в разделе «Прием на работу и переводы на другую работу»,
  • на 4 странице, при увольнении.

Следствием этого требования является невозможность ведения формы Т-2 исключительно в электронном виде.

Нормативные материалы:

Личная карточка работника (Унифицированная форма № Т-2)
Утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1

Выдержка из Постановления Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»:

Заполняется работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании:

  • приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1а);
  • паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
  • трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;
  • страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  • документов воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
  • документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки,
  • а также сведений, сообщенных о себе работником.

В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

При заполнении п.5 «Знание иностранного языка» раздела 1 форм указывается степень знания языка:

  • «владею свободно»,
  • «читаю и могу объясниться»,
  • «читаю и перевожу со словарем».

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и(или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Основными документами, на основании которых заполняется раздел II «Сведения о воинском учете«, являются:

  • военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) — на граждан, пребывающих в запасе;
  • удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу — на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

На граждан, пребывающих в запасе:

  • п.1 «Категория запаса» на офицеров запаса не заполняется;
  • п.3 «Состав (профиль)» — заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и т.п.);
  • п.4 «Полное кодовое обозначение ВУС» — записывается полное обозначение (шесть цифр, например «021101» или шесть цифр и буквенный знак, например, «113194А»);
  • п.5 «Категория годности к военной службе» — записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»;
  • в п.7 «Состоит на воинском учете» заполняется (простым карандашом):
    • строка а) — в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;
    • строка б) — на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

    На граждан, подлежащих призыву на военную службу:

    • пункты: п.1 «Категория запаса», п.3 «Состав (профиль)», п.4 «Полное кодовое обозначение ВУС» и п.7 «Состоит на воинском учете» не заполняются;
    • п.2 «Воинское звание» — делается запись «подлежит призыву»;
    • п.5 «Категория годности к военной службе» — записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу;

    Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Инструкции, производится на основании информации из перечисленных документов.

    В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».

    В разделе «Прием на работу, переводы на другую работу» с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1a) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма N Т-5), администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 6 форм.

    В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

    Раздел «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.

    Полезная информация:

    По материалам Базы данных «Пакет кадровика». Консалтинговая компания «Стратегия»

    1. Каким документом утверждена личная карточка?

    Последняя редакция унифицированной формы Т-2 – личной карточки — утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004г. №1 (далее – пост.№1).

    2. Все ли работодатели должны вести карточки Т-2?

    Требование о ведении карточек Т-2 распространяется на организации (п.2 пост.№1). К работодателям-предпринимателям это требование не относится, но они вправе их вести.

    Ведение личных карточек является не только обязанностью, но оно может быть и полезным мероприятием. Во-первых, в управленческих целях. Во-вторых, судебной арбитражной практике известны случаи, когда работодатель смог защитить свои интересы, используя личные карточки для доказательства правильного расчета среднесписочной численности работников для исчисления налогов, правомерного вычета из доходов работников и т.д.

    3. Вправе ли работодатель вести Т-2 в электронном виде, а не на бумажном носителе?

    Работодатель вправе вести карточки Т-2 в электронном виде, но это не освобождает его от обязанности распечатывать их и иметь на бумажном носителе. Да и работник не сможет расписаться в компьютере. Госкомстат России не указал рекомендуемые форматы бланков, но, как видно, форма личной карточки спроектирована так, что для ее изготовления требуется бумага формата А3. А в связи с тем, что карточка Т-2 является документом достаточно длительного использования, то рекомендуется при распечатке использовать плотную бумагу.

    4. У нас в компании отдел кадров не производит заполнение карточки Т-2, а поручает это работнику. Насколько это правильно?

    Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (далее – Указания Госкомстата) заполнение формы № Т-2 производит сотрудник отдела кадров, а при его отсутствии — лицо, которому в организации поручено ведение кадровой работы. Работник не должен вносить какие-либо записи в личную карточку, за исключением своей подписи при заполнении Т-2, когда работника принимают на работу, и при заверении изменений своего трудового статуса.

    5. На основании каких документов должно осуществляться заполнение Т-2 при приеме на работу?

    Согласно Указаниям Госкомстата личные карточки заполняются при приеме работника на работу на основании следующих документов:

    • трудового договора, заключенного с работником;
    • приказа (распоряжения) о приеме работника на работу;
    • паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
    • трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;
    • страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
    • документов воинского учета — при приеме на работу военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
    • документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при приеме на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
    • сведений, сообщенных о себе работником.

    В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации работодатель вправе требовать предъявления дополнительных документов.

    Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных Трудовым кодексом РФ, ), иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ (ст. 65). Поэтому незаконны могут быть требования отдела кадров к работнику о предоставлении свидетельства о присвоении ИНН, справок, характеристик и т.п.

    6. Когда именно должна заводиться Т-2 на работника?

    Законом не предусмотрено, в какой конкретно срок должна заводиться личная карточка.

    Рекомендуется заводить Т-2 сразу после издания приказа (распоряжения) о приеме на работу, так как запись в трудовой книжке работника о его приеме должна одновременно дублироваться в личной карточке работника.

    голоса
    Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector