Art-clr.ru

Арт Журнал
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Пишем объяснительную записку об опоздании на работу

Пишем объяснительную записку об опоздании на работу

Опозданием считается явка на работу позже установленного времени. Интервал: от одной минуты до 4 часов подряд, после этого уже прогул.

Объяснительная — вид служебного документа, который хоть и оформляется в произвольной форме, но все же следует придерживаться делового стиля. Рекомендация условна. Конечно, юрист, журналист или другой словоохотливый специалист легко и красиво опишут веские причины своего поступка. Но вряд ли стоит ожидать подобных словесных излияний от плотника, токаря или водителя. А опаздывают все.

Задержка может остаться незамеченной, тогда объясняться не придется. Но если сотрудник бюджетной организации попался, для оправданий есть два рабочих дня. Именно такой срок установлен ст. 193 ТК РФ.

Из практики можно выделить основные причины, по которым люди задерживаются:

  • пробки на дорогах;
  • проблемы со здоровьем;
  • прорыв водопроводной трубы;
  • поломка автомобиля;
  • сломался дверной замок;
  • остановили «гаишники»;
  • не сработал будильник;
  • задержали в школе или детском саду.

Понятно, что сотрудники могут и соврать, поэтому кроме изложения причины работодатель вправе потребовать документальное подтверждение произошедшего.

Как написать объяснительную записку об опоздании на работу?

Объяснительная за опоздание на работу должна быть написана работником не позднее двух рабочих дней с даты опоздания. Сократить или увеличить данный срок работодатель не может.

В настоящее время закон не регламентирует порядок написания объяснительных, поэтому они могут быть как рукописными, так и набранными на компьютере. Но практика показывает, что вариант с объяснительной от руки наиболее оптимален, так как снимает все вопросы по авторству документа – любая экспертиза почерка всегда установит, кем была написана записка. Таким образом, работодатель лишается возможности исказить объяснения работника, но в то же время работник не сможет в последствии заявить, что документ писал не он.

Совет: объяснительную следует писать в двух экземплярах, на одном из которых работодатель должен поставить отметку о приеме.

Важно знать! На нашем сайте открылся каталог франшиз! Перейти в каталог…

Что считать доказательством

Главный вопрос — как доказать, что причина уважительная.

Если заклинило замок, то дверь наверняка пришлось «вскрывать», прибегнув к помощи специалиста. В этом случае сотрудник может предоставить квитанцию об оплате услуг и справку с указанием времени выполнения работ.

Проблемы со здоровьем доказываются выпиской из медицинской карты.

Прорыв трубы — справкой коммунальной службы.

Оформление штрафа сотрудниками ГИБДД — копией протокола.

Среди опаздывающих на работу жителей крупных городов лидирует такая объяснительная: опоздание на работу из-за пробок. И тут возникают вопросы: у работника — как доказать, а у работодателя — стоит ли принимать такой аргумент. Подтвердить факт пробки можно с помощью технических средств: скрины компьютерных программ, фиксирующих дорожные проблемы, сойдет даже запись эфира радиоведущего, который сообщил о том, что «на 5 км. Варшавского шоссе с семи утра затор». Чуть ниже приведен пример объяснительной записки об опоздании на работу именно по такой причине.

объяснительная записка (образец об опоздании на работу)

За что не вправе наказывать

Существует перечень причин, которые принято считать уважительными. К ним относятся:

  • болезнь самого работника или его близкого родственника;
  • поход в медучреждение или в иную государственную организацию;
  • чрезвычайное происшествие;
  • участие в государственных процессах (в суде);
  • коммунальная авария (прорыв труб);
  • форс-мажорные ситуации, не зависящие от воли сотрудника (например поломка лифта или задержка транспортного рейса).

На самом деле перечень уважительных причин опоздания нормативными документами не определен. Работодатель сам в каждом конкретном случае каждый раз решает, является причина задержки работника уважительной или нет (см. письмо Роструда от 31.10.2008 № 5916-ТЗ, определение Конституционного суда от 17.10.2006 № 381-О).

Если вы опоздали по одной из перечисленных причин, так и пишите в своей объяснительной. Работодатель рассмотрит ваше объяснение и примет решение. Скорее всего, меры дисциплинарного воздействия применять к вам не станут. Но учтите: уважительную причину необходимо подтвердить документально. Например, если причина опоздания — посещение медицинского учреждения, к объяснительной прикрепите справку от врача, а в случае коммунальной аварии — справку из ЖЭКа. В противном случае наказание обоснованно.

Поверить или нет

Трудовой кодекс не содержит исчерпывающего перечня уважительных оснований, не раскрываются в нем критерии когда верить, а когда не верить работнику. Поэтому «нахождение в пробках», действительно, может помешать человеку вовремя явиться на службу, но не снимает с него ответственности за нарушение трудовой дисциплины. То есть его можно привлечь к дисциплинарной ответственности за опоздание.

Напомним, что, согласно ст. 192 ТК РФ, в качестве дисциплинарного взыскания к работнику можно применить замечание, выговор или увольнение. За первое опоздание обычно применяют замечание, затем по нарастающей — выговор, а для особо непунктуальных — увольнение. Последняя мера будет не за опоздание как таковое, а за системность подобного поведения.

Впредь обязуюсь не допускать

Необходимо убедиться, что при написании не допущены ошибки, либо заменить это слово синонимом. Как правильно написать объяснительную, разъяснительную записку, чтобы не наказали Как написать объяснительную записку на работе по поводу ошибки: образец, шаблон, примеры Если работник допустил ошибку, ему придется написать объяснительную, независимо от того, что стало причиной его невнимательности. Большинство ошибок на работе происходят из-за усталости, стресса, невнимательности или нехватки опыта.

  • Информация должна четко и кратко объяснять ситуацию.
  • Стиль записки должен быть деловым. Неуместны в тексте объяснительной витиеватые фразы, красноречивые обороты.
  • Ни в коем случае нельзя пытаться переложить свою вину на другого работника или скрыть значимые факты.
  • В конце повествования будут уместны извинения и обещания впредь быть внимательнее.
  • Следует использовать для написания объяснительной чистый лист, писать разборчиво и аккуратно.

Что еще следует знать

Хорошо, если явка работников бюджетной организации фиксируется автоматически — по электронным пропускам. Но технические устройства есть не везде, поэтому чаще время несвоевременной явки фиксируется актом. Если работник отрицает очевидное, такой акт послужит единственным доказательством нарушения. Важно оформлять его правильно, чтобы потом не возникло оснований для отмены примененного дисциплинарного взыскания.

Еще необходимо иметь в виду, что работник имеет право отказаться от дачи объяснений. Чтобы в таком случае привлечь его к дисциплинарной ответственности, необходимо вручить ему письменное Распоряжение о даче объяснений. С момента его вручения начинает исчисляться двухдневный срок.

Что такое объяснительная записка на работу?

В отношении любого нарушения правил внутреннего трудового распорядка работодатель должен произвести проверку и по её результатам принять решение о привлечении виновных лиц к ответственности. Работники же, в отношении которых проводятся проверочные мероприятия, имеют право давать пояснения. Чаще всего они оформляются в виде объяснительной записки. Данный документ в обязательном порядке приобщается к материалам проверки и учитывается при решении вопроса о наказании. Сразу отметим, что без получения пояснений от работника по нарушению, в том числе в виде объяснительной, невозможно применить меры дисциплинарного взыскания, будь это выговор за то, что проспал на работу, или увольнение за пьянство на рабочем месте.

Правописание

«Впредь» правильно пишется слитно, так как «в-» в этом слове приставка. Приставки пишутся со словами или вместе, или через дефис (чёрточку), но для «в-» последнее возможно только в сочетании с вводными словами, происходящими от числительных: «в-третьих»», «в-четвёртых», «в-пятых», и т.д.

Писать раздельно: «в предь» совершенно ошибочно: отдельно от слов пишутся предлоги, частицы и союзы, но тогда потребовалось бы растолковать, что это за «предь» такая, где, как говорится живёт, чем дышит, с чем её едят. А поскольку никаких таких «предей» ни в языке, ни вообще в природе нет, то указанное выше раздельное написание абсолютно неправильно.

Также глубоко ошибочное «впреть» допускает, тем не менее, смысловое истолкование, поскольку в русском языке есть глагол «преть», означающий гнить, разлагаться под действием тепла и влаги. В таком контексте «впреть» можно понять как впариться во что-то невыносимо жаркое, сырое, гнилостное и сопреть там. Скажем, портянки впрели в ноги до того, что сматывались вместе с распаренной кожей. Бр-р! Подобные мерзостные «извивы слова» нашли бы место в «черной» декадентской литературе в духе З. Гиппиус и В. Хлебникова. Но естественное назначение человеческой речи всё-таки высказывание мыслей, а не морочить друг другу голову. Поэтому писать «впреть» ни в коем случае не надо: это грубейшая не только орфографическая, но и смысловая (семантическая) ошибка.

Примечание: вероятный источник ошибок в данном случае, похоже, всё тот же разнесчастный Викисловарь – в нём, вопреки малейшим проблескам здравого смысла, сказано, что слово «впредь» состоит из одного корня. Ну, а в корнях слов бывают замены согласных и прочие хитрые штучки, в которых и опытные лингвисты путаются. Между тем «пред-» очень широко распространёно в русском языке в качестве приставки («предлог», «предыдущий», «предназначать», и мн. др.), и мягкого знака в конце него вполне достаточно, чтобы не путать корень «предь» с приставкой «пред». Правда, приписать «предь» какое-нибудь общее прототипическое значение просто так не выйдет (см. выше); но ведь общие законы лингвистики никак не запрещают приставке преобразоваться в корень и, с другой приставкой, стать новым словом. Тогда прототипическим значением «предь» остаётся то же, что и у «пред» – расположенный непосредственно перед данным или проецирующийся отсель на будущее, и корень «предь» получает право на существование.

Помогите, пожалуйста, с объяснительной

Работаю оператором ЭВМ на заводе. В прошлом месяце набирая акт возврата перепутала двух покупателей, в результате возврат набрала не на нужного. Месяц закончился, бухгалтера его закрыли, апотом обнаружился данный факт, звонит бухгалтер, говорит, чтоб я на ее имя написала объяснительную. что писать? ведь понятно, что просто ошиблась.

3- поддерживаю. Объяснительная это официальный документ и слезливость там ни к чему. Автор, записывайте. Объяснительная пишется на имя начальника бухгалтерии (раз именно оттуда вам звонили с претензией) и текст будет примерно следующий: *** Довожу до Вашего сведения, что оформляя акт возрата ╧. от . [указываете число когда этот акт набирали] мною была допущена техническая ошибка, вследствие чего позиции такая-то и такая-то [наверняка у вас покупатели под номерами какими-то в базе числятся] оказались перепутаны. А именно: вместо. [пишите как должно было быть правильно сделано] в базу были внесены в виде. [пишите как реально забили в базу, т.е. свою ошибку]. Впредь обязуюсь быть внимательнее и подобных ошибок не допускать. *** Вот примерно такой текст, чтобы было четко по делу и без лишних соплей. Я сама начальница и объяснительные принимаю в таком виде, без всякого лебезятничества и посыпания голову пеплом. Все мы люди и все мы бывает ошибаемся. Главное — вовремя признать свою ошибку и ее исправить, ну уж по крайней мере попытаться минимизировать те проблемы, которые вследствие нее возникли или могут возникнуть.

Читать еще:  Должен ли муж платить алименты жене если она в декрете

Примеры объяснительной записки

Логично объяснить свои аргументы – решение в вашу пользу

В данной статье рассмотрены различные реальные ситуации на работе, когда вас могут попросить написать объяснительную записку. Как это сделать правильно читайте по ссылке: о правилах составления, приведена ее форма. Здесь и сейчас будет множество примеров объяснительной записки. Но сразу хочу предупредить, что поскольку это все-таки делопроизводственный сайт, а у вас может быть такая ситуация, что вам необходима дополнительно консультация юриста.

Ситуация 1

Если требуют от вас объяснительную записку, надо ее написать, излагая все обстоятельства. Требуется показать, что вы делаете все, что в ваших силах. Но поскольку ситуация была запущена не по вашей вине (например, до вашего прихода в данную компанию), то необходимо время на исправление положения вещей.

Вопрос:
«Я работаю в сотовой компании в отделе по маркетингу и договоров уже более 3-х месяцев. Езжу по объектам, где установлены наши мачты и антенны, занимаюсь договорами. И у нас есть еще такие объекты, где договоры не были сделаны уже более 3-х лет, т.е. до моего прихода на работу.

И меня просят написать объяснительную, почему до сих пор не сделан договор и почему такой штраф со стороны Минфина . Посоветуйте, как мне быть? Ведь я добрался до этих объектов только-только, т.к. занимался другими объектами, у которых тоже прошли сроки».

Ответ:
«Я, (ФИО), работаю в компании с 14.01.2014. Согласно должностной инструкции от 14.01.2014 занимаюсь оформлением договоров на установку объектов. В настоящее время мною оформлено 50 договоров на вновь введенные в эксплуатацию объекты. Однако в компании имеются объекты, договоры на которые не оформлялись более 3-х лет. Часть таких договоров мною уже оформлены, но из-за большого количества объектов и их удаленности я не успел подготовить к подписанию все договоры, в том числе …».

Ситуация 2

Когда вас обвиняют, а вы «ни при чем», то защищайтесь: «Я не виновна в поломке аппарата. Считаю необходимым пояснить, что аппарат часто используют … Поскольку виновный не установлен, прошу не удерживать из заработной платы стоимость …».

Возможно у вас могут быть свидетели (мои слова могут подтвердить ФИО, камера видеонаблюдения и др.) или смягчающие обстоятельства (из-за происшествия находилась в шоковом состоянии, испорчены в результате аварии водопровода и др.).

Возможно вам будет выгодно, изложив все как оно произошло, умолчать о чем-либо (для вас это важно, а на объективность не влияет).

Вопрос:
«28.04.2014 меня по работе отправили в командировку на один день в Симферополь, а на следующий день я должна была выйти на работу. После 14-00 я освободилась и собиралась ехать на автовокзал, но мне резко стало плохо (приступ печеночной колики). Поскольку я медик, пришлось самой оказывать себе помощь. Когда мне стало получше, я поехала на автовокзал и опоздала на предпоследний автобус в 19-00. Я осталась ждать последний автобус в 23-30, но он не пришел. Добраться мне было больше нечем. Тогда я позвонила нашей старшей медсестре и договорилась, чтобы меня подменили на следующий день.

Директор требует объяснительную, а я не знаю, как правильно ее написать и не знаю даже к кому можно обратиться за помощью. Не хочу, чтобы он знал о моих проблемах со здоровьем (боюсь, что он может найти причину меня уволить). Помогите, пожалуйста».

Ответ:
Поскольку в объяснительной в свободной форме обычно излагаются все обстоятельства, то так все и напишите. Можно не писать о состоянии здоровья, а просто сослаться на то, что отменили автобус, на который вы уже купили билет.

Ситуация 3

Когда на работе эмоции через край и ситуация касается личностных отношений, а вы чувствуете, что немножечко перешли желаемую черту, что же делать в этом случае? Не отрицайте очевидное. Тем не менее, всегда есть возможность все смягчить и постараться вызвать симпатию к вам.

Вопрос:
«Подскажите, пожалуйста, как правильно составить объяснительную и встречную докладную записку. Ситуация такая. На предприятии задерживают зарплату, а заместитель руководителя провоцирует сотрудников на бунт, невыход на работу и т.д., выспрашивает мнения сотрудников и докладывает все наши мысли руководству. В ответ на эти действия я назвала ее предателем и иудой. Она написала на меня докладную за нарушение трудовой дисциплины, субординации и оскорбление».

Ответ:
«Заместитель директора Будченкова Л.И. систематически подстрекает работников предприятия к невыходу на работу в связи с задержкой заработной платы, занимается доносами на сотрудников, вследствие чего 20.02.2014 у нас с ней произошёл конфликт, в котором я высказала свое мнение о ней, назвав ее предателем. Других оскорбительных выражений в ее адрес я не допускала, трудовой дисциплины не нарушала. Считаю, что имею право высказывать своё мнение».

Как вариант, в аналогичных ситуациях можно использовать контратаку. Но учитываем, что откровенную ложь использовать нельзя. Пример: «В докладной (указать должность, ФИО) ситуация отражена в искаженном виде … . Кроме того, ФИО накричала на меня и сказала, что любой в этом здании умнее меня (назвала меня некомпетентной или указать другое). В данном случае я тоже не сдержалась и высказалась в повышенном тоне».

Еще пример из объяснительной записки: «… Однако техник пришел только через 50 минут после вызова, в результате чего я не сдержалась и на повышенных тонах сказала ему, что он халатно относится к своей работе».

Ситуация 4

Если есть ваш просчет, не отрицайте. Постарайтесь обрисовать трудности, которые приходится преодолевать. Напрасно не принижайте себя, каждый имеет право на ошибку. Не факт, что другой человек лучше справится. Так его еще найти надо: пройти процесс собеседования, чтобы соответствовал требованиям к уровню квалификации, опыту, зарплаты, да еще не всякий соискатель согласится работать на таких условиях. Поэтому работодатель далеко не всегда собирается увольнять вас при первой возможности или прибегать к жутким дисциплинарным мерам по отношению к вам.

Вопрос:
«Работаю в суде. Вовремя не отправила судебный акт по причине загруженности и беспорядка в связи с этим на рабочем столе. В итоге это привело к тому, что написали жалобу. С меня требуют объяснительную. Что написать? Как правильно изложить то, что я просто не справилась со своими обязанностями по причине загруженности и малоопытности?»

Ответ:
«Я, (ФИО), работаю в суде с 10.01.2014. До этого времени я не имела опыта работы с судебной документацией. В мои должностные обязанности входит: (перечислить). Документооборот составляет около 300 документов в день.

В связи с большой загруженностью и отсутствием опыта работы я не справляюсь со своими должностными обязанностями. По этим причинам судебный акт от 24.03.2014 №… был отправлен с нарушением установленного срока».

Похожая ситуация 5

Вопрос:
«Подскажите, пожалуйста, как правильно сформулировать. Работаю главным специалистом в Фонде ОМС. В годовом отчете лечебное учреждение допустило ошибку, а я ее проглядела. Руководство требует объяснительную записку».

Ответ:
«Я, (ФИО), при проверке годового отчета МУЗ (название) не заметила ошибку в части (указать раздел и пр.). Произошло это по причине большой загруженности в отчетный период».

Ситуация 6

Что делать, когда «приперли к стенке» и имеются на то реальные основания? Надо покатятся и обещать впредь не допускать подобное. Сработает, если это единичный случай (предъявили вам), а не наглое систематическое злоупотребление.

Вопрос:
«В компании не поощряется выход в Интернет не по рабочим вопросам. Я периодически, когда мало работы, посещала несколько форумов (цветы, кулинария и пр.). Прислали список сайтов (эти форумы, плюс Яндекс, авто ру, на который я тоже заходила, выбирая машину перед покупкой) и попросили объяснительную о несанкционированном использовании корпоративного Интернета. Как правильно написать?»

Ответ:
Если уж вам предъявили список, остается только покаяться: «Признаю, что периодически использовала корпоративный Интернет в личных целях. Обязуюсь больше не делать этого и прошу не применять ко мне какие-либо меры дисциплинарного взыскания».

Ситуация 7

Когда вы вместе с непосредственным начальником «за одно», требуется придумать нечто нейтральное и всех устраивающее.

Вопрос:
Я работаю инженером на производстве, на КПП у меня изъяли личный пропуск из-за того, что он просрочен. Директор требует написать «грамотную» объяснительную для службы безопасности. Помогите.

Ответ:
«Я, (ФИО), не продлил личный пропуск в положенный срок по причине …».

… нахождения в командировке (на больничном листе, в отпуске и пр.) или то же в отношении лица, ответственного за продление пропуска. Возможно, вы обращались, а вас в связи с загруженностью (подготовка отчета, установка нового оборудования и др.) на данный момент попросили подойти позднее.

Ситуация 8

В данном случае требуется написать докладную записку, т.к. это проявление инициативы с вашей стороны и вы надеетесь получить управленческое решение со стороны руководства, чтобы ввести ситуацию в «нормальное» русло.

Вопрос:
«Помогите, пожалуйста, составить на начальника охраны труда или на кого мне писать? Суть такова. Поставили ответственным на объект по разгрузке ж/д вагонов. Там нарушения ТБ согласно инструкции по разгрузке вагонов. Материал складируется выше нормы, площадка не посыпана противогалоледным материалом, рабочие не утеплены согласно инструкции и мерзнут. Работаем в туман, хотя согласно инструкции запрещено. Но начальник охраны труда говорит, что не в праве остановить производство».

Читать еще:  Как взыскиваются алименты с трудоустроенного плательщика

Ответ:
Вам надо составить докладную записку, обращаясь к руководителю своей организации: «Довожу до Вашего сведения, что разгрузка железнодорожных вагонов проводится в нарушение инструкции по технике безопасности… и т.д.». Далее можно все описать, как изложили в своем сообщении.

Понято, что многообразие жизненных обстоятельств не позволит предусмотреть каждый случай и предоставить вам готовый образец. Но надеюсь, что все приведенные примеры объяснительной записки окажутся полезными и помогут справиться с вашей конкретной ситуацией.

Извинения коллеге в прозе

Позвольте извиниться перед Вами за вынужденные доставленные неудобства. Буду очень Вам признателен и благодарен, если вы меня простите. Я искренне уважаю и ценю Ваше доверие. Мне жаль, что все так вышло.

Прошу извинить, если мне довелось Вас чем-то обидеть. Возможно, между нами бывает недопонимание, но у меня никогда не было желания задеть Вас. Надеюсь, что в дальнейшем у нас сохранятся хорошие отношения и мы не допустим, чтобы незначительная мелочь позволила встать между нами. Желаю нам мудрости и терпения при преодолении трудных моментов.

Прошу прощения за неосторожные слова в твой адрес. Знаю, слово особенно больно ранит. Горько осознавать, что мой вспыльчивый характер привел к такой нелепой ситуации. Надеюсь на твое понимание. Хочется верить, что мы сохраним наши добрые отношения. Улыбнись, пожалуйста, мне при встрече, и я пойму, что ты меня простил.

Я приношу вам свои извинения и прошу простить меня, ведь прощать — это удел сильных и добрых, а эти качества присущи вам вполне. Да, я признаю свою неправоту, именно этим стремлением исправлять свои ошибки и отличается человек достойный от примитивности. Так пусть же сила и доброта воссоединятся вновь с достоинством и ничто больше не затмит наших взаимоотношений!

Дорогой мой коллега! Прошу простить меня за все необдуманные слова, за поступки, сказанные в порыве гнева. Я понял свою ошибку и вину. Мне очень жаль, что я тебя сильно огорчил. Не обижайся, пожалуйста на меня и не сердись. Надеюсь на твое добродушие и на то, что всё-таки ты сумеешь меня простить.

Человеку так часто не хватает мудрости, терпения и внимания, не только к другим, но и к себе. Нас одолевает страх, подозрение и раздражение. Тяжелый жизненный опыт не даёт рассмотреть лучшее в человеке. Прости мне мою ошибку. Я точно знаю, ты великодушная и проницательная женщина. А я в этот момент испытываю искреннее раскаяние и горячее желание загладить свою вину.

У меня сегодня тяжело на душе. Я обидела тебя — прекрасного доброго человека. Прости меня. Надеюсь, что мы забудем это недоразумение, и между нами вновь продолжатся приятельские отношения. Спасибо тебе за такт и понимание!

Примите мои искренние извинения за возникшие неудобства. Поверьте, в моих действиях не было да и не могло быть злого умысла, во всем виноват наш стремительный жизненный ритм и, к сожалению, потеря внимательности. Я понимаю, что это чревато обидой и сделаю все, что в моих силах, для недопущения впредь подобных глупых ситуаций.

Извини меня. Может, я тебя сильно обидел. Мы давно знакомы и я дорожу тем, что в моем окружении есть такой прекрасный человек, как ты. Предлагаю отбросить недопонимания и поговорить по душам. Нам с тобой нечего делить.

Дорогой мой товарищ и соратник, извини меня за допущенную оплошность, поверь, я не хотел, но порой ситуация складывается так стремительно, что ты, просто, не успеваешь верно среагировать. Знаешь ведь о коне, он на четырех да и то может споткнуться, куда уж нам, двуногим. Прости и забудь, мы не первый год знакомы и ты знаешь — я не подведу больше, а с обидой нам не по пути.

Коллега, извини! Моя душа, вероятно, зачерствела, что возникла такая ситуация. Я сожалею о содеянном поступке, грудь давит целый айсберг из колких льдин, хочется оттаять и прижаться к тебе, моля о прощении, но разве я заслуживаю твоего снисхождения. Тяжело сдерживать слезы, чувство раскаяния не дает покоя, в подсознании всплывают неприятные картины.

Письма с извинениями компании. Примеры шаблонов и правил написания

Письма с извинением компании. Примеры шаблонов

Извиниться, если ты не прав — правило хорошего тона, которое так же применимо к отношениям клиента и компании. Если фирма совершила ошибку, самым правильным решением будет составить письмо с извинением.

В отличие от тех же писем с предложениями о сотрудничестве (позитив), письма-извинения (негатив) обычно пишут из-за неисполнения фирмой обязательств по договору, форс-мажора или конфликта между сотрудником компании и клиентом. Следовательно, нужна несколько иная тональность текста.

Впрочем, написать письмо с извинениями не сложнее, чем любой деловой текст. Базовая структура писем с извинениями такова:

  • Адрес и обращение к получателю.
  • Краткое описание ситуации, за которую вы извиняетесь.
  • Само извинение.
  • Предложение сгладить возникший инцидент, предложив клиенту что-либо в качестве компенсации (опционально, желательно).
  • Меры, которые вы предприняли, чтобы таких ситуаций не возникало (опционально, желательно).
  • Подпись отправителя или компании.

Как видите, ничего необычного в схеме такого письма нет. Ниже даны еще несколько советов, которые помогут вам загладить свою вину перед клиентом и не ухудшить ваше положение.

Главные правила принесения извинений в письмах компании

Никакой оборонительной позиции. Защищаться и оправдывать свои действия вполне естественно, но это уже не назовешь извинением (к тому же, от обороны до обвинения адресата один шаг). Конечно, при необходимости можно объяснить и дать человеку понять, что именно произошло, но не пытайтесь «откреститься» от своей вины, если решились на такой тип письма.

Избегайте ложных извинений. Есть несколько способов передать, казалось бы, одну и ту же информацию. Сравните две фразы: «Прости, что я тебя обидел» и «Жаль, что ты обиделся». Слова вроде похожие, но смысл у фраз абсолютно разный. Если первое предложение — искреннее сожаление, то второе просто перекладывает ответственность на чужие плечи. Фильтруйте такие фразы.

Только искренность. Самое важное в письме с извинениями — искренние эмоции. Если ваше письмо слишком жесткое или безличное, читатель вряд ли оценит такой жест. Постарайтесь представить, что чувствует другой человек, отреагируйте соответствующим образом. Также может быть полезно прочитать письмо вслух перед его отправкой, чтобы убедиться, что оно звучит естественно.

Краткость все ещё сестра таланта. Часто людям трудно перестать извиняться после того, как они совершили ошибку . Постарайтесь ограничить количество слов и выразить ваше сожаление в одном-двух абзацах.

Старайтесь быть максимально убедительными и позитивными. Люди это ценят и отлично принимают. А чтобы максимально пропитаться такими навыками, очень рекомендуем два тома книги по убедительно-позитивному копирайтингу от П. Панды

Правильное письмо компании с извинением клиенту может превратить негативный опыт в положительный, расстроенного покупателя — в лояльного, а плохую репутацию — в отличную. Давайте разберём несколько шаблонов деловых писем-извинений, чтобы лучше понимать, как структурно должны выглядеть подобные документы и какие у них существуют клише.

Пример письма компании с извинением клиенту

Уважаемый Юрий Петрович!

Я, Яковлев Денис Николаевич, пишу вам это письмо от имени компании ABC Digital TV, чтобы извиниться за ошибку, допущенную с нашей стороны.

В мае вы обратились в нашу службу поддержки клиентов, так как у вас перестало работать кабельное телевидение. Наш специалист по обслуживанию клиентов отметил, что это технический сбой с нашей стороны, поскольку вы уже произвели полную оплату. Несмотря на это, нам удалось восстановить соединение лишь через 10 дней.

Мы понимаем, что вы столкнулись с неудобствами из-за технической неполадки в нашем головном офисе, и очень сожалеем об этом. Чтобы искупить свою вину, следующий календарный месяц подписка на кабельное телевидение будет для вас бесплатна.

Еще раз приносим извинения за причиненные неудобства. Мы надеемся, что вы простите нам этот инцидент и останетесь нашим постоянным клиентом.

Письмо с извинением за плохое обслуживание

Уважения Юлия Андреевна!

Я, от лица кафе «ABC», хочу принести вам извинения за низкий уровень обслуживания, с которым вы столкнулись в субботу 24 июня.

Мы получили с вашей стороны жалобу на то, что обслуживание в нашем заведении было очень плохим и не соответствовало прежнему уровню. Мы провели беседу с менеджером и официантами, и выяснили, что в тот день из-за наплыва большого количества гостей приготовление блюд занимало больше времени, чем обычно.

Прошу прощения за плохое обслуживание и уверяю, что в следующий раз вам не придется так долго ждать заказ в нашем кафе, поскольку мы решили нанимать дополнительный персонал на выходные. Еще раз приносим извинения за доставленные вам неудобства.

Директор кафе «ABC»

Письмо-извинение за перенос собеседования

Уважаемый Пётр Иванович!

Я, менеджер компании ABC, хотел бы извиниться от лица нашей компании за отмену вашего собеседования во вторник.

Иванова Оксана Александровна, которая должна был проинтервьюировать вас на этой неделе, уехала в незапланированную командировку, поэтому собеседование невозможно провести в условленный нами срок.

Мы ценим вообще желание стать частью нашей команды. Приносим извинения за неудобства, с которыми вы вынуждены столкнуться. Мы постараемся, чтобы такая ситуация больше не повторилась. Новая запланированная дата прилагается к этому письму в приложенном документе. Мы надеемся, что эти изменения не стесняют ваши планы.

Если у вас есть дополнительные вопросы или предложенная дата вам неудобна, пожалуйста, свяжитесь с нашим отделом управления по телефону 111-111-111 или по электронной почте customers@petr-panda.ru

Менеджер компании ABC

Письмо компании с извинением за отмену заказа

Уважаемый Сергей Петрович!

Примите наши искренние извинения за трудности, которые возникли у вас из-за неправильной обработки вашего последнего заказа. Нам очень жаль, что эта проблема причинила вам столько беспокойства.

В компании ABC мы стремимся предоставлять лучшие продукты и услуги и удовлетворять запросы наших клиентов. К сожалению, из-за кадровых изменений проблема, с которой вы столкнулись, осталась незамеченной в процессе обработки заказа.

На данный момент мы устранили неполадки и уже отправили ваш заказ на ваш адрес. Во вложении мы направляем вам купон со скидкой 25% в качестве извинения . Если у вас есть какие-либо вопросы по этому поводу, пожалуйста, задайте мне их по электронной почте или телефону, указанному выше.

Письмо-извинение сотрудника компании за срыв сроков

Уважаемый Иван Андреевич!

Я, Иван Петров, работник отдела кадров, хочу выразить свои искренние извинения за то, что не отправил отчет в срок. По моей вине у вас возникли неприятности, о чем я искренне сожалею.

Причина несоблюдения сроков состоит в техническом сбое моего рабочего компьютера. В день отправки отчета он вышел из строя, и мне не удалось оперативно устранить поломку. Я полностью осознаю, что, пропустив срок сдачи документа, я поставил ваш отдел в критическую ситуацию.

Я хочу уверить вас, что подобные проступки больше не повторятся в будущем. Мне очень жаль, что вашим сотрудникам пришлось столкнуться с неприятностями из-за моей ошибки.

Иван Петрович Пандов

Письмо компании с извинением за плохой сервис

Спасибо, что обратились в нашу службу поддержки клиентов службы доставки еды XYZ.

Приносим извинения за неудобства, вызванные заказом, которые мы доставили вам вчера вечером. Согласно нашим данным, вы подали жалобу в обратную связь на неполный заказ. Вы заказали два хотдога и один кофе, а получили только один хотдог и кофе.

Сейчас мы изучаем этот вопрос, чтобы выяснить, чья это была ошибка. А пока мы хотели бы подарить вам извинительный промокод в 50%. Мы уверяем вас, что подобное не повторится, и мы будем более внимательно относится к доставке блюд для наших клиентов.

Служба доставки еды XYZ

Пример письма компании с извинениями клиенту

Это команда обслуживания клиентов ABC!

Мы столкнулись с многочисленными жалобами на проблемы с сетевым подключением в вашем регионе. Приносим свои извинения за доставленные вам неудобства.

Чтобы решить вашу проблему максимально эффективно, просим вас прислать нам место, где вы столкнулись с этой проблемой, чтобы мы как можно скорее отправили туда группу технических специалистов для тестирования сети.

Мы, как сетевой провайдер, понимаем важность стабильного соединения и всегда стремимся к наилучшим результатам. С нетерпением ждем адреса, чтобы мы разрешили вопрос как можно скорее.

Команда обслуживания клиентов ABC

Пример письма с извинением за пропущенную встречу

Уважаемый Илья Семёнович!

Я выражаю искреннее сожаление о том, что пропустила вашу лекцию сегодня, 12 сентября в 17:00. Мне очень приятно, что вы пригласили меня на ваше мероприятие, и я глубоко сожалею, что я не смогла быть на нем в качестве слушателя.

Я хотела бы извиниться от имени всех моих сотрудников и себя за то, что я пропустила вашу встречу, а также не смогла вовремя уведомить вашу команду. Я надеюсь, что мое отсутствие не слишком омрачило вас и выражаю надежду, что смогу присутствовать на ваших следующих мероприятиях.

Письмо-извинение за некорректное поведение сотрудника

Уважаемая Екатерина Семеновна!

От имени компании ABC я хочу принести свои искренние извинения за негативный опыт общения с нашим менеджером по работе с клиентами.

Мы сожалеем, что менеджер Александр не помог в решении вашей проблемы и повесил трубку вместо того, чтобы перевести ваш звонок к другому специалисту. Я понимаю ваше разочарование из-за того, что вам пришлось снова ждать, пока освободится оператор, из-за чего вы потеряли своё время.

Мы делаем все возможное, чтобы обучать каждого из наших сотрудников тому, как правильно решать проблемы наших клиентов, в том числе как перенаправлять вопросы, с которыми они не могут помочь.

Начиная с этой пятницы, мы будем требовать от представителей нашей службы поддержки запрашивать в клиентов номер в начале каждого разговора (на случай, если звонок прервется). Мы также проведем обязательную проверку, чтобы убедиться, что наши сотрудники осведомлены о правилах перевода звонков.

Я хочу поблагодарить вас за то, что вы обратили наше внимание на этот вопрос. Мы всегда ищем способы улучшить наши услуги, и ваши отзывы — неоценимая часть этого процесса.

Директор компании ABC

Письмо-извинение покупателю от компании

Уважаемый Вячеслав Фёдорович!

Спасибо, что обратились в службу поддержки. Нам очень жаль, что с вас дважды списали оплату за один и тот же товар. Мы осознаём, что ошибка была на нашей стороне.

Мы выяснили, что ошибка возникла из-за сбоя компьютера в нашей автоматизированной системе выставления счетов. Для предотвращений таких проблем в будущем в систему вносятся обновления.

Мы вернули вам полную сумму одного из списаний на ваш банковский счёт. Также мы дарим вам промокод на сумму 500 рублей на следующие покупки, чтобы сгладить негативные впечатления, которые возникли у вас при заказе с нашего сайта.

Спасибо, что обратили наше внимание на проблему — это помогает нам становится лучше.

Пример письма с извинением за отмену мероприятия

Уважаемая Полина Романовна!

С сожалением сообщаем вам, что наш семинар ABC отменен из-за небезопасных погодных условий.

Из-за аномальных осадков мы не сможем провести мероприятие в соответствии с графиком. Приносим извинения за неудобства, которые может вызвать эта отмена. Безопасность наших гостей и докладчиков — забота номер один для нашей компании.

Мы надеемся, что сможем перенести этот семинар на более поздний срок и отправим вам электронное письмо, как только новая дата будет утверждена. На данный момент мы возвращаем деньги всем нашим гостям, которые планировали посетить это мероприятие. Стоимость вашего билета будет возвращена на ваш банковский счет в течение 1-3 рабочих дней.

Письмо-извинение за совершенную ошибку — шанс подтвердить свою хорошую репутацию и показать свой подход к работе с клиентами. Признать свою неправоту и предложить решение по устранению проблемы — единственный правильный способ удержать покупателя. Вывод прост: даже в бизнесе нужно уметь просить прощения и «подвигаться», если ситуация спорная.

Читать еще:  Заявление расчет задолженности по алиментам

Используйте примеры шаблонов писем с извенениями компаний для усиления полодительных откликов клиентами и создания более позитивного официально-делового имиджа.

Опечатка? Пожалуйста, выделите её и нажмите Ctrl+Enter. Спасибо!

Информационно-образовательный центр проекта “Панда-копирайтинг”

Искусство просить прощения, или как признать свою вину

Кто-то делает это легко и от души, а для кого-то попросить прощения — настоящее испытание! А если не осознаешь своей вины, стоит ли извиниться, чтобы ситуация перестала быть напряженной? Что об этом думают психологи.

Даже если вы невольно обидели человека, сделали ему больно, у вас возникает чувство вины. Оно не всегда осознается, но порой становится просто-таки непреодолимым препятствием, которое мешает попросить прощения. А ведь никому не нравится чувствовать себя виноватым!

Именно поэтому в глубине души мы боимся, что наши извинения могут быть отвергнуты, что в ответ услышим упреки и окажется — извинения были напрасны. Однако вы не можете предугадать ход событий. Поэтому остается только одно: действовать, чтобы избавиться от всех иллюзорных страхов. Помните: побороть свой страх — это маленькая победа над собой, а получить прощение — это вдвойне победа.

Просите прощения искренне, от души. Не ожидая, что такой шаг добавит вам «очков», и на вас посыпятся невиданные блага. Не играйте и будьте честны сами с собой, иначе в проигрыше останетесь именно вы.

Не пытайтесь загладить вину с помощью широких жестов и подарков. Они хороши, когда на душе радостно и спокойно. «Покупать» таким образом прощение — не самая лучшая идея.

Когда приносите извинения, не пытайтесь объяснить, в чем виноваты. Возможно, ваш собеседник оценил ситуацию по-своему и видит вашу вину совсем в другом. И тогда вы окажетесь в неловкой ситуации. Лучше опишите свои чувства, расскажите, насколько для вас значимы отношения с ним.

Даже когда мы понимаем, что были несправедливы, и нужно попросить прощения, очень трудно посмотреть человеку в глаза. И вот тогда на помощь приходят письма: пока будете писать, сможете подобрать нужные слова, взглянуть на происшедшее с другой стороны. Но дистанция не исчезнет, поэтому виртуальные извинения — лишь первый шаг к примирению. Кроме того, письмо или sms не передает всех эмоций, и человек может не так вас понять. Поэтому нужно найти в себе силы и мужество все обсудить при личной встрече, чтобы впредь избежать каких-либо недоразумении.

«Я ни в чем не виновата».

Нередко мы думаем, что не сказали ничего обидного и поступили так, как считали нужным. А значит, никакой вины за собой не чувствуем. Но вот незадача: другой-то (наш собеседник, любимый или близкий друг) серьезно обижен. Что делать в такой ситуации? Если речь идет о глубоких отношениях, стоит поразмыслить, чем вы могли задеть дорогого вам человека. Попробуйте поговорить с ним, узнайте, что вы сказали или сделали не так. Возможно, у него сложилось неверное представление о ваших намерениях, мыслях. Исправить ситуацию может только доверительный и честный разговор. Ваши искренние объяснения, что вы не хотели ничего плохого, подействуют как бальзам на душу «обиженного».

Ну, а если вас будут терзать сомнения, просить прощения или нет, подумайте о том, что фраза «Извини!», да еще сказанная с улыбкой, может разрядить практически любую конфликтную ситуацию. Согласны? Тогда учитесь быть гибкой, искренней и честной — в первую очередь сама с собой. К тому же умение признавать свои ошибки и промахи говорит о зрелости и мудрости человека.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector