Art-clr.ru

Арт Журнал
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Какие документы проверяет трудовая инспекция

Какие документы проверяет трудовая инспекция?

Какие документы нужны для предъявления проверяющим из трудовой инспекции: общая информация

Трудинспекция действует на основании норм Трудового кодекса (ст. 354–365 и др.), закона «О защите прав. » от 26.12.2008 № 294-ФЗ (далее — закон № 294-ФЗ), а также подзаконных актов:

  • положения о федеральном государственном надзоре. утв. постановлением Правительства РФ от 01.09.2012 № 875 (далее — положение № 875);
  • административного регламента, утв. приказом Минтруда РФ от 30.10.2012 № 354н (далее — адмрегламент) и др.

Документы для проверяющих из трудовой инспекции должны быть в наличии с учетом норм ТК РФ. В первую очередь это локальные нормативные акты (далее — ЛНА, ст. 8 ТК РФ), трудовые договоры и соглашения (ст. 9 ТК РФ). Более конкретные требования выработаны практикой, зачастую это отражено в нормах ТК РФ и разъяснениях Роструда.

Некоторые выводы о том, какие документы нужны для трудовой инспекции, можно сделать на основании вопросов из чек-листов (обиходное наименование) — проверочных листов, утв. приказом Роструда от 10.11.2017 № 655 (далее — приказ № 655). Об этом мы сообщали в материале Роструд утвердил 107 форм проверочных листов.

Цель проверки — оценка соответствия деятельности организации или индивидуального предпринимателя (ИП) требованиям закона (п. 6 ст. 2 закона № 294-ФЗ). Непосредственно проверку проводят трудовые инспекторы государственных инспекций труда.

Проверки проводятся в одной из 2 форм (ст. 11, 12 закона № 294-ФЗ):

  • документарной (исследуются документы без выезда);
  • выездной (по месту нахождения проверяемого лица).

Документы изучаются не только во время самой проверки, но и задолго до нее. Рассмотрим виды сведений, изучаемых трудинспекцией на разных этапах.

Проверка документов на этапе формирования плана проверок

В зависимости от основания проведения проверки подразделяются (ст. 9, 10 закона № 294-ФЗ):

  • на плановые (проводятся на основании годового плана);
  • внеплановые (по заявлению, обращению и т. д.).

В плане проверок перечисляются лица, в отношении которых будут проводиться проверочные мероприятия, и сроки проведения проверки.

При его формировании учитываются:

  • 3-летний срок, прошедший с момента госрегистрации или последней проверки лица (п. 8 ст. 9 закона № 294-ФЗ);
  • наличие или отсутствие повышенного риска нарушений (ст. 8.1 закона № 294-ФЗ).

В соответствии с п. 31 адмрегламента анализ начинается в 3 квартале года с изучения:

  • материалов предыдущих проверок и их результатов, включая структуру и типологию нарушений трудового законодательства;
  • причин задолженности по зарплате;
  • сведений о работодателях, задерживающих выплату заработной платы;
  • состояния условий, охраны труда и травматизма и др. информации.

Эти сведения используются для реализации риск-ориентированного подхода. Уровень риска, в зависимости от которого устанавливается частота проверок, определяется по формуле, в которой весомая роль принадлежит индивидуальным коэффициентам, определяемым на основании (п. 10 положения № 875):

  • отчетности о результатах надзора за 3 предшествующих года;
  • сведений о травматизме за 3 года;
  • сведений о долгах по зарплате за предыдущий год.

Эти и некоторые другие сведения могут быть получены без направления запроса проверяемому лицу — по документам трудинспекции и других госорганов.

Получение документов по системам межведомственного взаимодействия

Приказом Минтруда РФ от 04.05.2017 № 412н адмрегламент дополнен п. 51(1), предусматривающим получение большого количества документов о работодателях по каналам межведомственного информационного взаимодействия от государственных и муниципальных органов и организаций, в соответствии с распоряжением Правительства РФ от 19.04.2016 № 724-р, при проведении документарных проверок.

  • о задолженности по налогам, страховым взносам, пеням и штрафам;
  • из ЕГРН, ЕГРЮЛ, ЕГРИП и некоторых др. реестров;
  • бухгалтерской (финансовой) отчетности;
  • о среднесписочной численности работников;
  • регистрации физлиц по месту жительства и др.

Материалы, которые могут быть получены от других ведомств, запрещается запрашивать у проверяемых лиц. Это вытекает из абз. 28 п. 7 адмрегламента.

ВАЖНО! Проверяемое лицо вправе ознакомиться со всеми полученными по каналам межведомственного взаимодействия материалами на основании п. 7.1 ст. 18 закона № 294-ФЗ, абз. 17 п. 7 адмрегламента.

Пределы проверки документов трудинспекцией: возможности и ограничения

В соответствии с подп. «б» п. 13 положения № 875 инспекторы вправе запрашивать и безвозмездно получать документы, объяснения и информацию, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций. Таким образом, право получать материалы не является неограниченным.

Ограничения этого полномочия можно сгруппировать следующим образом:

  1. Ограничение по срокам. Право требовать представления каких-либо документов и сведений существует только в рамках проводимой проверки. Запрещается направлять запросы до начала проверки (абз. 29 п. 7 адмрегламента), а также превышать сроки проверки без соблюдения установленной процедуры продления (абз. 26 п. 7 адмрегламента).
  2. Ограничение по объему, основанное на целях проверки. Должностные лица Роструда не имеют права проверять выполнение обязательных требований, не относящихся к их компетенции, и требовать представления материалов, не являющихся объектами проверки или не относящихся к ним, а также не вправе изымать оригиналы (абз. 22, 23 п. 7 адмрегламента).
  3. Ограничение по предмету (применимо только к плановой проверке).

ВАЖНО! Плановая проверка ограничивается перечнем вопросов, включенных в чек-листы (п. 8 положения № 875).

В соответствии с п. 7 Общих требований…, утв. постановлением Правительства от 13.02.2017 № 177, формы проверочных листов могут быть использованы для создания сервисов по самопроверке соблюдения обязательных требований.

Документы для плановой или внеплановой проверки трудинспекции

Приказом № 655 утверждены для проверки темы:

  1. Общие (№ 1–37, 100): проверка порядка приема на работу (список вопросов № 1), содержание трудовых договоров (список № 2) и др. Под параметры проверки по этим темам подпадает большинство работодателей.
  2. Отраслевые (№ 38–107): охрана труда в ЖКХ (№ 38) и др. Эти списки посвящены в основном вопросам охраны труда по разным видам работ. Исключением является список № 107, содержащий вопросы по гарантиям медработникам. Можно предположить, что список будет дополнен, поскольку по некоторым видам работ и гарантиям имеются явные пробелы. Например, для проверки соблюдения гарантий для работников образования также возможна разработка отдельного чек-листа.

При подготовке к проверке необходимо учитывать, что по каждому из вопросов нужно будет представить документ, подтверждающий выполнение требования. Рассмотрим примеры.

Чек-лист № 1: прием на работу

Если ориентироваться строго по вопросам списка, нужно представить:

  • Трудовые договоры (об их содержании и основных требованиях вы узнаете из статьи на сайте Трудовой договор с испытательным сроком по ТК РФ). К этой же категории относится договор с руководителем (см. статью Трудовой договор с генеральным директором (образец)). Информация о том, нужно ли представлять документы о продлении полномочий, отсутствует, однако целесообразно их также подготовить (подробности — в материале Как правильно оформить кадровые документы при продлении полномочий генерального директора).
  • ЛНА, предусматривающий прохождение медосмотров (при его наличии), договор с медицинской организацией, журнал учета выдачи направлений и др. документы, подтверждающие прохождение медосмотров (см. подробнее в статье Периодический медосмотр работников предприятия).
  • Гражданско-правовые договоры (ГПД).
  • Приказы о приеме на работу.
  • Листы (журналы) ознакомления с ЛНА (см. статью Лист ознакомления с ЛНА — образец).

Одна из сложнейших тем проверки — зарплата, вопросы ее начисления и выплаты.

Какие документы нужны трудовой инспекции для проверки начисления и выплаты зарплаты (чек-листы № 7, 17)

Для проверки по чек-листу № 7 нужно подготовить:

  • ЛНА по системе оплаты труда: положение об оплате труда, положение о премировании и др. (подробности — в статье Какие есть виды зарплаты и формы оплаты труда, Является ли премия составной частью зарплаты?).
  • Документы по расчетным листкам: приказ об утверждении, журнал выдачи (см. статью Когда выдается расчетный лист по зарплате?).
  • Документы по учету рабочего времени для установления переработок (см. статью Как составить график учета рабочего времени сотрудников?).
  • Документы по выплате зарплаты: трудовые договоры, ведомости по начислению зарплаты (расчетную ведомость по ф. Т-51, утв. постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм…» от 05.01.2004 № 1, платежную ведомость по ф. Т-53, расчетно-платежную ведомость по ф. Т-49 и др. подтверждающие документы). Подробнее о подтверждаемых обстоятельствах читайте в статье Порядок выплаты зарплаты по ТК.
  • Приказы по удержаниям и приложения к ним (см. статью Какие существуют удержания из зарплаты?).

Кроме того, необходимо представить документы, подтверждающие дополнительные выплаты в пользу работников, причитающиеся по различным основаниям (см. подробнее в статье Надбавки к зарплате – доплаты и компенсации).

Внеплановая проверка

Внеплановая проверка трудинспекции проводится по основаниям, перечисленным в ст. 360 ТК РФ. Перечень оснований закрытый, но может быть расширен (см. на нашем сайте сообщение о законопроекте): жалобы работников, сообщения и др.

Пределы внеплановой проверки законодательством не регламентированы. Ее цель — проверка доводов и фактов, изложенных в поступившем документе. Для выполнения этой задачи проверка может быть проведена в документарной либо выездной форме.

Срок и порядок представления документов по запросу или требованию трудовой инспекции

Порядок и сроки представления документов при документарной проверке регламентированы законом № 294-ФЗ и адмрегламентом:

  1. В течение 10 рабочих дней после получения запроса проверяемое лицо обязано представить в трудинспекцию запрошенные документы (п. 5 ст. 11 закона № 294-ФЗ, п. 52 адмрегламента).
  2. Запрос должен быть мотивированным (п. 5 ст. 11 закона № 294-ФЗ).
  3. Документы представляются только в виде копий, заверенных подписью и печатью (при наличии) проверяемого лица (п. 52 адмрегламента).
  4. При выявлении противоречий у проверяемого лица в таком же порядке запрашиваются объяснения (п. 8 ст. 11 закона № 294-ФЗ, п. 53 адмрегламента).

ВАЖНО! Непредставление запрашиваемых материалов в 10-дневный срок является основанием для привлечения к административной ответственности по ст. 19.7 КоАП РФ и перехода к выездной проверке проверяемого лица.

При выявлении признаков нарушений руководитель трудинспекции вправе назначить выездную проверку в отношении этого же лица (п. 10 ст. 11 закона № 294-ФЗ, п. 53 адмрегламента).

При выездной проверке инспектор вправе знакомиться с любыми документами, связанными с целями, задачами и предметом данной проверки (п. 5 ст. 12 закона № 294-ФЗ).

Итак, в настоящее время проверка трудовой инспекции ограничена как во временных пределах, так и по объему. При этом исследуются документы, в которых можно найти ответы на вопросы из чек-листов (в плановом порядке) либо подтверждение фактов или доводов из поступившего обращения (при внеплановой проверке). Перечни таких документов отсутствуют. Документы по запросу трудовой инспекции представляются только в виде заверенных копий.

7 шагов для успешного прохождения проверки Государственной инспекции труда

Проверка государственной инспекции труда и визит проверяющих органов – это испытание для любого работодателя. Но если знать требования, предъявляемые действующим законодательством к внутренней документации, как кадровой, бухгалтерской, так и по охране труда, то подготовиться к проверке можно заранее.

Какие бывают проверки по охране труда

Государственные инспекторы труда проводят плановые и внеплановые проверки всех работодателей – организаций и физических лиц (ч. вторая ст. 360 ТК РФ). Основанием для проверки является План проведения проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Он согласован с Прокуратурой города Москвы и размещен на ее официальном сайте.

Читать еще:  Как оформить землю под гаражом в собственность

Плановая проверка по охране труда может проводиться не чаще одного раза в три года. Она может быть как выездной, так и документарной. Но в любом случае о плановой проверке работодателя должны уведомить не позднее, чем за три дня до ее начала.

Неожиданностью для работодателя может стать внеплановая проверка по охране труда. Основанием для ее проведения являются:

  • Истечение срока исполнения предписания об устранении нарушений, выявленных ранее.
  • Обращения и заявления граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, юридических лиц, информация от органов государственной власти, органов местного самоуправления, профессиональных союзов, из средств массовой информации о фактах нарушений работодателями требований трудового законодательства, которые ставят под угрозу здоровье и жизнь сотрудников.
  • Обращения или заявления работника о нарушении работодателем его трудовых прав.
  • Запрос работника о проведении проверки условий и охраны труда на его рабочем месте.
  • Приказ (распоряжение) руководителя (заместителя руководителя) федеральной инспекции труда о проведении внеплановой проверки.

Какие документы будут проверять в ходе проверки по охране труда

В рамках проводимой плановой проверки, государственный инспектор труда, уведомляя Вас о проверке, направит в Ваш адрес запрос на предоставление документов. Примерный перечень документов при проведении проверки по охране труда вы можете скачать по ссылке.

При этом необходимо отметить, что это не исчерпывающий перечень. Государственный инспектор труда в ходе проведения проверки имеет право запросить дополнительные документы с учетом Вашей отрасли и видов выполняемых работ.

При проведении внеплановой проверки по обращению работника государственный инспектор труда имеет право запросить необходимые документы в пределах вопросов, указанных в обращении. Выходить за рамки обращения государственный инспектор труда не имеет права. Так если работник обратился с обращением по вопросу задержки выплаты заработной платы, то государственный инспектор труда запросит примерно следующие документы:

  • Штатное расписание.
  • Трудовой договор работника со всеми дополнительными соглашениями к нему.
  • Положение об оплате труда.
  • Правила внутреннего трудового распорядка.
  • Бухгалтерские документы, подтверждающие правильность начисления заработной платы.
  • Бухгалтерские документы, подтверждающие своевременность выплаты заработной платы, либо справку о задолженности по заработной плате с указанием суммы задолженности.

Самые распространенные нарушения, выявляемые в ходе проведения проверки по охране труда

  1. Не созданы для инвалидов, работающих в учреждении условия труда в соответствии с индивидуальной программой реабилитации.
  2. Не организовано обучение и проверка знаний по охране труда руководителей (включая генерального директора) и специалистов предприятия.
  3. В организации отсутствует программа вводного инструктажа.
  4. Не разработаны в установленном законом порядке инструкции по охране труда для работников.
  5. В организации отсутствуют программы (объемы) проведения первичного инструктажа по охране труда на рабочем месте для определенных профессий или видов работ.
  6. Не организовано проведение инструктажей на рабочем месте (первичные, повторные, внеплановые и целевые).
  7. С работниками не организовано проведение стажировок на рабочем месте.
  8. Не соблюдается периодичность проведения повторного инструктажа.
  9. Не организовано проведение вводного инструктажа.
  10. В организации отсутствует (не создана) служба охраны труда (должность специалиста по охране труда).
  11. Не организовано проведение специальной оценки условий труда (аттестации рабочих мест по условиям труда).
  12. Приказом не назначен ответственный за электрохозяйство, прошедший в установленном порядке обучение и проверку знаний требований.
  13. Не организовано проведение предварительных и периодических медицинских осмотров.
  14. Не обеспечено приобретение и выдача прошедших в установленном порядке сертификацию или декларирование соответствия СИЗ работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением.
  15. Работникам выдается несертифицированная, без наличия санитарно-эпидемиологического заключения СИЗ.
  16. Не обеспечено информирование работников о полагающихся им СИЗ. При заключении трудового договора работодатель не ознакомил работников с типовыми нормами выдачи СИЗ, соответствующими их профессии и должности, правилами.
  17. Выдача работникам и сдача ими СИЗ не фиксируются записью в личной карточке учета выдачи СИЗ.
  18. Не организовано проведение инструктажей работников о правилах применения СИЗ, простейших способах проверки их работоспособности, исправности и не организованы тренировки по их применению, при выдаче СИЗ, применение которых требует от работников практических навыков (респираторы, противогазы, самоспасатели, предохранительные пояса, накомарники, каски и др.).
  19. График отпусков утвержден позднее, чем за две недели до начала календарного года.
  20. Книга учёта и движения трудовых книжек и вкладышей к ним не пронумерована, не прошнурована и не заверена подписью руководителя организации, а также не скреплена сургучной печатью или опломбирована.
  21. Не разработано и не утверждено Положение о хранении и использовании персональных данных работников организации.
  22. Работник организации не извещаются под роспись о времени начала отпуска не позднее, чем за две недели до его начала.
  23. При приеме на работу (до подписания трудового договора) работника под роспись не знакомят с правилами трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника.

Как успешно пройти проверку проводимую Государственной инспекцией труда

Успешное прохождение проверки можно уложить в 7 шагов:

  • Узнать на сайте Прокуратуры запланирована ли в Вашей организации плановая проверка.
  • Проанализировать, какие проблемы с документацией есть в организации (в этом Вам поможет данная Памятка).
  • Подготовить необходимую документацию, которая понадобится для проверки.
  • Проверить удостоверение инспектора, который придет к Вам в организацию, соблюдение процедуры уведомления о проводимой проверке.
  • Внимательно изучить распоряжение на проведение проверки. Помните, что инспектор не может отклониться от цели проводимой проверки.
  • Уверенно общаться с проверяющим. Не бояться фиксировать нарушения процедуры проведения проверки проверяющим. Помните, что должностное лицо проводящее проверку соблюдения законодательства, в первую очередь должно само соблюдать действующее законодательство, определяющее порядок проведения проверок и свой должностной регламент.
  • Предоставить проверяющему «Журнал учета проверок» для заполнения.

Зачастую работодатели не знают, как общаться с инспектором и не могут отстоять свои права. Поэтому лучше привлечь к работе опытного юриста, у которого есть опыт общения с трудовыми инспекциями. Такой специалист знает, что могут проверять инспекторы, а что проверять не должны, как отвечать на вопросы проверяющих и в каком случае можно оспорить предписание трудовой инспекции.

Помните, что каждое нарушение по охране труда грозит немалым штрафом. Если вам предстоит проверка, лучше не медлить и обратиться за помощью к специалистам.

Что проверяет трудовая инспекция

Что проверяет трудовая инспекция

Сразу отметим, что нигде не определен список документов, запрашиваемых при проверке трудовой инспекции. В ходе проверки трудовой инспектор может запросить любой документ, подтверждающий (или не подтверждающий) соблюдения работодателем трудового законодательства.

Поэтому можно сказать, что все обязательные трудовые документы должны иметься у работодателя, и эти документы должны быть оформлены надлежащим образом.

Договоры

В организации должны иметься следующие договоры:

1. Трудовые договоры. Все трудовые договоры должны содержать обязательные условия, установленные статьей 57 Трудового кодекса.

2. Договоры о полной индивидуальной материальной ответственности и договоры о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности.

Перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, утверждены постановлением Минтруда РФ от 31 декабря 2002 г. № 85.

3. Ученические договоры. Эти договоры должны быть в организации, при оформлении ученичества.

Обязательные локальные акты организации

В каждой организации в обязательном порядке должны быть:

1. правила внутреннего трудового распорядка;

2. положение об оплате труда и премировании. Это положение обязательно только в том случае, если система оплаты труда не отражена в коллективном договоре или в другом локальном акте организации, например, в правилах внутреннего распорядка (ст. 135 ТК РФ).

3. положение о персональных данных работников (ст. 88 ТК РФ);

При наличии определенных условий, в организации должны быть следующие локальные акты:

1. локальный нормативный акт, в котором указываются должности работников с ненормированным рабочим днем.

Этот документ обязателен в случае наличия в организации работников, которым установлен ненормированный рабочий день, при условии, что данные сведения не отражены в коллективном договоре или другом локальном акте, например, в правилах внутреннего распорядка (ст. 101 ТК РФ).

2. график сменности.

Наличие данного документа необходимо в случаях, когда работа в организации осуществляется посменно. График сменности может быть оформлен как приложение к трудовому договору (ст. 103 ТК РФ);

3. локальный нормативный акт, предусматривающий разделение рабочего дня на части.

Этот документ обязателен в тех организациях, где рабочий день может быть разделен на части (ст. 105 ТК РФ);

4. локальный нормативный акт, предусматривающий порядок и условия прохождения работниками профессиональной подготовки или переподготовки.

Документ должен быть в организации только в том случае, если работодатель принимает решение о необходимости направления работников на обучение, переобучение или повышение квалификации (ч. третья ст. 196 ТК РФ). Вместо утверждения ЛНА, условия об обучении могут быть включены в коллективный договор или, например, в правила внутреннего трудового распорядка.

5. локальный нормативный акт, устанавливающий порядок применения вахтового метода (ч. четвертая ст. 297 ТК РФ). Условие об установлении порядка применения вахтового метода не обязательно оформлять отдельным локальным актом, это условие может быть включено в коллективный договор или правила внутреннего трудового распорядка.

Документы по охране труда

На всех работодателей возлагаются обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда (ст. 212 ТК РФ).

У работодателей должны иметься:

1. Инструкции по охране труда

Инструкции по охране труда относятся к обязательным локальным актам организации. Минтруда России издало Методические рекомендации по разработке инструкций по охране труда (утверждены 13 мая 2004 г.). Работники должны быть ознакомлены с инструкциями по охране труда под роспись. Для этого следует завести журнал ознакомления работников с инструкциями по охране труда.

2. Документы, подтверждающие прохождение инструктажа и обучения по охране труда.

Все работники, в том числе руководители организаций, обязаны проходить обучение по охране труда и проверку знания требований охраны труда (ст.225 ТК РФ). Порядок обучения и проверки знаний установлен Постановлением Минтруда России и Минобразования России от 13 января 2003 г. № 1/29 (далее – Порядок).

Для всех принимаемых на работу лиц, а также для работников, переводимых на другую работу, работодатель (или уполномоченное им лицо) обязан проводить инструктаж по охране труда (п. 2.1.1 Порядка). Помимо первичного инструктажа, работодатель обязан проводить повторный и в установленных случаях внеплановый инструктаж.

Проведение всех видов инструктажей регистрируется в соответствующих журналах проведения инструктажей с указанием подписи инструктируемого и подписи инструктирующего, а также даты проведения инструктажа (п. 2.1.3 Порядка).

Отметим, что по общему правилу инструктаж должны проходить все работники. Однако, очевидно, что фактически в таком инструктаже нуждаются только сотрудники рабочих профессий. Поэтому работники, не связанные с эксплуатацией, обслуживанием, испытанием, наладкой и ремонтом оборудования, использованием электрифицированного или иного инструмента, хранением и применением сырья и материалов, могут освобождаться от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте.

Читать еще:  Договор залога имущества в обеспечение договора займа

При этом перечень профессий и должностей сотрудников, освобожденных от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте, утверждается работодателем (п. 2.1.4 Порядка). Эти же работники освобождаются и от прохождения повторного инструктажа. Поэтому у работодателя в обязательном порядке должны иметься журналы проведения инструктажей.

Итак, документы, подтверждающие проведение вводного инструктажа:

  • протокол заседания комиссии по проверке знаний по безопасности труда;
  • личная карточка прохождения обучения;
  • журнал вводного инструктажа;
  • журнал регистрации инструктажа на рабочем месте;
  • перечень профессий и должностей работников, освобожденных от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте.

Формы, подтверждающие прохождение вводного инструктажа, содержит ГОСТ 12.0.004-90. «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения». Все эти формы являются рекомендованными.

Приказы (распоряжения) работодателя

Приказ – это распорядительный документ, издаваемый и подписываемый руководителем организации. Трудовое законодательство устанавливает обязательность издания приказов, при этом перечня возможных приказов не существует. Поэтому, организация обязана хранить все «трудовые» приказы.

Приказы по личному составу должны храниться в организации в течение 75 лет (ст. 19 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Документы, связанные с выплатой зарплаты

Работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника при выплате заработной платы (ч. первая ст. 136 ТК РФ). Трудовые инспекторы обязательно проверят, утверждена ли в организации форма расчетного листка. Поэтому в компании должен иметься приказ об утверждении расчетного листка.

Помимо этого трудовые инспекторы обращают внимание, указаны ли дни выплаты заработной платы:

  • в трудовом договоре с работником;
  • в правилах внутреннего трудового распорядка;
  • в коллективном договоре (при его наличии).

«Отпускные» документы

В организации должен быть утвержден график отпусков. График утверждается не позднее, чем за две недели до наступления календарного года (ч. первая ст.123 ТК РФ).

Помимо графика отпусков трудовые инспекторы проверят, извещаются ли работники о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала. Поэтому в организации должен иметься либо специальный журнал извещения работников о начале отпуска, либо копии извещений, на которых должны стоять подписи работников и даты.

Документы по личному составу

В организации должны быть следующие документы:

1. Трудовые книжки. Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, для которого эта работа является основной.

2. Личные карточки работников. Личные карточки можно вести по унифицированной форме № Т-2.

Документы по учету рабочего времени и штата

В организации должны иметься:

1. Табель учета рабочего времени. Обязанность работодателя по ведению учета рабочего времени закреплена статьей 91 Трудового кодекса РФ. Табель учета рабочего времени можно вести с использованием унифицированной формы № Т-12.

2. Штатное расписание. Из Трудового кодекса прямо не следует, что штатное расписание – обязательный документ для всех работодателей. Поэтому если трудовая функция сотрудников определяется через конкретный вид поручаемой работы (например, «работник принимается для уборки территории» и т. д.), формально можно не утверждать штатное расписание. Между тем, в большинстве случаев, обойтись без штатного расписания невозможно. Работодатель составляет штатное расписание, исходя из норм статей 15, 57 Трудового кодекса.

Извещения и уведомления

Трудовое законодательство обязывает работодателя уведомлять работников о наступлении определенных событий, поэтому у работодателя должны иметься:

  • уведомления о начале отпуска;
  • уведомления о сокращении численности или штата работников;
  • уведомления о прекращении срочного трудового договора;
  • другие уведомления.

Заявления и справки, полученные от работников

В организации должны храниться заявления работников:

  • о предоставлении или переносе отпусков;
  • о предоставлении отпусков по беременности и родам и отпусков по уходу за ребенком;
  • о расторжении трудового договора по инициативе работника;
  • другие заявление.

Справки., полученные от работников:

  • о подтверждении беременности;
  • о наличии (отсутствии) судимости;
  • другие справки.

Журналы и книги учета

Организации должны вести следующие журналы и книги:

1. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (форма утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

2. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (форма утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

3. Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (форма утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 № 739н).

4. Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (форма утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н).

5. Журнал регистрации несчастных случаев на производстве (форма утверждена постановлением Минтруда России от 24 октября 2002 № 73).

6. Журнал проведения вводного инструктажа (форма рекомендована ГОСТ 12.0.004-90. «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения»).

Помимо этого в организации должен иметься Журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Отметим, что факт ознакомления с локальными актами можно подтверждать иначе, например, сделать листки ознакомления к локальным нормативным актам.

Итак, здесь мы привели обширный, но не полный список документов, которые может потребовать трудовой инспектор в ходе проверки.

Если вы не уверены, что можете правильно оценить наличие и корректность оформления документов, предлагаем вам воспользоваться помощью наших специаистов и заказать услугу «кадровый аудит».

Проверка соблюдения трудового законодательства по оплате труда

мужчина листает папку папку передают из рук в руки

Какими бывают трудовые проверки? Основания для проверок ГИТ

Проверочные мероприятия ГИТ бывают плановые и внеплановые. Первые из них носят профилактический характер и не зависят от действий работодателя и третьих лиц.
Ранее предприятия проверялись инспекцией не чаще чем 1 раз в 3 года — по общей норме ч. 2 ст. 9 закона «О защите прав…» от 26.12.2008 № 294-ФЗ (далее — Закон 294-ФЗ). Ныне частота планового контроля ГИТ зависит от категории риска, присвоенной работодателю. Так, проверки работодателей с высокой категорией проводятся не чаще 1 раза в 2 года, а с низкой — не проводятся вообще (см. пп. 17–24 Положения о надзоре по труду, утв. постановлением Правительства РФ от 01.09.2012 № 875).

Истечение указанных сроков с окончания последнего планового контроля или регистрации предприятия само по себе уже является основанием для новой проверки.

Для внепланового контроля установлены специальные основания (ч. 7 ст. 360 ТК РФ):

1. Истечение срока устранения нарушений, установленного в ранее выданном работодателю предписании.

2. Поступление в инспекцию:

  • информации о нарушениях на предприятии, которые повлекли угрозу жизни и здоровью людей, невыплату зарплаты или выплату ее ниже МРОТ;
  • информации о не оформленных надлежащим образом трудовых отношениях;
  • жалобы на нарушение трудовых прав или заявления о проверке условий охраны труда от сотрудника.

3. Приказ руководителя инспекции, изданный в соответствии с поручением Президента, Правительства или требования прокуратуры.

Какие документы нужны для предъявления проверяющим из трудовой инспекции: общая информация

Трудинспекция действует на основании норм Трудового кодекса (ст. 354–365 и др.), закона «О защите прав…» от 26.12.2008 № 294-ФЗ (далее — закон № 294-ФЗ), а также подзаконных актов:

  • положения о федеральном государственном надзоре…, утв. постановлением Правительства РФ от 01.09.2012 № 875 (далее — положение № 875);
  • административного регламента, утв. приказом Минтруда РФ от 30.10.2012 № 354н (далее — адмрегламент) и др.

Документы для проверяющих из трудовой инспекции должны быть в наличии с учетом норм ТК РФ. В первую очередь это локальные нормативные акты (далее — ЛНА, ст. 8 ТК РФ), трудовые договоры и соглашения (ст. 9 ТК РФ). Более конкретные требования выработаны практикой, зачастую это отражено в нормах ТК РФ и разъяснениях Роструда.

Некоторые выводы о том, какие документы нужны для трудовой инспекции, можно сделать на основании вопросов из чек-листов (обиходное наименование) — проверочных листов, утв. приказом Роструда от 10.11.2017 № 655 (далее — приказ № 655). Об этом мы сообщали в материале Роструд утвердил 107 форм проверочных листов.

Цель проверки — оценка соответствия деятельности организации или индивидуального предпринимателя (ИП) требованиям закона (п. 6 ст. 2 закона № 294-ФЗ). Непосредственно проверку проводят трудовые инспекторы государственных инспекций труда.

Проверки проводятся в одной из 2 форм (ст. 11, 12 закона № 294-ФЗ):

  • документарной (исследуются документы без выезда);
  • выездной (по месту нахождения проверяемого лица).

Документы изучаются не только во время самой проверки, но и задолго до нее. Рассмотрим виды сведений, изучаемых трудинспекцией на разных этапах.

Плановая проверка ГИТ — что проверяют инспекторы?

Цель плановых проверок любого из контролирующих органов — выяснить, соблюдают ли хозяйствующие субъекты обязательные требования закона в той или иной сфере. Соответственно, предмет планового контроля ГИТ — соблюдение работодателями законодательства о труде и об охране труда.

Также в рамках планового контроля проверяют соответствие обязательным требованиям сведений, указанных в уведомлениях о начале определенных видов деятельности.

Напомним, что о начале деятельности в некоторых сферах должны обязательно уведомляться надзорные органы. Так, Роструд уведомляется о таких видах деятельности, как уход с обеспечением проживания и соцуслуги без обеспечения проживания (п. 5.1 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.07.2009 № 584).

Методические рекомендации (утв. приказом Роструда от 28.10.2010 №455) выделяют проверки комплексные и тематические (подп. 2.6 п. 2). Первые направлены на проверку соблюдения трудового законодательства в общем (по главным институтам трудового права).

Тематические проверки трудовой инспекции касаются отдельных институтов трудового права, например:

  • надлежащее оформление трудовых отношений;
  • обучение по охране труда;
  • своевременность и полнота оплаты труда;
  • предоставление компенсаций и гарантий и т. д.

На практике в планах ГИТ в графе «Предмет проверки» указывается стандартная фраза о проверке соблюдения законодательства о труде. Поэтому узнать, что проверит при проверке трудовая инспекция, заранее нельзя.

Что проверяют инспекторы

Чаще всего к тому, что проверяет трудовая инспекция при плановой проверке, относятся кадровые бумаги, внутренние локальные акты и документы, различные приказы, положения, штатное расписание и пр.

мужчина листает папку

В отличие от плановой проверки, внеплановая проверка трудовой инспекции по жалобе работника может начаться в любой момент и соответственно, сведения о проведении таких проверок не вносится

в график проверок трудовой инспекции в 2021 году.

«Статья 360

. Порядок организации и проведения проверок работодателей

Порядок проведения проверок должностными лицами федеральной инспекции труда определяется ратифицированными Российской Федерацией конвенциями

Международной организации труда по вопросам инспекции труда, настоящим Кодексом, иными федеральными законами, а также решениями Правительства Российской Федерации.

Государственные инспекторы труда в целях осуществления федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, проводят плановые и внеплановые проверки на всей территории Российской Федерации любых работодателей (организации независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности, а также работодателей — физических лиц) в порядке, установленном федеральными законами с учетом особенностей, установленных настоящей статьей.

Части третья


пятая
утратили силу.

Предметом проверки является соблюдение требований

трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, выполнение предписаний об устранении выявленных в ходе проверок нарушений и о проведении мероприятий по предотвращению нарушений норм трудового права и по защите трудовых прав граждан.

Основанием для проведения внеплановой проверки является:

истечение срока

исполнения работодателем выданного федеральной инспекцией труда предписания об устранении выявленного нарушения требований трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права;

поступление в федеральную инспекцию труда:

обращений

и
заявлений граждан
, в том числе индивидуальных предпринимателей, юридических лиц, информации от органов государственной власти (должностных лиц федеральной инспекции труда и других федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих государственный контроль (надзор), органов местного самоуправления, профессиональных союзов, из средств массовой информации о фактах нарушений работодателями требований трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, в том числе требований охраны труда, повлекших возникновение угрозы причинения вреда жизни и здоровью работников;

обращения или заявления работника о нарушении

работодателем его
трудовых прав
;

запроса работника о проведении проверки условий и охраны труда на его рабочем месте в соответствии со статьей 219 настоящего Кодекса

;

наличие приказа

(распоряжения) руководителя (заместителя руководителя) федеральной инспекции труда о проведении внеплановой проверки, изданного в соответствии с поручением Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации либо на основании требования прокурора о проведении внеплановой проверки в рамках надзора за исполнением законов по поступившим в органы прокуратуры материалам и обращениям.

Внеплановая выездная проверка по основанию, указанному в абзаце четвертом части седьмой настоящей статьи

, может быть проведена незамедлительно с извещением органа прокуратуры в порядке, установленном федеральным законом, без согласования с органами прокуратуры.

Предварительное уведомление работодателя о проведении внеплановой выездной проверки по основанию, указанному в абзаце четвертом или пятом части седьмой настоящей статьи

, не допускается.

Особенности проведения проверок соблюдения требований трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, в организациях, подведомственных федеральным органам исполнительной власти в области обороны, безопасности, внутренних дел, исполнения наказаний и уполномоченному органу управления использованием атомной энергии, устанавливаются Президентом Российской Федерации

или
Правительством Российской Федерации

Внеплановая проверка, в свою очередь, может быть выездной

Читать еще:  Землеустройство и получение сведений из государственного фонда данных, полученных в результате землеустройства

и
документарной
. Оба вида проверки должны проводиться в срок, не превышающий 20 рабочих дней. Результатом проверки будет служить
акт
, имеющий типовую утвержденную форму.

Типовая форма акта утверждена приказом Минэкономразвития России от 30 апреля 2009 г. № 141

Требования государственной инспекции труда к кадровой документации. Состав документов, предъявляемых к проверке.

Основными полномочиями государственной инспекции труда являются осуществление государственного надзора и контроля за соблюдением работодателями трудового законодательства, федеральных законов и иных нормативных правовых актов РФ, содержащих нормы трудового права, посредством проверок. Руководствуясь статьями 353 и 356 Трудового кодекса, сотрудники государственной инспекции труда проверяют соблюдение организациями и предпринимателями трудового законодательства. Контроль за исполнением законодательства в сфере труда осуществляется в виде проверок, и чаще всего они связаны с наличием и правильностью оформления целого ряда документов.

Трудовое законодательствоТрудовое законодательство постоянно изменяется, но есть основные моменты, на которые инспекция труда в ходе проверки всегда обращает особое внимание: это, например, наличие в организации трудовых договоров в письменной форме со всеми работниками, правильность заполнения трудовых книжек, наличие правил внутреннего трудового распорядка, режима рабочего времени и времени отдыха

Следует заметить, что предусмотренное Трудовым кодексом ведение кадровой документации прежде всего устанавливает необходимость документирования трудовых отношений в соответствии с законодательством. Именно соблюдение законодательства является основным требованием федеральной инспекции труда к ведению кадровой документации. Инспекторы требуют, чтобы все документы кадрового учета, учета рабочего времени и оплаты труда были оформлены по унифицированным формам согласно постановлению Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты».

Согласно ст. 357 ТК РФ, инспектор имеет право запрашивать у работодателей и получать от них объяснения, информацию, документы, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций. Все документы должны быть предъявлены в подлинниках.

Трудовая инспекция проводит как целевые, так и комплексные проверки. Если проверка целевая, инспекторы не вправе выходить за рамки предмета проверки. Например, если предметом проверки является соблюдение порядка выплаты заработной платы, то вопросы соблюдения норм охраны труда инспекторы проверять не вправе. Чтобы проверить, соблюдает ли фирма трудовое законодательство в целом, проводят комплексную проверку. В этом случае инспектор вправе потребовать предъявить целый ряд документов, но поскольку кадровых документов достаточно много, выделим самые основные:

Трудовой договор.

Трудовые договоры должны быть заключены со всеми работниками и подписаны в двух экземплярах: один выдается работнику, другой хранится в организации в личном деле работника. Получение экземпляра трудового договора работником должно подтверждаться его подписью на экземпляре, хранящемся у работодателя, либо в журнале учёта выданных экземпляров с подписями сотрудников. Все страницы договора должны быть подписаны работником и работодателем. После подписания трудовой договор в обязательном порядке должен регистрироваться в журнале регистрации трудовых договоров с работниками организации. К трудовым договорам с работниками инспекторы предъявляют особые требования. Договоры должны содержать все условия, предусмотренные статьёй 57 Трудового кодекса.

Кадровые приказы.

На предприятии должны быть приказы: о приеме на работу; о переводе; об отпусках; об увольнении; о командировке; о поощрении; о дисциплинарных взысканиях; о сверхурочных работах; об отстранении от работы; о временном переводе (производственная необходимость). Сотрудник должен быть ознакомлен с тем или иным приказом под расписку с указанием даты ознакомления. Проверяют инспекторы и основания к приказам (заявления, акты, докладные и т. д.).

Трудовые книжки.

Инспекторы проверяют наличие трудовых книжек на всех работников, правильность их оформления, хранения и учета. Работодатель обязан оформлять трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в компании свыше 5 дней. Оформление трудовой книжки, внесение записей осуществляются в строгом соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, которые утверждаются Постановлениями Правительства РФ и другими нормативными документами.

Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью организации. Записи вносятся после издания приказа, не позднее недели, а при увольнении – в день увольнения в соответствии со статьями ТК.

Проверяющие сверяют записи в трудовых книжках с приказами о приеме на работу, о переводе на другую работу или назначении на новую должность. Прием на работу в обязательном порядке должен оформляться приказом работодателя, с которым работник знакомится под роспись.

Трудовые книжки должны храниться на предприятии с соблюдением условий, исключающих свободный доступ к ним, в постоянно запертом сейфе, несгораемом шкафу, которые должны стоять в кабинете отдела кадров или руководителя организации. По требованию работника можно выдать только заверенную копию трудовой книжки, ее нельзя выдавать на руки.

На предприятии должен вестись журнал учета трудовых книжек и вкладышей к ним (данный документ утверждён постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69), в котором отмечаются получение книжки с указанием ее реквизитов при приеме на работу и выдача при увольнении под роспись. Инспекторы проверяют, правильно ли он заполнен, верны ли даты, имеются ли подписи работников.

Нарушениями являются: оформление трудовых книжек ненадлежащим образом, отсутствие росписи работника об ознакомлении с записями в трудовой книжке, её несвоевременная выдача уволенным работникам.

Правила внутреннего трудового распорядка.

Должны быть разработаны в любой организации, а сотрудники должны быть ознакомлены с ними под расписку при приеме на работу. В правилах устанавливаются: права, обязанности и ответственность сторон трудовых отношений, порядок приема на работу и увольнения работников; режим работы; перерывы на отдых и питание; отпуска; порядок выплаты заработной платы. Инспекторы проверяют, не содержится ли в правилах внутреннего трудового распорядка условия, ухудшающие положение работника.

Штатное расписание.

Должно быть оформлено по унифицированной форме, и содержать наименования должностей в каждом структурном подразделении, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание должно утверждаться приказом работодателя или уполномоченным им лицом. Оно должно обновляться каждый раз при изменении структуры предприятия. Названия должностей и профессий, указанные в трудовых договорах, должны соответствовать штатному расписанию.

График отпусков.

Работодатель обязан составлять график отпусков по унифицированной форме, утверждаемый руководителем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. С графиком отпусков работник должен быть ознакомлен под расписку. Изменения в графике отпусков оформляются приказом.

График сменности.

График сменности составляется в обязательном порядке, если работа в организации посменная. Сотрудники должны быть ознакомлены с графиком не позднее, чем за месяц до его утверждения.

Правила и инструкции по охране труда.

Правила и инструкции по технике безопасности должны быть составлены и доведены, под роспись, до сведения работников в момент приема на работу до подписания трудового договора. В организации, в которой работает более 100 человек, должна быть служба по охране труда или специалист по охране труда.

Положение о защите персональных данных работников, их права и обязанности в этой области.

В положении должны содержаться указания о способах и порядке сбора, обработки, хранения, уничтожения персональных данных работников, общие положения о способах защиты данных. Работник должен быть ознакомлен с ним под роспись.

Табель учета рабочего времени.

Ведение табеля учета рабочего времени обязательно для предприятий всех форм собственности. В нем должны учитываться все виды затрат рабочего времени, включая сверхурочную работу, а также работу в выходные и праздничные дни. В табеле также должно учитываться рабочее время сотрудников со льготами, несовершеннолетних.

Личная карточка.

Личная карточка по унифицированной форме должна заводиться на каждого штатного работника при поступлении на работу. Все изменения условий занятости должны своевременно заноситься в эту форму со ссылкой на приказ руководителя предприятия. Личные карточки хранятся только в отдельных делах (папках). Регистрация личных карточек обязательно ведется в отдельном журнале.

Документы по выплате заработной платы и иных выплат, связанных с трудовыми отношениями.

Инспекторов интересует, вовремя ли организация выплачивает сотрудникам зарплату, правильно ли рассчитывает отпускные, в связи, с чем проверяются платежные ведомости, расчетные листы, положение об оплате труда.

По результатам проверки инспекторы составляют акт по установленной форме, к которому в обязательном порядке прилагаются документы, подтверждающие наличие или отсутствие нарушений (например, протоколы проведенных исследований и экспертиз, объяснения работников). Акт проверки составляется в двух экземплярах, один из которых с копиями приложений получает руководитель под расписку об ознакомлении.

В случае выявления нарушений, инспекторы выдают организации предписание с указанием устранить их.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector